Dos et Dont de saisir des données dans Excel

Ce didacticiel explique les opérations de base de saisie de données dans des tableurs tels que Excel, Google Spreadsheets et Open Office Calc.

La saisie correcte des données la première fois peut éviter des problèmes ultérieurs et faciliter l'utilisation d'un certain nombre d'outils et de fonctionnalités d'Excel telles que les formules et les graphiques.

Présentation de la saisie de données Excel

Les principales choses à ne pas faire que vous devriez toujours garder à l'esprit lorsque vous utilisez Excel sont les suivantes:

1. Faire planifiez votre feuille de calcul.
2. Ne pas laissez des lignes ou des colonnes vides lors de la saisie des données associées.
3. Faire sauvegarder fréquemment et sauvegarder à deux endroits.
4. Ne pas utilisez des nombres comme en-tête de colonne et n'incluez pas les unités avec les données.
5. Faire utiliser des références de cellules et des plages nommées dans des formules.
6. Ne pas laisser les cellules contenant des formules déverrouillées.
7. Faire trier vos données.

Faites votre feuille de calcul

Lorsque vous saisissez des données dans Excel, il est judicieux de planifier un peu avant de commencer à taper.

Savoir à quoi servira la feuille de travail, les données qu’elle contiendra et ce qui sera fait avec ces données pourrait grandement affecter la mise en page finale de la feuille de travail.

Planifier avant de taper pourrait faire gagner du temps si la feuille de calcul devait être réorganisée pour la rendre plus efficace et plus facile à utiliser.

Points à considérer

• Quel est le but de la feuille de calcul?
• Combien de données le tableur contient-il?
• Des graphiques sont-ils nécessaires?
• Le tableur sera-t-il imprimé?

Quel est le but de la feuille de calcul?

• Le but de la feuille de calcul aidera à déterminer l'emplacement des données, car les informations les plus importantes doivent être visibles et facilement accessibles.
• Quels calculs sont nécessaires? Les calculs affectent les formules et les fonctions nécessaires et leur emplacement.

Quelle quantité de données le tableur conservera-t-il?

La quantité de données que la feuille de calcul contiendra initialement et la quantité qui sera ajoutée plus tard affecteront le nombre de feuilles de calcul utilisées.

• Ne répartissez pas trop vos données, car certaines informations risquent d'être difficiles à trouver et des calculs couvrant plusieurs feuilles ou classeurs peuvent commencer à affecter les performances d'Excel.
• Pour les grandes feuilles de calcul, il est parfois utile d'afficher des totaux de colonne importants au-dessus des en-têtes de colonne, au lieu d'obliger les utilisateurs à faire défiler l'écran jusqu'en bas pour afficher les informations.

Les graphiques sont-ils nécessaires?

Si tout ou partie des données doivent être affichées dans un ou plusieurs graphiques, cela peut affecter la présentation de l'information.

• Selon le type de graphique, il peut être nécessaire de grouper les données différemment, par exemple en utilisant une zone de résumé pour les graphiques à secteurs.
• Pour les feuilles de calcul volumineuses, les graphiques peuvent être déplacés vers des pages séparées afin de réduire l'encombrement.

La feuille de calcul sera-t-elle imprimée?

L'organisation des données peut être affectée si tout ou partie des données sont imprimées, selon que vous choisissez la mise en portrait ou en paysage et le nombre de feuilles nécessaires.

• Si vous souhaitez utiliser la vue portrait sur du papier de format lettre ordinaire (8 1/2 X 11), envisagez de placer la plupart des données en rangées sous quelques colonnes, de manière à ce que tous les en-têtes soient visibles sur une seule feuille.
• Si vous avez besoin de plusieurs feuilles, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page pour faciliter la lecture des données.
• Si de nombreuses colonnes de données doivent être imprimées, la disposition en paysage peut conserver tous les en-têtes sur une page. Encore une fois, si plusieurs feuilles sont nécessaires, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page.
• Si des graphiques doivent être imprimés, les déplacer sur une feuille séparée peut simplifier la tâche.

Ne laissez pas de lignes ou de colonnes vierges dans les données associées

Le fait de laisser des lignes ou des colonnes vides dans les tableaux de données ou dans des plages de données associées peut rendre très difficile l'utilisation correcte d'un certain nombre de fonctionnalités d'Excel telles que les graphiques, les tableaux croisés dynamiques et certaines fonctions.

Même les cellules vides d'une ligne ou d'une colonne contenant des données peuvent causer des problèmes, comme indiqué dans l'image ci-dessus.

L'absence d'espaces vides permettra également à Excel de détecter et de sélectionner plus facilement toutes les données associées d'une plage si des fonctionnalités telles que le tri, le filtrage ou la synthèse automatique sont utilisées.

Plutôt que de laisser des lignes ou des colonnes vierges, utilisez des bordures ou des en-têtes de format et des étiquettes en gras ou souligné pour casser les données et en faciliter la lecture.

Entrez vos données en colonne lorsque cela est possible.

• Lors de la mise en forme de votre feuille de calcul, placez un en-tête descriptif en haut de la première colonne du tableau avec les données ci-dessous.
• S'il y a plus d'une série de données, listez-les les unes après les autres dans des colonnes (de gauche à droite) avec le titre de chaque série de données en haut.

Gardez les données non liées séparées

Bien qu'il soit important de garder les données liées ensemble, il peut également être utile de séparer les plages de données non liées.

Si vous laissez des colonnes ou des lignes vides entre différentes plages de données ou d'autres données de la feuille de calcul, il sera plus facile pour Excel de détecter et de sélectionner correctement les plages ou les tableaux de données associés.

Faites des sauvegardes fréquentes

L'importance de sauvegarder votre travail fréquemment ne peut pas être surestimée - ou énoncée trop souvent.

Bien sûr, si vous utilisez une feuille de calcul Web, telle que Google Spreadsheets ou Excel en ligne puis l’enregistrement n’est pas un problème, car aucun programme n’a une option d’enregistrement mais utilise plutôt une fonction de sauvegarde automatique.

Toutefois, pour les programmes informatiques, après deux ou trois modifications, qu’il s’agisse d’ajouter des données, de modifier une mise en forme ou de saisir une formule, enregistrez la feuille de calcul.

Si cela vous semble trop, économisez au moins toutes les deux ou trois minutes.

Même si la stabilité des ordinateurs et des logiciels s’est considérablement améliorée au cours des dernières années, le logiciel se bloque toujours, des pannes de courant se produisent et certaines personnes peuvent trébucher sur votre cordon d’alimentation et le débrancher.

Et lorsque cela se produit, la perte de toute quantité de données - grandes ou petites - ne fait qu'augmenter votre charge de travail lorsque vous essayez de reconstruire ce que vous avez déjà fait.

Excel a un Enregistrement automatique fonctionnalité, qui fonctionne généralement très bien, mais il ne faut pas compter sur elle. Prenez l’habitude de sécuriser vos propres données avec des sauvegardes fréquentes.

Raccourci vers l'enregistrement

Enregistrer ne doit pas forcément être une tâche fastidieuse de déplacer la souris vers le ruban et de cliquer sur les icônes pour prendre l'habitude d'enregistrer en utilisant la combinaison de raccourcis clavier suivante:

Ctrl + S

Faites des économies à deux endroits

Un autre aspect de la sauvegarde qu'il ne faut pas exagérer est l'importance de sauvegarder vos données dans deux emplacements différents.

Le deuxième emplacement est, bien sûr, une sauvegarde, et cela a été dit à plusieurs reprises ", Les sauvegardes sont comme une assurance: vous en avez une et vous n’en aurez probablement pas besoin, vous n’en aurez pas et vous aurez probablement '.

La meilleure sauvegarde est celle qui se trouve dans un emplacement physique différent de celui d'origine. Après tout, quel est l’intérêt d’avoir deux copies d’un fichier s’ils:

• Sont sur le même disque dur qui échoue?
• Sont sur le même ordinateur, qui se fait voler?
• Sont dans le même bâtiment qui brûle au sol?

Sauvegardes sur le Web

Encore une fois, faire une sauvegarde ne doit pas être une tâche fastidieuse ou chronophage.

Si la sécurité n’est pas un problème (si, par exemple, la feuille de calcul est une liste de vos DVD), vous en envoyer une copie par courrier électronique à l'aide de la messagerie Web, de sorte qu'une copie reste sur le serveur.

Si la sécurité est un problème, le stockage Web reste une option, bien qu’avec une entreprise spécialisée dans ce genre de choses et facturant des frais pour le faire.

Dans le cas des feuilles de calcul en ligne, on peut supposer que les propriétaires du programme sauvegardent leurs serveurs - ce qui inclut toutes les données de l'utilisateur. Mais pour plus de sécurité, téléchargez une copie du fichier sur votre propre ordinateur.

N'utilisez pas de nombres comme en-têtes de colonnes et n'incluez pas d'unités dans les données

Utilisez des en-têtes en haut des colonnes et au début des lignes pour identifier vos données, car elles facilitent beaucoup les opérations telles que le tri, mais n'utilisez pas de chiffres tels que - 2012, 2013, etc. - à faire. il.

Comme le montre l'image ci-dessus, les en-têtes de colonnes et de lignes qui ne sont que des chiffres peuvent par inadvertance être inclus dans les calculs. Si vos formules contiennent des fonctions telles que:

• Somme automatique
• AutoMax
• AutoAverage

qui sélectionne automatiquement la plage de données pour l'argument de la fonction.

En règle générale, ces fonctions recherchent d'abord les colonnes de nombres situées au-dessus de leur emplacement, puis à gauche pour une rangée de nombres, et tous les titres qui ne sont que des nombres seront inclus dans la plage sélectionnée.

Les nombres utilisés comme en-tête de ligne peuvent également être confondus avec une autre série de données s'ils sont sélectionnés dans une plage d'un graphique plutôt que sous forme d'étiquettes d'axes.

Mettez en forme les numéros dans les cellules d'en-tête sous forme de texte ou créez des étiquettes de texte en faisant précéder chaque nombre d'une apostrophe (') - telle que' 2012 et '2013. L'apostrophe ne s'affiche pas dans la cellule, mais change le nombre en données texte.

Garder les unités dans les en-têtes

N'entrez pas de devise, de température, de distance ou d'autres unités dans chaque cellule contenant les données numériques.

Si vous le faites, il est fort probable qu'Excel ou Google Spreadsheets affichera toutes vos données sous forme de texte.

Au lieu de cela, placez les unités dans les en-têtes en haut de la colonne, ce qui garantira que ces en-têtes seront au moins du texte et ne créeront pas le problème décrit ci-dessus.

Texte à gauche, chiffres à droite

Un moyen rapide de savoir si vous avez du texte ou des données numériques consiste à vérifier l'alignement des données dans une cellule. Par défaut, les données texte sont alignées à gauche dans Excel et Google Spreadsheets et les données numériques à droite dans une cellule.

Bien que cet alignement par défaut puisse être facilement modifié, le formatage n'est normalement appliqué qu'après la saisie de toutes les données et formules, de sorte que l'alignement par défaut peut vous donner un indice dès le départ que quelque chose ne va pas dans la feuille de calcul.

Symboles de pourcentage et de devise

La meilleure pratique pour entrer toutes les données dans une feuille de calcul consiste à entrer uniquement le numéro brut, puis à formater la cellule pour afficher le nombre correctement, ce qui inclut les pourcentages et les montants en devise.

Cependant, Excel et Google Spreadsheets acceptent les symboles de pourcentage saisis dans une cellule ainsi que le numéro et reconnaissent également les symboles de devise communs, tels que le signe dollar ($) ou le symbole de la livre sterling (£) s'ils sont saisis dans cellule avec les données numériques, mais d’autres symboles monétaires, tels que le rand sud-africain (R), seront probablement interprétés comme du texte.

Pour éviter les problèmes potentiels, suivez la meilleure pratique mentionnée ci-dessus et entrez le montant, puis formatez la cellule pour la devise plutôt que de taper le symbole de la devise.

Utilisez des références de cellules et des plages nommées dans des formules

Les références de cellules et les plages nommées peuvent et doivent être utilisées dans les formules pour permettre de conserver plus rapidement et plus facilement les formules et, par extension, toute la feuille de calcul, sans erreur et à jour.

• Les références de cellule sont une combinaison de la lettre de colonne et du numéro de ligne d'une cellule (A1, B23 et W987, par exemple) et permettent d'identifier l'emplacement des données dans une feuille de calcul.
• Une plage nommée ou nom défini est similaire à une référence de cellule en ce sens qu'il est utilisé pour identifier une cellule ou une plage de cellules dans une feuille de calcul.

Référencer des données dans des formules

Les formules sont utilisées dans Excel pour effectuer des calculs, tels que des additions ou des soustractions.

Si des nombres réels sont inclus dans des formules telles que:

= 5 + 3

Chaque fois que les données changent en 7 et 6, la formule doit être modifiée et les nombres modifiés pour que la formule devienne:

= 7 + 6

Si, au lieu de cela, les données sont entrées dans les cellules de la feuille de calcul, les références de cellule ou les noms de plage peuvent être utilisés dans la formule plutôt que les nombres.

Si le nombre 5 est entré dans la cellule A1 et 3 dans la cellule A2, la formule devient:

= A1 + A2

Pour mettre à jour les données, modifiez le contenu des cellules A1 et A2, mais la formule reste la même, Excel mettant automatiquement à jour les résultats de la formule.

Les économies de temps et d’efforts sont accrues si la feuille de calcul contient des formules plus complexes et si plusieurs formules font référence aux mêmes données, car les données ne doivent être modifiées qu’à un seul endroit et toutes les formules qui y font référence seront mises à jour.

L'utilisation de références de cellules ou de plages nommées renforce également la sécurité de votre feuille de calcul, car elle vous permet de protéger les formules contre les modifications accidentelles tout en laissant les cellules de données les modifiant accessibles.

Pointant vers les données

Une autre fonctionnalité d'Excel et de Google Spreadsheets est qu'ils vous permettent de saisir des références de cellules ou des noms de plages dans des formules à l'aide du pointage, ce qui implique de cliquer sur une cellule pour entrer la référence dans la formule.

Le pointage réduit la possibilité d'erreurs causées par la saisie d'une mauvaise référence de cellule ou par la mauvaise orthographe d'un nom de plage.

Utiliser des plages nommées pour sélectionner des données

Attribuer un nom à une zone de données associées peut faciliter la sélection des données lors de l'exécution d'opérations de tri ou de filtrage.

Si la taille d'une zone de données change, vous pouvez facilement modifier la plage d'un nom à l'aide du gestionnaire de noms.

Ne laissez pas les cellules contenant des formules sans protection

Après avoir passé autant de temps à corriger leurs formules et à utiliser les références de cellules correctes, de nombreuses personnes commettent l'erreur de laisser ces formules vulnérables aux modifications accidentelles ou non intentionnelles.

En plaçant des données dans des cellules de la feuille de calcul, puis en les référençant dans des formules, permet de verrouiller les cellules contenant les formules et, le cas échéant, de les protéger par un mot de passe.

Dans le même temps, les cellules contenant les données peuvent être laissées non verrouillées afin que les modifications puissent être facilement entrées afin de maintenir la feuille de calcul à jour.

La protection d'une feuille de calcul ou d'un classeur est un processus en deux étapes:

1. Assurez-vous que les bonnes cellules sont verrouillées.
2. Appliquez l'option de protection et, si vous le souhaitez, ajoutez un mot de passe.

Ne trier vos données

Triez vos données une fois que vous avez fini de les saisir.

Travailler avec de petites quantités de données non triées dans Excel ou Google Spreadsheets ne pose généralement pas de problème, mais plus le nombre de données augmente, plus il est difficile de les utiliser efficacement.

Les données triées sont plus faciles à comprendre et à analyser et certaines fonctions et outils, tels que VLOOKUP et SUBTOTAL, nécessitent des données triées afin de renvoyer les résultats corrects.

En outre, le tri de vos données de différentes manières peut permettre de repérer plus facilement les tendances qui ne sont pas évidentes au début.

Sélection des données à trier

Avant de pouvoir trier les données, Excel doit connaître la plage exacte à trier. En général, Excel est assez performant pour sélectionner des zones de données associées aussi longtemps que celles-ci ont été entrées:

1. Aucune ligne ou colonne vide n'a été laissée dans une zone de données connexes;
2. Et des lignes et des colonnes vierges ont été laissées entre les zones de données connexes.

Excel déterminera même, avec assez de précision, si la zone de données comporte des noms de champs et exclura cette ligne des enregistrements à trier.

Toutefois, le fait de permettre à Excel de sélectionner la plage à trier peut être risqué, notamment avec de grandes quantités de données difficiles à vérifier.

Utiliser des noms pour sélectionner des données

Pour vous assurer que les données correctes sont sélectionnées, mettez en surbrillance la plage avant de commencer le tri.

Si la même plage doit être triée de manière répétée, la meilleure approche consiste à lui attribuer un nom.

Si un nom est défini pour la plage à trier, saisissez-le dans la zone Nom ou sélectionnez-le dans la liste déroulante associée. Excel met automatiquement en surbrillance la plage de données correcte dans la feuille de calcul.

Lignes et colonnes cachées et tri

Les lignes et les colonnes de données masquées ne sont pas déplacées lors du tri. Elles doivent donc être masquées avant que le tri ne soit effectué.

Par exemple, si la ligne 7 est masquée et qu'elle fait partie d'une plage de données triée, elle restera en tant que ligne 7 et ne sera pas déplacée vers son emplacement correct à la suite du tri.

Il en va de même pour les colonnes de données. Le tri par lignes implique de réorganiser les colonnes de données, mais si la colonne B est masquée avant le tri, elle restera en tant que colonne B et ne sera pas réorganisée avec les autres colonnes de la plage triée.

Tous les numéros doivent être des magasins en tant que numéros

Vérifiez que tous les nombres sont stockés sous forme de nombres. Si les résultats ne correspondent pas à vos attentes, la colonne peut contenir des nombres stockés sous forme de texte et non sous forme de nombres. Par exemple, des nombres négatifs importés de certains systèmes comptables ou un nombre saisi avec un nom ' (apostrophe) sont stockés sous forme de texte.

Lorsque vous triez rapidement les données avec le A à Z ou Z-A bouton, les choses peuvent mal tourner. S'il y a une ligne vide ou des colonnes vierges dans les données, une partie des données peut être triée, alors que d'autres données sont ignorées. Imaginez le désordre que vous allez avoir, si les noms et les numéros de téléphone ne correspondent plus, ou si les commandes vont aux mauvais clients!

Le moyen le plus simple de s'assurer que la plage de données correcte est sélectionnée avant le tri consiste à lui attribuer un nom.

La deuxième hypothèse affecte exactement ce que Excel trie. Si vous avez sélectionné une seule cellule, Excel étend la sélection pour sélectionner une plage (un peu comme si vous appuyiez sur Ctrl + Maj + 8) délimité par une ou plusieurs colonnes et lignes vierges. Il examine ensuite la première ligne de la plage sélectionnée pour déterminer si elle contient ou non des informations d'en-tête.

C’est là que le tri avec les outils de la barre d’outils peut devenir délicat. Votre en-tête (en supposant que vous en ayez un) doit respecter des règles assez strictes pour qu'Excel le reconnaisse comme un en-tête. Par exemple, s'il existe des cellules vides dans la ligne d'en-tête, Excel peut penser qu'il ne s'agit pas d'un en-tête. De même, si la ligne d'en-tête est formatée de la même manière que les autres lignes de la plage de données, elle risque de ne pas la reconnaître. De même, si votre table de données est entièrement constituée de texte et que votre ligne d'en-tête ne contient que du texte, Excel ne reconnaîtra pratiquement jamais la ligne d'en-tête. (La ligne ressemble à une autre ligne de données vers Excel.)

Ce n'est qu'après avoir sélectionné la plage et déterminé s'il existe une ligne d'en-tête qu'Excel fera le tri proprement dit. Votre degré de satisfaction quant aux résultats dépend du fait qu'Excel ait correctement défini la sélection de plage et la détermination de la ligne d'en-tête. Par exemple, si Excel ne pense pas que vous avez une ligne d'en-tête, et que c'est le cas, votre en-tête est alors trié dans le corps des données. c'est généralement une mauvaise chose.

Pour vous assurer que votre plage de données est correctement reconnue, utilisez le Ctrl + Maj + 8 raccourci pour voir ce que Excel sélectionne; c'est ce qui sera trié. Si cela ne correspond pas à vos attentes, vous devez soit modifier le caractère des données de votre table, soit sélectionner la plage de données avant d'utiliser la Trier boite de dialogue.

Pour vous assurer que votre rubrique est correctement reconnue, utilisez la touche Ctrl + Maj + 8 raccourci pour sélectionner la plage de données, puis regardez la première ligne. Si votre en-tête comporte des cellules vides parmi celles sélectionnées dans la première ligne ou si la première ligne est mise en forme de la même manière que la deuxième ligne, ou si plusieurs lignes sont sélectionnées, Excel suppose alors que vous n'en avez aucune. Pour corriger cela, apportez des modifications à la ligne d'en-tête pour vous assurer qu'elle est correctement reconnue par Excel.

Enfin, tous les paris peuvent être désactivés si votre table de données utilise des en-têtes à plusieurs lignes. Excel a du mal à les reconnaître. Vous composez le problème lorsque vous vous attendez à inclure des lignes vides dans cet en-tête; il ne peut tout simplement pas le faire automatiquement. Cependant, vous pouvez simplement sélectionner toutes les lignes que vous souhaitez trier avant de faire le tri. En d’autres termes, précisez ce que vous souhaitez que Excel trie; ne laissez pas Excel faire les hypothèses pour vous.

Dates et heures stockées sous forme de texte

Si les résultats du tri par date ne donnent pas les résultats escomptés, les données de la colonne contenant la clé de tri peuvent contenir des dates ou des heures stockées sous forme de données textuelles plutôt que numériques (les dates et heures ne sont que des données numériques formatées).

Dans l'image ci-dessus, le dossier de A. Peterson se retrouvait au bas de la liste, alors que, en fonction de la date d'emprunt du 5 novembre 2014, le dossier aurait dû être placé au-dessus du dossier de A. Wilson, qui possède également une date d'emprunt du 5 novembre.

La raison de ces résultats inattendus est que la date d’emprunt de A. Peterson a été stockée sous forme de texte plutôt que sous forme numérique.

Données mixtes et tri rapide

Lorsque la méthode de tri rapide des enregistrements contenant du texte et des données numériques est mélangée, Excel trie le numéro et les données texte séparément - plaçant les enregistrements avec les données texte au bas de la liste triée.

Excel peut également inclure les en-têtes de colonne dans les résultats du tri, en les interprétant comme une simple autre ligne de données texte plutôt que comme des noms de champs pour la table de données.

Trier les avertissements - Boîte de dialogue Trier

Comme le montre l'image ci-dessus, si la boîte de dialogue Trier est utilisée, même pour effectuer un tri sur une colonne, Excel affiche un message vous avertissant qu'il a rencontré des données stockées sous forme de texte et vous permet de:

• Trier tout ce qui ressemble à un nombre comme un nombre.
• Triez les numéros et les numéros stockés sous forme de texte séparément.

Si vous choisissez la première option, Excel tentera de placer les données de texte à l'emplacement correct des résultats du tri.

Choisissez la deuxième option et Excel placera les enregistrements contenant des données textuelles au bas des résultats de tri, comme pour les tris rapides.