J'aime écrire et j'aime toutes les «règles» qui vont avec. Et bien que la révision de mes tweets et de mes publications sur Facebook avant de les partager avec le monde soit un peu trop cher pour la plupart des gens, je pense qu'il y a quelques règles d'écriture que nous devrions tous suivre, en particulier au travail.
Mais beaucoup d’entre nous (y compris moi-même) les cassons tous les jours, souvent sans même s’en rendre compte. Et bien que la prose parfaite ne soit peut-être pas de la plus haute importance dans tous les bureaux et toutes les industries, il y a probablement quelqu'un - un collègue, un client ou votre patron - qui remarque votre écriture et, pire encore, qui porte un jugement sur votre professionnalisme .
Par conséquent, avant de rédiger un autre courrier électronique, prenez note des erreurs de rédaction les plus courantes en milieu de travail et suivez ce guide pour les éviter.
1. Écrire trop par hasard
Exemple: Merci pour vos commentaires, Joe! Va f / u demain.
J'ai la chance de travailler dans un environnement plutôt décontracté - un environnement dans lequel nous pouvons (et devons) porter des tongs pour travailler et envoyer en masse des e-mails ridiculement par Photoshopped des visages les uns des autres.
Mais cette désinvolture n'est pas la norme pour tous les bureaux, ce qui signifie qu'il est préférable d'être plus formel que frivole dans vos écrits professionnels. Cela signifie évidemment qu’il faut contourner les abréviations et l’argot, mais aussi écrire en phrases complètes, utiliser une orthographe correcte et éviter les surnoms. Il peut arriver que vous soyez assez à l'aise pour parler plus calmement avec le destinataire de votre message, mais en affaires, il vaut toujours mieux jouer prudemment (et professionnel) que désolé.
2. Utilisation de la voix passive au lieu d'actif
Exemple: le document ci-joint a été reçu par l'équipe.
Commençons par en arriver là: la voix passive, c'est-à-dire lorsque le destinataire d'une action est le sujet de la phrase (dans ce cas, le document), n'est pas grammaticalement incorrecte. Mais les phrases formulées passivement semblent souvent maladroites ou inutilement vagues. La voix active (lorsque celui qui agit est le sujet de la phrase) est généralement plus directe et claire. Cela semble également plus autoritaire et peut être un meilleur moyen de montrer la propriété ou la responsabilité de ce que vous avez fait. («J'ai sauvé le client 5 000 $» montre bien mieux votre accomplissement que «5 000 $ ont été économisés».)
3. Utilisation excessive de points d'exclamation
Exemple: Salut Bob! J'espère que vous avez passé un bon week-end! Je voudrais faire un suivi sur le rapport du premier trimestre et espérais que vous pourrez peut-être m'envoyer le dernier brouillon - pas de précipitation! :-)
Je comprends vraiment les raisons pour lesquelles les gens sont heureux de s'exclamer dans l'écriture professionnelle. Il peut être facile de mal interpréter le ton ou l’émotion derrière un courrier électronique si ce n’est pas pour des démonstrations de tempérament très évidentes, et les gens jalonnent souvent leur écriture de points d’exclamation afin de montrer qu’ils sont amicaux. Mais la vérité est que ce n'est tout simplement pas professionnel - et pire encore, cela peut paraître juvénile. (Il en va de même pour les émoticônes: un visage souriant ne pourra jamais faire passer votre message de manière intelligente).
Rappelez-vous que les points d'exclamation sont destinés à montrer de l'importance, et ils ont tendance à perdre leur sens quand ils sont trop utilisés. Utilisez-les avec parcimonie et, en cas de doute, pas du tout.
4. Écrire des lignes d'objet vagues
Exemple: Subject: Tuesday; Corps: J'ai besoin du rapport Q1 livré mardi prochain.
Le sujet de votre email devrait être un résumé rapide de ce qui est dans le corps. C’est un concept très simple qui, de manière surprenante, n’a toujours pas été compris par une grande majorité du monde du travail. Toutefois, lorsque la plupart d’entre nous recevons plus de 200 courriels par jour et qu’ils ont souvent besoin de parcourir une boîte de réception pleine à craquer pour trouver les sujets que nous recherchons, c’est une erreur d’écriture professionnelle particulièrement exaspérante de laisser vos sujets sujets.
Avec toute communication professionnelle, votre objectif est de fournir une clarté aussi rapide que possible - et dans les courriers électroniques, cela commence par votre sujet. Dans l'exemple ci-dessus, «Q1 Report: Due mardi prochain» serait beaucoup plus clair que simplement «mardi».
5. Obtenir du jargon heureux
Exemple: Pouvez-vous extraire les numéros FS et vérifier qu'ils sont en parallèle avec notre compte STH?
Vous pensez peut-être qu'utiliser des mots à la mode dans l'industrie ou dans une entreprise vous donne un air professionnel et avisé, cela irait à l'encontre de votre objectif si personne ne peut comprendre ce que vous dites. N'oubliez pas que même si vous pensez que votre destinataire direct saura de quoi vous parlez, votre message pourrait être transmis à d'autres personnes, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre organisation.
Le meilleur courriel ou avis est celui qui rend votre argument (ou votre demande ou votre réponse) évident, et le jargon occulte inutilement cet objectif.
Oui, nous enfreignons tous ces règles de temps en temps (hé, j’ai envoyé beaucoup de sourires par courrier électronique par courrier électronique entre les bureaux de ma journée). Et dans un courriel rapide dans un bureau occasionnel à un collègue proche, de temps en temps? Bien. Mais, en général, votre meilleur choix est de jouer prudemment, de rester professionnel et de revoir votre travail pour éviter ces erreurs courantes dans vos communications écrites.
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