Êtes-vous dépassé par les grandes quantités de données à suivre dans votre organisation? Peut-être utilisez-vous actuellement un système de classement papier, des documents texte ou une feuille de calcul pour garder une trace de vos informations critiques. Si vous recherchez un système de gestion de données plus flexible, une base de données peut être le salut que vous recherchez et Microsoft Access 2013 constitue une excellente option.
Qu'est-ce qu'une base de données?
Au niveau le plus élémentaire, une base de données est simplement une collection organisée de données. Un système de gestion de base de données (SGBD), tel que Microsoft Access, Oracle ou SQL Server, fournit les outils logiciels dont vous avez besoin pour organiser ces données de manière flexible. Il comprend des fonctions permettant d’ajouter, de modifier ou de supprimer des données de la base de données, de poser des questions (ou des requêtes) sur les données stockées dans la base de données et de produire des rapports résumant le contenu sélectionné.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 offre aux utilisateurs l'une des solutions de SGBD les plus simples et les plus flexibles du marché. Les utilisateurs habituels des produits Microsoft apprécieront le style Windows familier ainsi que l’intégration étroite avec d’autres produits de la famille Microsoft Office. Pour plus d'informations sur l'interface Access 2013, consultez notre visite guidée de l'interface utilisateur Access 2013.
Examinons d’abord trois des principaux composants d’Access rencontrés par la plupart des utilisateurs de bases de données: les tables, les requêtes et les formulaires. Si vous ne possédez pas déjà de base de données Access, vous pouvez vous renseigner sur la création d'une base de données Access 2013 à partir de zéro ou la création d'une base de données Access 2013 à partir d'un modèle.
Tables Microsoft Access
Les tables constituent les blocs de construction fondamentaux de toute base de données. Si vous connaissez bien les feuilles de calcul, vous constaterez que les tables de base de données sont extrêmement similaires.
Une table de base de données commune peut contenir des informations sur les employés, notamment des caractéristiques telles que le nom, la date de naissance et le titre. Il pourrait être structuré comme suit:
- Numéro d'employé
- Nom de famille
- Prénom
- Titre
- Salutation
- Date de naissance
Examinez la construction de la table et vous constaterez que chaque colonne de la table correspond à une caractéristique d'employé spécifique (ou à un attribut en termes de base de données). Chaque ligne correspond à un employé en particulier et contient ses informations. C'est tout ce qu'on peut en dire. Si cela vous aide, considérez chacun de ces tableaux comme une liste d’informations de type feuille de calcul. Pour plus d'informations, consultez Ajout de tables à une base de données Access 2013.
Récupération d'informations à partir d'une base de données Access
Évidemment, une base de données qui ne stocke que des informations serait inutile - nous avons également besoin de méthodes pour récupérer des informations. Si vous souhaitez simplement rappeler les informations stockées dans une table, Microsoft Access vous permet d'ouvrir la table et de faire défiler les enregistrements qu'elle contient. Cependant, le véritable pouvoir d’une base de données réside dans sa capacité à répondre à des requêtes ou requêtes plus complexes. Les requêtes d'accès offrent la possibilité de combiner des données provenant de plusieurs tables et de placer des conditions spécifiques sur les données récupérées.
Imaginez que votre organisation ait besoin d’une méthode simple pour créer une liste des produits vendus actuellement au-dessus de leur prix moyen. Si vous récupériez simplement la table d'informations sur le produit, cette tâche nécessiterait un grand nombre de tâches de tri et de calcul manuel. Cependant, la puissance d'une requête vous permet simplement de demander à Access de ne renvoyer que les enregistrements répondant à la condition de tarification supérieure à la moyenne. En outre, vous pouvez indiquer à la base de données de ne répertorier que le nom et le prix unitaire de l'article.
Pour plus d'informations sur la puissance des requêtes de base de données dans Access, voir Création d'une requête simple dans Microsoft Access 2013.
Insertion d'informations dans une base de données Access
Jusqu'à présent, vous avez appris les concepts nécessaires à l'organisation des informations dans une base de données et à la récupération d'informations à partir d'une base de données. Nous avons toujours besoin de mécanismes pour placer l'information dans les tables en premier lieu. Microsoft Access fournit deux mécanismes principaux pour atteindre cet objectif. La première méthode consiste simplement à afficher le tableau dans une fenêtre en double-cliquant dessus et en ajoutant des informations au bas de la fenêtre, comme on ajouterait des informations à un tableur.
Access fournit également une interface de formulaires conviviale qui permet aux utilisateurs de saisir des informations sous forme graphique et de les transmettre de manière transparente à la base de données. Cette méthode est moins intimidante pour l'opérateur de saisie de données mais nécessite un peu plus de travail de la part de l'administrateur de la base de données. Pour plus d'informations, voir Création de formulaires dans Access 2013.
Rapports Microsoft Access
Les rapports permettent de produire rapidement des résumés au format attrayant des données contenues dans un ou plusieurs tableaux et / ou requêtes. Grâce à l'utilisation de raccourcis et de modèles, les utilisateurs de bases de données peuvent créer des rapports en quelques minutes à la lettre.
Supposons que vous souhaitiez créer un catalogue pour partager des informations sur les produits avec des clients actuels et potentiels. Dans les sections précédentes, nous avons appris que ce type d'informations pouvait être extrait de notre base de données grâce à une utilisation judicieuse des requêtes. Cependant, rappelez-vous que ces informations étaient présentées sous forme de tableau - ce n’était pas exactement le matériel de marketing le plus attrayant. Les rapports permettent d'inclure des graphiques, une mise en forme attrayante et une pagination. Pour plus d'informations, voir Création de rapports dans Access 2013.
