Si vous me demandiez de choisir une chose sur laquelle je créditerais ma réussite professionnelle, que diriez-vous?
Un diplôme d'une université prestigieuse? Un fantastique réseau d'individus puissants et influents? Une éthique de travail infaillible?
Nan. C'est ma façon de téléphoner.
Je suis serieux. Parce que nos communications sont de nos jours électroniques, nous oublions souvent l'importance des connexions que nous établissons par téléphone. Mais la vérité est que votre voix sur le combiné peut faire une impression aussi forte sur quelqu'un que votre présence en personne.
Exemple: Récemment, j'ai rencontré une femme pour la première fois en personne. Je redoutais la réunion et me préparais pour une heure difficile et combative, car après de nombreuses rencontres au téléphone, c'est ce à quoi elle s'était habituée. Est-ce que c'est comme ça que vous voulez que les autres vous voient? Je ne le pensais pas.
Alors, voici comment déconner votre téléphone et en faire votre arme secrète également.
Toujours répondre à la deuxième ou à la troisième sonnerie
Personne n'a jamais eu à me donner ce conseil - je l'ai développé à titre de guide personnel après avoir observé ce qui me rend fou lorsque j'essaie d'appeler quelqu'un.
Beaucoup de gens considèrent le téléphone comme un mal nécessaire au travail, ne l'utilisant qu'en cas d'urgence. J'essaie donc de me rappeler que si quelqu'un m'appelle, il a probablement besoin de quelque chose tout de suite. Décrocher le téléphone dès que possible est un moyen facile de donner l’appel à la personne qui appelle comme si vous faisiez déjà attention, et cela peut aider à démarrer la conversation sur une note plus positive que si vous le laissiez attendre quelques minutes. plus de sonneries, ou pire, laissez-le simplement aller à la messagerie vocale.
De plus, tout le monde a l'identification de l'appelant ces jours-ci, et laisser votre téléphone sonner trop longtemps peut donner l'impression que vous filtrez vos appels. (Bien sûr, vous filtrez vos appels, mais voulez-vous vraiment que votre correspondant le sache?)
Agissez comme vous êtes heureux, ils ont appelé
Celui-ci est difficile - la plupart de vos appels ne proviennent probablement pas de vos meilleurs amis. Mais si vous parlez à l'appelant comme si vous étiez heureux d'entendre sa voix, cela la mettrait à l'aise et adoucirait le ton de la discussion.
Bien sûr, soyez sincère. La personne avec qui vous parlez connaît sa relation avec vous. Il ne sert donc à rien de prétendre que le lien est plus fort que celui que vous entretenez, elle comprendra tout au long de votre parcours. D'après mon expérience, le premier «Bonjour! Comment allez-vous? »« Oh, je vais bien, et vous? », C'est tout ce dont vous avez besoin pour faire avancer les choses de manière polie et sincère.
Être agréable, mais bref
L'un des stéréotypes que j'entends souvent, c'est que les femmes aiment beaucoup parler au téléphone. Pour moi, cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité - mais si tel est le cas pour vous, tant mieux. Juste ne le pratique pas au travail.
Essayez de garder le contrôle de la conversation et ne laissez pas les questions personnelles persister au-delà des 10 à 15 premières secondes - ou “comment allez-vous?” Risque d'entraîner une longue conversation au sujet du nouvel animal de votre interlocuteur ou des aventures récentes avec l'entraînement au petit pot son bambin. Après avoir répondu: «Je vais bien, merci!», Je me lance tout droit dans «Alors, que puis-je vous aider aujourd'hui?» Cela rappelle à tout le monde qu'il s'agit d'un appel d'affaires et permet de remettre la conversation sur les rails.
Enfin, soyez bref. En ne limitant pas plus de 3 à 5 minutes vos appels, vous avez l’impression que vous savez ce que vous faites et que vous ne perdez pas de temps à régler le problème. (Rappelez-vous également que si vous n'avez pas votre propre bureau, la plupart de vos conversations seront entendues et parfois même écoutées. Gardez cela à l'esprit lorsque vous serez tenté de bavarder.)
Offrir une aide et des informations supplémentaires
Je termine toujours mes appels en demandant s'il y a autre chose dont mon correspondant a besoin. Sinon, je leur rappelle mon adresse électronique au cas où ils voudraient faire un suivi. Cela semble simple, mais vous assurer que vous êtes perçu comme étant attentif et disponible vous donnera la réputation d'être un collègue réactif, averti et fiable.
Bien que l'idée de bonnes manières au téléphone puisse sembler un peu démodée «Emily Post», croyez-moi, faire peaufiner vos compétences téléphoniques sera rentable. Une utilisation judicieuse de ce téléphone peut vous aider à trouver un nouveau client, à nouer de bonnes relations avec des collègues de bureaux satellites ou même à inspirer votre charcuterie préférée à vous offrir un cadeau supplémentaire lorsque vous commandez votre déjeuner!
