Tout le monde est toujours à la recherche d'un moyen de faciliter son travail. Et les astuces, astuces et bidouilles conçus pour vous aider à atteindre cet objectif ne manquent pas.
Mais celui qui fonctionne le mieux pour moi jour après jour est l’automatisation des tâches répétitives. L'idée derrière cela est que cela économisera votre énergie mentale pour des projets qui nécessitent réellement une réflexion et une concentration approfondies.
Vous pensez probablement que cela sonne bien, mais comment puis-je le faire?
Tout ce que vous devez faire est de construire un aide-mémoire.
La feuille la plus simple et la plus utile contient les éléments que vous copiez et collez couramment. Peu importe votre secteur d'activité. Si vous utilisez un ordinateur pour votre travail, il y a probablement plusieurs choses que vous devez régulièrement rechercher avant de pouvoir terminer une tâche.
Pour moi, j'ai souvent besoin de quelques lignes de code HTML pour télécharger des articles sur The Muse.
Auparavant, j’avais quelques feuilles à conserver, permettant de gagner du temps et d’économiser du temps: une pour les formules de feuille de calcul Excel, une autre pour les en-têtes de mémorandums et la plus populaire, un document avec numéros de téléphone et instructions de connexion à l’ordinateur pour les nouveaux employés. Au lieu de chercher encore une fois le numéro de téléphone du bureau des finances , je pouvais me tourner vers mon fidèle doc, copier et coller ce dont j'avais besoin et envoyer le courrier électronique sans perdre de vitesse.
Alors, comment commencez-vous exactement?
Étape 1: notez ce que vous vous trouvez en train de réécrire ou de chercher à plusieurs reprises
Vous envoyez peut-être tous les jours de nombreux courriels identiques ou libellés de la même manière. Si vous écrivez à partir de zéro à chaque fois, vous perdez une précieuse puissance cérébrale (et du temps). Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessus, mes amis me demandent toujours comment lancer le programme The Muse. J'ai maintenant une réponse rapide, prête à l'emploi.
Votre «aide-mémoire» pourrait consister en quelques modèles de courrier électronique prêts à être réutilisés, en fonction du destinataire. (Et si vous utilisez Gmail, jetez un coup d'œil à Canned Responses, qui change la donne.)
Étape 2: Choisissez un moyen de stocker vos informations
Il n'y a pas qu'une seule façon de faire cela: utilisez le programme qui vous convient le mieux. Cela pourrait signifier un document Word, un document Google, une entrée de bloc-notes ou même des brouillons d'emails stockés dans un dossier annoté. Quoi que vous choisissiez, l'important est que vous puissiez facilement le référencer.
Étape 3: Passez 20 minutes à remplir votre document avec les éléments de la première étape
Quoi que ce soit (courriels, formules Excel, ou peut-être des numéros de téléphone), cela vaut la peine de le taper une fois dans un document, puis de le rendre facilement accessible pour le réutiliser ultérieurement. Je sais que ce fut un énorme soulagement (et probablement une économie de temps) de regarder simplement la note sur mon bureau pour copier et coller les formules Excel que je me trouvais en train de regarder plusieurs fois par jour.
Et vous pouvez même garder cette vieille école si vous préférez cela. Prenons mon ancienne administratrice de bureau: elle bordait son moniteur de notes autocollantes de différentes couleurs qui lui permettaient de se référer rapidement aux codes de statut et aux acronymes dont elle avait besoin quotidiennement.
Quel que soit le système que vous préfériez (note dans votre bloc-notes numérique, document Word ou même pense-bête), trouvez quelque chose qui vous convient. Et bien que je sache qu'il est parfois difficile de mettre en pause votre liste de tâches à faire pour travailler sur quelque chose qui vous semble fastidieux, c'est un hack qui vous fera économiser des heures. Vous pouvez le faire dans le temps qu'il vous faudrait pour prendre un café en bas du bloc.
Alors qu'est-ce que tu attends? C'est l'une des choses les plus faciles que vous puissiez faire pour augmenter votre productivité quotidienne.
