Un courrier électronique peut être mal interprété ou mal compris de nombreuses façons. Pour compenser le ton de la voix qui ne trompe pas au téléphone ou le langage corporel qui en dit long en personne, vous devez choisir avec soin, parfois avec tact, le phrasé que vous utilisez.
Pour être honnête, je n'aime pas la fréquence avec laquelle je jette un point d'exclamation pour indiquer que tout va bien, que tout va bien, jamais mieux, ou pour montrer mon appréciation d'une demande satisfaite, mais il n'y a parfois aucun autre moyen de montrer que je ' m jeu. Parfois, cependant, même un signe de ponctuation excité ne peut sauver la situation si le sens de vos mots contient même une hostilité sous-jacente.
Avant de vous lancer dans un courrier électronique hâtif et risquer d'offenser ou d'ennuyer le destinataire, vérifiez ces lignes courantes mais impopulaires et optez pour une alternative.
1. “Désolé d'être un fardeau”
C'est une telle ligne passive-agressive. Dans presque 100% des cas, lorsque cette ligne est utilisée, la personne ne présente aucune excuse et ne pense pas être un fardeau ou une gêne. Neuf fois sur 10, ils utilisent cette expression parce qu'ils veulent attirer l'attention (et peut-être la sympathie ou la pitié) du lecteur. Ils supposent que cette approche suscitera une réponse empreinte de compassion de la part du destinataire.
Au lieu de cela dire: "Merci d'être patient avec moi"
Cela indique la responsabilité de quoi que ce soit qui se passe et est beaucoup plus susceptible de recevoir une réponse généreuse et peut-être même l'assurance que ce n'est pas un problème. Et si vous avez vraiment besoin d'une réponse dès que possible, c'est le meilleur moyen d'obtenir rapidement un suivi.
2. "Quoi que vous pensiez"
OK, supposons que cela a été prononcé suite à une demande d'entrée. Si la demande était sincère mais que vous soyez contrarié par des allers-retours quelconques (votre idée ne vous décevait pas du tout de la manière dont vous l'avez présentée, merci beaucoup), alors permettez-moi d'être le premier à vous dire que ces trois les mots traduisent votre contrariété et votre frustration à la pelle.
Au lieu de cela, dites: "Je suis ouvert à vos idées et je suis heureux de faire un peu plus de brainstorming"
Cela montre que vous avez un intérêt actif à trouver une solution agréable et appropriée. Il n’ya vraiment jamais un moment où «quoi que vous pensiez» soit lu comme une déclaration flexible et tolérante. Cela ne signifie pas que vous êtes prêt à faire partie de l’équipe; on dirait que vous en avez marre que votre idée n’ait pas été acceptée sans poser de question. Ne soyez pas cette personne pharisaïque.
3. "S'il vous plaît aviser"
C'est formel et un peu exigeant quand on y pense. De plus, cela n'ouvre pas la discussion; c'est insistant, indiquant que vous n'avez pas le temps pour cela et que vous avez juste besoin d'instructions claires sur les prochaines étapes rapidement . Mais, malheureusement, tout ne tourne pas pour rien. Parfois, le va-et-vient et la place pour la discussion sont nécessaires pour un résultat final agréable.
Au lieu de cela, dites: "Faites-moi savoir si vous avez une idée sur la façon de procéder avec cela"
Recadrer la réponse de cette manière encourage l’engagement et un dialogue ouvert. Vous dites essentiellement que vous êtes ouvert aux opinions de l'autre personne sur la question, mais que vous êtes également en mesure de trouver une solution de rechange si vous préférez.
4. "J'espère que c'est plus à votre goût"
La personne qui dit cela est parfaitement satisfaite de ce qu’elle est et a été. Mais, hélas, il a été accueilli par une réaction moins que ravie et s’est ajusté en conséquence pour que celui qui l’évalue soit heureux. Cependant, la réalité est qu'il s'en fiche, car il ne voyait probablement pas la nécessité de faire des modifications au départ.
Dites plutôt: «Vos commentaires sur cette mise à jour m'intéressent»
Être ouvert aux commentaires, même si vous pensez que cela pourrait ne pas être positif à 100%, est un élément crucial de l'amélioration et de l'avancement. Nous pouvons tous faire des ajustements de temps en temps sur la base de critiques constructives. Même si vous n'êtes pas vraiment intéressé en tant que tel, mettez votre meilleur visage de jeu et profitez du retour.
Aucun de nous n'est parfait ni ne sait toujours exactement quoi dire, mais parfois, il suffit de réfléchir avant de parler et de se demander si ce que vous êtes sur le point de dire peut éventuellement être interprété de manière erronée. Offrir momentanément à quelqu'un de passer en revue sa propre liste de tâches ne vous sera d'aucune utilité à long terme.
