45 conseils de productivité pour les personnes extrêmement occupées - la muse

Vous courez de réunion en réunion. Votre boîte de réception est pleine à craquer (et vous êtes sur le point de la supporter). Vous passez des heures et des heures à travailler tous les jours et vous n’avez toujours pas l’impression d’avoir réduit votre liste de choses à faire.

Nous comprenons. Nous avons été là. Et nous savons qu'il n'y aura tout simplement jamais assez d'heures dans la journée. Nous avons donc dressé une liste des meilleurs conseils en matière de productivité permettant de tirer le meilleur parti du temps dont nous disposons.

De la planification de votre attaque le jour à l’empêchement des courriels de gérer les distractions qui semblent toujours surgir, nous vous aiderons à faire tout ce que vous avez à faire le plus efficacement possible, pour que vous ayez enfin le temps tu sais, dors).

Planifier vos tâches

1. Ne surestimez pas le nombre de choses que vous pouvez faire en une journée. Au lieu de créer une longue liste de choses à faire (et de vous sentir frustré lorsque vous ne la terminez pas), essayez notre liste de choses à faire 1-3-5: Planifiez une grande tâche, trois tâches de taille moyenne et cinq. petites tâches effectuées chaque jour.
2. «Si j'ai déjà fini quelque chose, je l'écris et le coche de la liste. Cela fait toujours du bien de voir que quelque chose se fait. » Michael Peggs, @michaelpeggs
3. Essayez d’attacher des émotions à vos tâches: en vous rappelant que finir un grand client vous donnera l’impression de «triompher» ou que remplir votre déclaration de revenus vous procurera un «soulagement considérable», c’est peut-être le coup de pouce dont vous avez besoin pour la maîtriser.
4. Ne mettez jamais un projet énorme comme une tâche à accomplir sur votre liste. Au lieu de cela, divisez-le en tâches plus petites pour vous aider à rester sur la bonne voie pour atteindre votre objectif final.
5. «Grâce à Evernote, mon système organisationnel est passé d'un mélange maladroit de pages de cahier, de notes autocollantes et de fichiers de modification de texte en un système Evernote étroitement tissé et synchronisé sur mon ordinateur portable, mon téléphone portable et ma tablette. Des notes de client aux brouillons de blog en passant par les scripts de discours, tout est là. » Michael Terrell, @michaelterrell
6. Pendant que vous réfléchissez à tout ce que vous devez faire, au travail comme dans la vie personnelle, déterminez quelles tâches vous pouvez supprimer de votre assiette en les externalisant.
7. Obtenez la chose que vous aimez faire le moins fait en premier. Cela vous encouragera à faire le travail plus rapidement afin que vous puissiez vous consacrer davantage aux tâches que vous aimez, améliorant ainsi le reste de votre journée.
8. Effectuez une tâche importante avant le déjeuner. En éliminant tôt une grosse chose, vous pouvez prendre une pause déjeuner revigorante et commencer l’après-midi de nouveau, sans vous affoler de cette énorme tâche à faire sur votre liste.
9. «Chaque dimanche, je fais une liste de ce que je dois faire cette semaine-là. Je passe une journée à faire les choses. Je garde les 30 dernières minutes de chaque journée de travail pour créer un plan pour le lendemain avec trois tâches prioritaires. J'utilise également ces 30 dernières minutes pour fermer des tâches et vérifier mes courriels. Cela rend les matinées matinales beaucoup plus faciles! » Anna Runyan, @classycareer
10. Il existe une multitude de systèmes de gestion des tâches, il est donc essentiel de trouver ce qui fonctionne pour vous et de vous y tenir. Essayer constamment de nouveaux systèmes sera une perte de temps à long terme, alors passez un mois à expérimenter, puis engagez-vous. Astuce: Votre système ultime peut être une combinaison de plusieurs!

Traiter avec Email

1. Ne vérifiez que les e-mails à des moments précis de la journée et essayez de les limiter à 4 ou 5 fois par jour. Si vous ne possédez pas autant de maîtrise de soi, utilisez un outil tel que Boîte de réception Pause pour empêcher les e-mails de s'afficher dans votre boîte de réception jusqu'à ce que vous soyez prêts à les recevoir.
2. Si le courrier électronique vous déprime vraiment, essayez le système de gestion du temps de Ninja pour ne le vérifier que deux fois par jour.
3. Besoin de répondre aux emails rapidement? Ajoutez la signature superficielle «Envoyé de mon iPhone» au bas de la page, même si vous envoyez un courrier électronique à partir de votre ordinateur. Bien que vous ne deviez pas le faire tout le temps, c'est un moyen rapide de donner des réponses en une phrase sans que les gens pensent que vous êtes grossier.
4. Abordez vos courriels en termes de temps qu'il vous faudra pour y répondre. Si cela prend moins de trois minutes pour répondre, il suffit de le faire maintenant. Si cela prend plus que cela, mettez-le de côté. Et puis, quand vous avez beaucoup de temps, abordez-les en premier.
5. Plus vous répondez rapidement, plus votre réponse est autorisée - et moins vous perdez de temps avec les explications «Désolé pour la réponse différée». Donc, si vous ne pouvez pas répondre à un courrier électronique dans les 48 heures, répondez au moins avec un «Je vais bientôt y arriver!
6. Une fois par trimestre, nettoyez une grande boîte de réception et archivez tous les messages de plus de deux à trois mois. (Sérieusement, il serait embarrassant de leur répondre à ce stade.) Lorsque les courriels auxquels vous êtes abonné sont envoyés dans votre boîte de réception, prenez une décision rapide pour savoir si vous les lisez ou si vous devez vous désabonner.
7. “Évitez de consulter vos emails dès le matin. Il est trop facile de se laisser distraire en répondant aux messages. Je trouve que lorsque j'attends d'avoir terminé certains éléments prioritaires de ma liste de tâches, je peux accorder plus d'attention aux courriels et j'ai aussi le sentiment d'avoir accompli mon travail. » Hannah Morgan, @careersherpa
8. Utilisez des réponses prédéfinies pour éviter de taper les mêmes choses encore et encore. Pour tout courrier électronique que vous envoyez régulièrement - ou même juste une partie d'un courrier électronique, tel que le paragraphe de synthèse - créez une réponse prédéfinie que vous pourrez afficher à tout moment. Jamais entendu parler de réponses en conserve? En savoir plus ici
9. Configurez des filtres automatiques pour extraire immédiatement les courriels de votre boîte de réception et les placer dans le bon dossier. (C’est une excellente option pour des choses comme les bulletins d’information sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard.)
10. Utilisez Boomerang pour extraire les courriels de votre boîte de réception jusqu'à ce que vous soyez prêt à les gérer. Cela est utile pour deux raisons: premièrement, le message est perdu de vue et vous permet de réfléchir à autre chose. Deuxièmement, il vous rappelle automatiquement le courrier électronique plus tard, ce qui vous laisse une tâche de moins pour vous inquiéter du suivi par vous-même.
11. Voulez-vous recevoir moins de courrier électronique dans votre boîte de réception? Essayez de créer un répondeur automatique avec des réponses aux questions fréquemment posées. Lorsque cela est possible, répondez toujours aux courriels avec des déclarations plutôt que des questions pour éviter de trop vous échanger.

Gérer des réunions

1. Ne programmez pas plus de temps que nécessaire. La plupart des réunions durent une heure, au maximum 20 minutes, 30 minutes ou 45 minutes.

2. Ne planifiez pas de «réunions de mise à jour» - une mise à jour peut presque toujours se faire par courrier électronique. Si l'objectif de la réunion n'est pas de prendre une décision ou de terminer une action ensemble, annulez-la (ou suggérez gentiment à votre patron que cela pourrait ne pas être nécessaire).

3. Regroupez vos réunions dos à dos pour éviter de devoir passer trop souvent du mode réunion au mode travail, ou ne prenez pas de temps gênant entre les réunions lorsque vous avez l’impression que vous ne pouvez rien faire. Mieux encore, planifiez une journée sans réunion afin d'avoir au moins une journée où vous pouvez vraiment vous plonger dans un travail ciblé.

4. Si vous rencontrez quelqu'un en dehors du bureau, demandez-vous si vous devez vraiment le rencontrer en personne. Votre objectif pourrait-il être atteint avec un appel téléphonique ou une vidéoconférence?

5. Soyez incroyablement proactif pour garder les réunions sur la bonne voie. Envoyez à chacun un ordre du jour pour chaque réunion et, si la conversation sort du sujet, n’ayez pas peur de le retenir. Un simple: «Prenons du temps pour en discuter plus tard, si cela vous aide, car il ne reste que 10 minutes, " marche parfaitement.

6. Avoir une rencontre téléphonique individuelle? Secrètement viser à le garder moins de 19 minutes. Cela vous aidera à garder le bavardage amical au minimum et à aller directement au but. Et si la conversation se poursuit encore et encore, donnez une bonne excuse pour expliquer pourquoi vous devez raccrocher (comme un arrêt brutal ou un téléphone mourant).

Maîtriser la gestion du temps

1. Établissez votre emploi du temps en fonction des meilleurs moments pour faire avancer les choses. Sachez que vous êtes au rendez-vous le matin? Mettez ce temps de côté pour un travail ciblé et essayez de le garder à l’abri des réunions et des distractions. Toujours frappé une accalmie vers 15 heures? Prévoyez une heure ici chaque jour pour des tâches sans esprit.
2. «Ne sous-estimez pas le pouvoir de petits bouts de temps pour faire avancer les choses. Au lieu de perdre 15 minutes entre les réunions, établissez une liste de petites tâches que vous pouvez exécuter en 15, 10 ou même cinq minutes: répondre aux e-mails, contacter un contact, faire des recherches dans le secteur. ” Fast Company
3. Vous ne savez pas où va votre temps précieux? Utilisez un outil de suivi tel que Rescue Time ou Toggl pour surveiller ce que vous faites tout au long de la journée. En une semaine ou deux, vous commencerez à avoir une idée de ce que sont les coupables qui perdent le temps - et serez en mesure de planifier votre attaque en fonction de la façon dont vous vous en débarrasserez.
4. Vous ne devriez pas travailler tout le week-end, mais essayez de trouver quelques heures pour nettoyer votre boîte de réception, éliminer des tâches plus petites et stupides et prendre un bon départ pour tout projet imminent. Faire cela tout en regardant un film le dimanche soir peut être un excellent moyen de le faire sans avoir l'impression de faire trop de travail.
5. Utilisez les délais et les délais à votre avantage. Même si techniquement, vous n'avez pas de date limite pour une tâche, définissez-en une pour vous-même. Le fait de savoir que vous ne disposez que de deux heures pour accomplir quelque chose vous aidera à ne pas perdre une heure sur Internet.
6. Cela semble paradoxal, mais assurez-vous de prévoir de nombreuses pauses tout au long de la journée. Nous sommes plus productifs lorsque nous avons des morceaux de travail ciblé suivis de courtes pauses. Essayez d’utiliser un chronomètre en ligne pour vous rappeler de vous lever de votre bureau, prenez une collation ou de l’eau, ou discutez avec un collègue pendant quelques minutes avant de retourner à la meule.
7. Prévoyez du temps limité pour vos distractions préférées. Le fait de savoir que vous passerez 10 minutes sur Instagram après quelques heures de travail peut vous aider à ne pas perdre de temps maintenant. De plus, l'utiliser comme une récompense pour le travail acharné peut vous aider à rester motivé.
8. «Si vous rencontrez des difficultés pour réaliser un projet, commencez par lancer un tiret. En d’autres termes, définissez un certain temps ou une certaine quantité de travail sur le projet que vous devez effectuer avant de passer à autre chose. ” 43 Dossiers
9. “Toujours avoir des tâches de sauvegarde. Il y a des moments où la vie tentera de nuire à votre productivité: une personne à qui vous devez parler n'est pas disponible, Internet est en panne ou vous ne pouvez tout simplement pas vous concentrer sur la tâche à accomplir. Ayez toujours d'autres options pour pouvoir accomplir quelque chose même lorsque vous ne pouvez pas terminer votre tâche principale. ” Gestion du temps Ninja

   Traiter les distractions

10. «J'éteins mon ordinateur et laisse mon téléphone dans des endroits étranges qui m'empêchent de le retrouver immédiatement. Cela garantit que je suis déconnecté et pleinement présent. Et la vérité est que je sais que mon cerveau a besoin d'une pause, sinon mon entreprise en souffrira. ” Christie Mims, @revolutionsclub
11. Besoin d'une solution rapide pour garder vos collègues de vous distraire? Pop dans vos écouteurs. Ce n'est pas infaillible, mais les gens sont beaucoup moins susceptibles de vous aborder avec une question non urgente ou des commérages si vous avez l'air bloqué et en pleine tâche.
12. Lorsque vous tombez sur des articles intéressants, ne laissez pas leur lecture gêner votre productivité. Au lieu de cela, utilisez un service comme Pocket ou Instapaper pour les enregistrer et les lire plus tard lorsque vous aurez plus de temps (comme peut-être lors de vos déplacements).
13. Désignez des heures sans internet chaque semaine. Bien que notre travail repose en grande partie sur Internet, il reste encore des choses à faire sans lui - et ce sont souvent les tâches ciblées que nous évitons le plus. Éteignez votre réseau Wi-Fi quelques heures par semaine pour vous plonger dans ces tâches.
14. Soyez agressif quant à votre utilisation des médias sociaux au travail. Idéalement, vous ne devriez pas l'utiliser du tout. Si vous devez le limiter, limitez-le au «temps de distraction» que vous avez désigné et désactivez la connexion automatique afin d'avoir une barrière à chaque fois que vous accédez à Facebook. Besoin d'être agressif? Essayez une application comme SelfControl pour bloquer votre accès pendant la journée de travail.
15. Arrêtez d'essayer de multitâche! Nous ne sommes vraiment pas faits pour ça, et bien que vous ayez l’impression de faire plus, tout finira par vous prendre plus longtemps. Si c'est difficile pour vous, passez une semaine ou deux en mono-tâche de manière agressive.
16. «Tout comme le multitâche, l'encombrement surcharge vos sens et vous complique la tâche. Donc, si vous avez du mal à vous concentrer, regardez autour de vous sur votre bureau (et sur le bureau de votre ordinateur) pour voir si l'un d'entre eux a besoin d'un peu de rangement. ” Ooomf
17. N'hésitez pas à vous isoler de vos collègues lorsque vous avez besoin de temps ciblé. Si vous utilisez un système de discussion interne, mettez votre message «Ne pas déranger», indiquant aux gens que vous travaillez sur quelque chose et quand vous serez à nouveau disponible. Et si vous avez un bureau réel avec une porte? Fermez-le avec une jolie note au recto expliquant la même chose.
18. Pour une focalisation ultime, assurez-vous qu'aucun de vos appareils ne soit configuré pour vous envoyer de nouveaux messages. Même un signal sonore de la part de votre téléphone peut être suffisant pour nuire à un flux productif.