Voici quelque chose de génial avec les smartphones: quelqu'un vous envoie un courrier électronique et, pendant que vous faites la queue ou que vous êtes en transit, vous pouvez récupérer une réponse rapide et la cocher sur votre liste.
Et maintenant, pour les smartphones, ils vous permettent de réagir instantanément.
Laisse-moi expliquer. Avez-vous déjà écumé un message entrant et déclenché une réponse rapide pendant que vous attendez ou que vous vous déplacez d'un endroit à l'autre? (Confession: j'ai envoyé des courriels alors que j'étais sur le tapis de course.)
Il semble commode, opportun - même prévenant - de contacter quelqu'un dès que possible. Cependant, si votre réponse supprime toutes les formalités (et que vous n'êtes pas à ce niveau), ou pire, ne répond pas à la question de l'autre personne; cela vous fait vraiment mal paraître.
Donc, voici les deux fois où attendre d’envoyer un email fera une bien meilleure impression.
1. Quand on vous demande de nouvelles idées
Votre idée a été abattue. Naturellement, vous voulez y revenir immédiatement et montrer que vous avez beaucoup d’autres grandes pensées qui tourbillonnent dans votre tête. Donc, vous tapez le premier qui vous vient à l’esprit et dites: «Pourquoi ne pas essayer x à la place?»
Cependant, lorsque quelqu'un demande de nouvelles idées, elle souhaite que vous soyez réfléchi. Et peut-être que l’idée qui vous vient à l’esprit sera toujours votre meilleur prétendant après avoir terminé votre déjeuner, mis fin à la réunion où vous êtes sur le point de sauter ou dormi dessus. Mais ce n'est peut-être pas le cas et vous devrez alors faire un suivi de votre suivi pour dire cette fois que vous y avez bien réfléchi.
Donc, si ce n’est pas urgent, donnez-vous du temps pour formuler une réponse. Notez cette idée initiale dans les brouillons pour ne pas la perdre, mais laissez-vous un remue-méninges afin de pouvoir en choisir quelques-unes.
Voulez-vous écrire immédiatement pour prouver que vous êtes au courant? Envoyez un e-mail de confirmation confirmant que vous serez en contact avec de nouvelles idées dans un laps de temps donné (par exemple, plus tard dans la journée, dans 24 heures ou à la fin de la semaine). Si l'autre personne demande une nouvelle approche dès que possible, essayez une phrase du type «Du haut de ma tête…», ce qui montre qu'il s'agit d'une suggestion rapide et non d'un argumentaire bien étoffé.
2. Quand l'autre email est vraiment long
Imaginez ceci: vous écrivez un long message touchant plusieurs points délicats ou complexes, et quelqu'un répond «Génial!» 30 secondes seulement après que vous avez cliqué sur Envoyer. Vous vous demandez probablement si l'autre personne a réellement lu ce que vous avez écrit.
Mais lorsque les rôles sont inversés, vous pouvez oublier ce sentiment et vous concentrer sur une gestion efficace de votre boîte de réception. Donc, vous parcourez un long courrier électronique et comme rien ne vous saute aux yeux, vous écrivez «Ça sonne bien!» Et cochez la case dans votre liste.
Et c'est bien - jusqu'à ce que vous réalisiez que vous avez accepté quelque chose dont vous n'aviez pas discuté auparavant ou que vous avez une question sur l'un des points.
Pour éviter ce problème et faire une meilleure impression, utilisez l’une des deux stratégies suivantes. Si vous savez que quelqu'un souhaite une réponse urgente, essayez la suggestion ci-dessus: confirmez la réception et partagez-la lorsque vous pourrez peut-être consulter davantage le courrier électronique. Il se lit comme suit: «Merci beaucoup de l’avoir envoyé. Je suis en réunion toute la matinée, mais je ferai un suivi plus approfondi plus tard dans la journée. »
La stratégie deux est préférable lorsque vous avez examiné le courrier électronique, cela a fonctionné pour vous et votre objectif principal est de démontrer que même si vous répondez rapidement, vous l'avez vraiment lu. Dans ce cas, mentionnez une chose en particulier, que vous soyez entièrement d’accord avec le premier point ou d’apprécier la mise à jour du quatrième point. Et, sauf si vous êtes reconnu pour votre habileté à lire rapidement, donnez-lui au moins quelques minutes.
Oui, attendre une réponse pour donner une meilleure impression semble contre-intuitif, car le respect des délais est une vertu. Mais, au final, il est plus facile pour toutes les personnes impliquées si vous prenez le temps d'envoyer un e-mail réfléchi, plutôt qu'une réponse rapide, une question lorsque vous le lisez plus tard, et une clarification lorsque vous y avez réfléchi. Alors, faites une pause et donnez-vous le temps de la traiter - oh, et corrigez votre réponse.
