Je ne sais pas pour vous, mais parfois je me réveille et j'ai l'impression de passer la journée à essayer de ne pas me noyer dans ma boîte de réception. De toute évidence, ce n’est pas un problème auquel je suis confronté; presque tous les professionnels que je connais ont du mal à faire passer ses messages.
Il y a toutefois une bonne nouvelle: il existe certainement des moyens de rendre votre boîte de réception plus facile à gérer - et pour en trouver, je me suis adressé directement aux experts. Vous trouverez ci-dessous les habitudes utilisées par cinq personnes parmi les plus occupées au monde pour conquérir leurs courriels. Voyez lesquels vous pouvez commencer à utiliser pour améliorer votre stratégie.
1. Ils répondent rapidement
Eric Schmidt, président exécutif de Google, a un conseil apparemment contre-intuitif: répondez rapidement aux courriels de votre boîte de réception. Il explique sa raison pour le faire sur VentureBeat :
Il y a des personnes sur lesquelles on peut compter pour répondre rapidement aux courriels, et d'autres qui ne le peuvent pas. S'efforcer d'être l'un des premiers. La plupart des personnes les plus actives et les plus actives que nous connaissons agissent rapidement sur leurs courriels, pas seulement pour nous ou pour un petit nombre d’expéditeurs choisis, mais pour tout le monde.
Bien que vous ne deviez pas nécessairement répondre à chaque email dans les trois minutes suivant son affichage dans votre boîte de réception, notez combien de temps cela vous prendrait vraiment. Si vous pensez qu'un message ne prendra qu'une réponse de 30 secondes ou de deux mots, répondez-le en le lisant. Si cela nécessite une réponse plus longue, envoyez un courriel rapide pour informer la personne que vous l'avez vu et quand vous répondrez. Vous obtiendrez immédiatement un crédit de rue pour votre respect et votre attention.
2. Ils rendent le courrier électronique amusant
L'ancien dirigeant de Facebook et fondateur de la société de médias, Randi Zuckerberg, a quelques conseils par courrier électronique qui vous donneront envie d'éclater les puces et le guacamole: organisez une fête de remise des messages avec certains de vos collègues ou amis.
Sortez le vin, créez une liste de lecture géniale, expliquez à quel point vous détestez se noyer dans les e-mails, puis concentrez-vous au cours des prochaines heures à éliminer autant de messages que possible, tout en partageant des messages amusants ou des conseils de professionnels que vous découvrirez. le long du chemin.
Il n'est pas nécessaire que vous parcouriez votre boîte de réception en silence au bureau; En fait, il peut s’agir d’une étrange expérience collective qui peut potentiellement vous rapprocher de vos collègues (car qui n’aime pas détester par courrier électronique?).
Oh, et évitez évidemment l'alcool si vous avez l'intention de répondre aux messages et que vous ne les jetez pas à la poubelle. Vous pouvez également suivre les conseils de Jen Dziura et rédiger certains de vos courriels les plus difficiles en cas d'ébriété. Enregistrez-les ensuite en tant que brouillons et relisez-les le lendemain, avant de cliquer sur «Envoyer».
3. Ils planifient l'heure «sans courriel»
Prenez une page du livre de jeu de l'un des leaders du monde libre, Barack Obama: Votre temps personnel est sacré, alors ne le passez pas éternellement dans une quête pour obtenir la boîte de réception zéro. Tel que rapporté par 99U:
Le président a trois moments dans son emploi du temps qui sont sans aucun doute les siens: l'entraînement du matin, son dîner avec ses filles et la nuit après que sa famille se soit endormie.
Bien qu'il puisse sembler facile de presser un seul courriel de plus en dehors des heures de bureau, prenez l'habitude de dire non. Il y aura toujours des courriels pour répondre et les personnes qui affirment que leurs messages sont urgents ou importants. Tracer cette ligne signifie que vous serez plus productif lorsque vous aurez réellement besoin de vous mettre au travail.
4. Ils l'utilisent pour s'organiser
Bien que je ne recommande pas nécessairement d'utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches à effectuer, la fondatrice de LearnVest, Alexa von Tobel, a une exception à cette règle qu'elle a partagée avec Lifehacker:
J'ai aussi l'habitude de m'envoyer des notes par courrier électronique, car je vis dans ma boîte de réception. Le dimanche soir, je m'assieds et fais la liste de tout ce qui doit se passer la semaine prochaine. Je me tire un courriel pour pouvoir dormir plus facilement (les choses à faire me sortent de la tête), et je peux être rassuré en sachant que la liste m'attendra dans la matinée.
En créant votre liste de tâches alors que vous avez encore tout en tête (au lieu de vous lever le matin lorsque vous êtes somnolent ou groggy), vous libérez une autre partie de votre journée pour la consacrer à des projets concrets au lieu de planifier ce que vous ' va faire.
5. Ils ont une longueur d'avance le matin
De nombreuses personnes occupées, telles que Tim Armstrong, PDG d’AOL, et Jayne-Anne Gadhia, PDG de Virgin Money, commencent leur journée en passant au travers de leur boîte de réception. Gadhia a de bonnes raisons de le faire:
La première chose que je fais est de regarder mes courriels et de répondre aux questions en suspens. Je ne supporte pas d'en avoir pas fait!
Évidemment, vous devrez toujours passer du temps tout au long de votre journée à recevoir des courriels, mais avoir une longueur d'avance pourrait vous faciliter la tâche et vous faire savoir ce que vous devez faire dès votre arrivée au bureau.
Il y a une bonne raison pour laquelle bon nombre de ces personnes très occupées rencontrent un tel succès, et il ne fait jamais de mal à un petit conseil en matière de productivité de la messagerie électronique!
