Vous êtes surchargé de travail lorsque vous arrivez au bureau le lundi matin. Vous démarrez des projets et répondez à des e-mails sans fin. Avant de vous en rendre compte, il est 19 heures et vous avez à peine fait une brèche dans votre liste de choses à faire.
Mais vendredi arrive et vous naviguez. Vous avez passé la première partie de la semaine à vous stresser et à vous dépêcher pour terminer vos tâches, pour ensuite passer le reste de la semaine à tourner les pouces.
Alors, que pouvez-vous faire pour vous décharger de votre charge de travail? Commencez par vous poser ces trois questions:
1. Qui met la pression sur vous pour que tout soit fait dans l'instant ?
Tout le monde a des délais - mais combien de ces délais vous imposez-vous et combien vous sont imposés par quelqu'un d'autre?
Si vous réalisez que vous êtes la raison, vous devriez passer à la question deux. Mais…
Si c'est ton patron
Votre responsable peut s’attendre à certaines tâches de votre part à certains moments et ne pas se rendre compte que ces délais créent une irrégularité dans votre flux de travail. Et bien que vous puissiez rapporter à quelqu'un qui ne se soucie pas de la façon dont leurs choix vous affectent, j'espère que ce n'est pas le cas.
De toute façon, vous ne saurez pas avant de l'avoir soulevé. Prenez le temps de vous asseoir avec votre responsable - idéalement quand ils ne sont pas submergés - et discutez des échéances les plus importantes à respecter et de celles qu'ils pourraient envisager de changer ou de prolonger. (Astuce: ces modèles de courrier électronique peuvent vous aider à démarrer la conversation.)
Si c'est votre industrie
Mais parfois, seul le secteur dans lequel vous vous trouvez est le problème. Certaines tâches sont exécutées sur des calendriers de sprint, d'autres sur des délais peu pratiques. Si vous êtes satisfait du rôle que vous occupez, vous devrez peut-être simplement accepter que c'est ainsi que cela fonctionne.
Cependant, vous pouvez faire certaines petites choses qui le rendront moins accablant (mais plus à ce sujet plus tard).
2. Traitez-vous des tâches non urgentes avec urgence?
Nous le faisons tout le temps: nous recevons un courrier électronique auquel nous nous sentons obligés de répondre immédiatement, ou le patron lance un autre projet et nous partons du principe que nous devrions commencer la journée ou qu'un client demande une réunion cet après-midi même.
Parfois, ces situations sont urgentes. Mais d'autres fois, vous les traitez de cette façon par habitude. Alors, prenez une profonde respiration la prochaine fois que vous vous retrouvez dans l'une de ces situations, dressez une liste de tout ce que vous avez à faire et attribuez une priorité à cette tâche maintenant ou plus tard . En cas de doute, demandez une échéance ou décidez de la repousser. (Spoiler: Les gens sont plus susceptibles de dire «oui, bien sûr» si vous expliquez pourquoi.)
Oh, et si vous avez encore du mal à hiérarchiser les tâches, ces stratégies de liste de tâches peuvent vous aider.
3. Pourriez-vous passer des jours lents à avancer?
Le fait que toutes vos échéances soient réparties sur quelques jours ne signifie pas que vous devez toutes les remplir en même temps. Profitez de vos journées plus lentes en travaillant à l’avenir. Cela peut même être aussi simple que de décrire un rapport, il vous suffit donc de remplir les blancs ultérieurement. Vous pouvez également passer le vendredi à rédiger les courriels que vous envoyez normalement un lundi et à les programmer (à l'aide d'un outil comme Boomerang) de manière à ce qu'ils soient diffusés au moment opportun.
Vous ne pouvez pas aller de l'avant les jours ralentis parce qu'il manque des pièces, que vous avez besoin de l'approbation de votre patron ou que vous attendez les modifications d'un collègue? Pensez plutôt à utiliser ce temps pour vous organiser et vous préparer aux journées occupées.
Nettoyez votre bureau, configurez votre liste de tâches pour la semaine suivante (essayez ce modèle), lisez des articles de l'industrie que vous n'avez jamais le temps de lire, ou peut-être même détendez-vous simplement en mangeant votre déjeuner ou en prenant un café avec un collègue, faites le maximum pour vous assurer que vous serez votre meilleur quand le stress retombera.
Il n'est pas toujours juste de penser que certains jours vous retiennent au bureau trop tard, alors que d'autres vous laissent vous demander pourquoi vous êtes là, mais ce n'est parfois que la réalité. Cependant, si vous profitez au maximum de votre temps, il n’ya aucune raison que tout ne se fasse pas au moment opportun.
