Les collectes de fonds sont d'excellents moyens de collecter des fonds et de sensibiliser votre organisation. Mais si vous travaillez dans une petite organisation à but non lucratif, il peut être difficile de trouver le personnel (et le temps!) Pour réellement planifier de tels événements.
C'est là qu'intervient un comité d'accueil.
En termes simples, un comité d’accueil est un groupe de bénévoles qui assument la responsabilité de planifier un événement. L'étendue réelle des responsabilités peut varier d'une organisation à l'autre (ou même d'un événement à l'autre), mais vous pouvez généralement vous attendre à ce qu'elles invitent des invités, promeuvent l'événement et achètent un billet pour y assister.
Comme pour tous les bénévoles, cependant, un comité d'accueil a généralement besoin d'une orientation pour mieux servir vos objectifs organisationnels. Voici quelques conseils pour gérer un comité hôte afin de faire de votre prochaine fête un succès.
1. Choisissez judicieusement
Les bons membres du comité d'accueil doivent avoir deux attributs principaux: ils doivent avoir un cercle de contacts influent et influent, et ils ne doivent pas avoir peur de les contacter.
Pour que cela soit le plus efficace possible, les membres de ces comités doivent déjà avoir une expérience de votre organisation et se familiariser avec le travail que vous effectuez. Cela leur permettra de parler aux donateurs potentiels avec plus d'autorité et de parler de leur propre expérience, ce qui est toujours plus efficace. Gardez cela à l’esprit, passez en revue vos listes de donneurs et votre liste de bénévoles pour savoir qui pourrait vous convenir.
Si vous avez besoin d'aide au-delà de cela, par exemple pour planifier la logistique de l'événement, choisissez des membres du comité qui ont l'habitude de se présenter et de travailler efficacement lors des autres événements organisés par votre organisation.
Étant donné que je suis la seule collecte de fonds dédiée au personnel de mon organisation actuelle, je ne retire que les membres du comité hôte de ma liste de donateurs et de prospects. En faisant cela, je suis capable de planifier l’événement et de cultiver des donateurs en même temps.
Lorsque j'étais dans une grande organisation qui a fait davantage de publicité auprès de la presse lors de nos événements, nous avons toutefois essayé de faire figurer les noms de célébrités au sein de notre comité hôte. Ils n'étaient généralement pas en mesure d'aider (et parfois même n'y assistaient pas!), Mais cela attirait l'attention de la société et des écrivains de divertissement, qui couvriraient ensuite l'événement.
2. Soyez clair sur les devoirs
Le problème avec de nombreux emplois de bénévoles est qu’il existe peu d’attentes ou de moyens concrets de responsabiliser les gens.
Même si vous devez vous rappeler que les volontaires s'acquittent de leurs tâches par bonté, la plupart des volontaires que je connais préfèrent des instructions et des directives claires sur ce qui sera le plus utile à la réalisation de l'événement. J'aime rédiger une «description de travail» pour chaque événement que je fais, décrivant les responsabilités des membres du comité organisateur - afin qu'ils sachent à quoi s'attendre, je peux les garder sur la bonne voie et nous restons tous sur la même page.
En ce qui concerne ces responsabilités, les comités organisateurs peuvent tout faire, de la collecte de nourriture et de fournitures à la conception d'invitations à faire de gros dons. Déterminez simplement ce dont vous avez besoin et demandez-le dans la description de votre bénévole.
La meilleure description que j’ai vue à ce jour provient d’Egality Hawaii, qui définit non seulement les tâches du comité hôte, mais comprend également un formulaire de donation, qui permet aux volontaires de faire facilement le don nécessaire à l’adhésion au comité hôte. Ce type d'accord ne convient pas à toutes les organisations, mais constitue une excellente source d'inspiration pour une organisation à but non lucratif en pleine croissance.
3. Dites merci
Les premières personnes que vous appelez, envoyez par courrier électronique ou écrivez au lendemain de votre événement devraient être votre comité hôte. En fait, dès que je confirme mon comité hôte, je m'adresse aux cartes de remerciement, il me reste donc une chose à faire le lendemain de la soirée.
Vous voudrez également connaître leur point de vue sur le déroulement de l'événement. S'il y a quelque chose que vous pouvez faire mieux la prochaine fois, si l'un de leurs invités est intéressé par une implication plus importante dans la société et s'ils se sont bien amusés. Ces informations précieuses peuvent garantir que vos événements seront plus efficaces à l'avenir et que votre organisation pourra tirer parti de nouvelles opportunités.
Plus important encore, vous voulez assurer à vos bénévoles que, lorsqu'ils vous accordent un si grand engagement financier et financier, vous l'appréciez sincèrement.
Des volontaires heureux - en particulier des volontaires heureux bien connectés et potentiellement fortunés - constituent peut-être la meilleure ressource que vous pouvez avoir en tant que petite organisation à but non lucratif. Si vous les traitez avec sagesse et bien, vous aurez non seulement l'aide dont vous avez besoin pour planifier et organiser un grand événement, mais vous pourrez également augmenter votre collecte de fonds au niveau supérieur.
