Des astuces Microsoft Word? Je sais ce que vous pensez: est-ce encore 1995? Suis-je de retour en septième année?
Non, nous sommes définitivement en 2016. Cela ne signifie toutefois pas que les logiciels de Microsoft sont des vestiges du passé. En fait, sa suite Office est utilisée par plus de 1, 2 milliard de personnes dans le monde. Très probablement, y compris vous aussi.
Bien que vous puissiez considérer le programme comme une gêne familière qui existe depuis votre collège, vous pouvez effectuer un travail sérieux avec celui-ci si vous savez comment l'utiliser correctement. Et non, je ne parle pas seulement de savoir comment créer des colonnes et changer la taille du texte.
Voici 11 astuces moins connues mais très efficaces pour faire de Word votre nouveau meilleur ami au travail.
1. Si vous perdez du temps à formater le même rapport chaque semaine
Vous ne perdez plus une minute à jouer avec chaque fonction de style pour chaque document que vous créez. Enregistrez plutôt votre formatage favori pour pouvoir appliquer facilement des «styles rapides» à n’importe quel texte en quelques secondes seulement.
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2. Si vous devez constamment couper et coller différentes sections de texte
Généralement, vous ne pouvez travailler qu'avec une sélection de texte à la fois. Et cela peut être frustrant si vous déplacez beaucoup de texte. Mais, avec la fonction «en pointe» de Word, vous pouvez collecter plusieurs sélections et les coller toutes en même temps vers un nouvel emplacement. Moins de défilement, plus de travail!
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3. Si vous ne comprenez pas pourquoi votre formatage ne s'affiche pas correctement
Epargnez-vous de ces moments où je vais gâcher cet ordinateur en affichant des marques de formatage. Ensuite, vous verrez où se trouve réellement chaque espace, onglet, paragraphe (et ainsi de suite) afin de pouvoir éliminer ce que vous ne voulez pas. Parce que qui n'est pas devenu fou du double espacement automatisé auquel vous ne vous êtes pas inscrit?
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4. Si vous ne pouvez pas contrôler les corrections automatiques
L’un des reproches les plus fréquents aux utilisateurs est qu’ils ne peuvent empêcher leur ordinateur de modifier certaines choses qu’ils écrivent. C'est censé être utile, mais vous ne voulez pas toujours que trois tirets soient transformés en une ligne horizontale ou en des points pour chaque liste. Mettez fin à ces moments difficiles en désactivant le formatage automatique.
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5. Si vous souhaitez collaborer avec d'autres simultanément
Si vous êtes également un utilisateur de Google Documents, vous savez à quel point il est pratique de pouvoir modifier un document simultanément avec vos collègues. Word 2016 conserve désormais une copie de votre travail dans le nuage afin que vous puissiez «co-écrire» avec d'autres personnes, même au même moment. De plus, vous pourrez y accéder à partir de différents appareils afin de pouvoir le modifier à partir de n'importe quel appareil.
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6. Si vous devez afficher deux documents côte à côte à des fins de comparaison
Lorsque vous devez comparer deux documents, vous pouvez toujours les ouvrir dans deux fenêtres distinctes. Mais utilisez cette astuce et vous pourrez "synchroniser" le texte des deux pour qu'ils défilent ensemble, ce qui rend la vérification plus facile que jamais.
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7. Si vous voulez faire plus en moins de temps
Que diriez-vous de créer vos propres raccourcis clavier pour chaque tâche que vous effectuerez à plusieurs reprises? Vous pouvez affecter (ou modifier) des raccourcis aux fonctions qui n'en ont pas déjà. Toute votre vie pourrait être aussi facile que copier / coller est pour vous en ce moment.
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8. Si vous avez besoin de plus d’informations sur votre document actuel maintenant
Une caractéristique utile de Word moderne est la barre d'état en bas. Vous l'avez probablement remarqué, mais vous avez également remarqué que l'info ne vous avait pas été aussi utile. En le personnalisant, vous verrez exactement ce que vous devez savoir.
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9. Si vous êtes fatigué de taper les mêmes mots encore et encore
Votre ordinateur est une puissante bête, alors mettez-le au travail et épargnez-vous des frappes de touche en disposant certaines phrases ou même des phrases entières ou des paragraphes prêts à être insérés à tout moment, n'importe où.
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10. Si vous souhaitez garder certains documents facilement disponibles
Pourquoi ne pas personnaliser votre liste "Documents récents" pour afficher ceux dont vous avez le plus souvent besoin? Cela signifie moins de temps pour la recherche de noms de fichiers dont vous ne vous souvenez plus et plus de temps dans le document que vous devez utiliser.
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11. Si vous devez savoir si votre contenu convient à vos lecteurs
C'est un moyen (rapide) de découvrir à quel point votre texte est facile à comprendre. De cette façon, vous pouvez être sûr à 100% que cela convient à votre public.
Voici comment
Il y a une raison pour laquelle Microsoft a gardé sa place en tant qu'outil de productivité important pendant toutes ces années. Et maintenant, vous pouvez tirer le meilleur parti de ces conseils pour faire votre travail plus rapidement (et avec beaucoup moins de frustration).
