Ça arrive aux meilleurs d'entre nous. Peut-être que la comptabilité ne vous a pas fourni les chiffres à temps. Peut-être que le travail de conception que vous pensiez vous prendre en quatre heures prend plus de 14 heures. Peut-être que Taco Tuesday s'est transformé en Food Poisoning Tuesday, et il est tout simplement impossible de vous traîner au bureau pour terminer le rapport du client de mercredi.
Dans tous les cas, vous allez manquer une échéance et vous savez que votre patron, votre client ou quiconque à qui vous devez votre travail ne sera pas enthousiasmé.
En tant qu'écrivain et éditeur, j'ai malheureusement été des deux côtés du dilemme des échéances manquées. Et voici quelques-unes des choses que j'ai essayées et vues qui vous aideront à obtenir l'extension dont vous avez besoin tout en préservant l'intégrité de vos relations.
Donner le plus de préavis possible
Il n'y a rien de plus énervant (pour ne pas dire non professionnel) que «Oups, j'ai raté la date limite d'aujourd'hui. Puis-je le remettre la semaine prochaine?
De toute évidence, il existe des exceptions (voir: intoxication alimentaire), mais dans la plupart des cas, vous devriez essayer de donner le plus de préavis possible si vous pensez que vous allez livrer quelque chose en retard. Il est beaucoup plus facile pour l’autre partie de planifier autour de vous si vous dites quelque chose du genre: «Je ne fais que creuser dans le projet et il semble que la collecte de données va prendre quelques jours de plus que prévu. Puis-je prolonger la date limite du vendredi prochain à la suivante? »En fait, la plupart des gens seront parfaitement heureux de prolonger une date limite pour une bonne raison. Bien à l'avance.
Expliquez-vous brièvement
Sur cette note, il est toujours professionnel d’expliquer pourquoi vous allez tourner quelque chose en retard. Bien sûr, toutes les échéances ne sont pas égales - un produit livrable dans le contrat est un peu différent d'un rapport d'avancement que vous avez mentionné et que vous enverriez à votre collègue «un jour ou l'autre la semaine prochaine» - et un niveau d'explication différent. sera nécessaire pour chacun. Mais une bonne règle est d'expliquer succinctement pourquoi les choses ne se déroulent pas comme prévu, sans blâmer qui que ce soit ni parler encore de votre chien malade, de votre ordinateur en panne ou de votre liste de tâches à faire.
Un simple exposé des faits («malheureusement, le logiciel de génération de rapports m'a heurté quelques difficultés») est généralement suffisant. Cela dit, vous pouvez vous rendre un sérieux service si vous…
Donner une option ou un bonus
L'un de mes écrivains préférés a aussi l'une de mes stratégies préférées, celle de ne pas manquer l'échéance: elle me donne la possibilité de la laisser tomber, vous savez quoi faire rendez-le à temps ou pour lui donner une prolongation. Pensez: «Je suis au milieu d'un projet qui prend un peu plus de temps que prévu. Est-ce que ça va bousiller votre timing si je vous envoie le brouillon demain? Si c'est le cas, je le ferai sortir ce soir. Sinon, j'apprécierais tellement une prolongation et je vous l'aurai demain! »Une grande majorité du temps, je suis heureux de vous rendre service.
De même, vous pouvez toujours proposer de livrer la partie finie du travail. Réfléchissez: «Je peux certainement avoir les pages 1 à 6 du rapport pour vous ce soir ou je peux livrer les 10 pages d’ici demain à midi.»
Si vous mettez vraiment quelqu'un dans une situation difficile en ne respectant pas une date limite, réfléchissez à ce que vous pourriez offrir et qui compenserait cet inconvénient. Des rédacteurs m'ont proposé de m'envoyer deux articles au lieu d'un pour compenser une date limite manquée. Si vous travaillez avec un client, vous pouvez proposer d'ajouter un complément à votre produit ou service, ou une légère réduction. en frais. Vous sortez peut-être quelqu'un une fois, mais si vous l'aidez d'une autre manière, cela laissera une impression positive.
Faire preuve de professionnalisme et d'appréciation
Si vous avez déjà reçu un travail en retard, vous savez ce que c'est que de la douleur, alors assurez-vous de montrer votre appréciation lorsque vous demandez une prolongation. Pas besoin de cirer poétique, mais un simple: «J'apprécie vraiment que vous fassiez cette exception. Cela ne se reproduira plus ”va un long chemin.
Choisissez également une nouvelle date limite et respectez-la. Les gens sont plus enclins à continuer à vous voir comme des professionnels et à vous faire confiance s'ils savent exactement quand ils peuvent s'attendre à un travail tardif. Au lieu d'un vague «Puis-je avoir une prolongation?» Essayez «Puis-je vous faire parvenir le rapport d'ici mardi? Il sera dans votre boîte de réception à 17 heures, j'espère plus tôt. »Et ensuite, vous savez, assurez-vous que cela se produise.
Assurez-vous que c'est rare
Le meilleur conseil, c'est peut-être de ne pas manquer les délais. Lorsque mon auteur toujours fiable demande une prolongation unique, je suis ravi de réorganiser les choses. Quand les gens remettent les choses en retard, il leur devient de plus en plus difficile de leur donner un laissez-passer.
Mon conseil préféré pour vous assurer que vous êtes toujours prompt est de définir une date limite fausse pour vous-même un jour ou deux avant votre date limite - mettez-la même dans votre calendrier, ce qui incitera votre cerveau à penser que c'est dû quelques jours avant. Tenez-vous en à cette date et vous serez toujours en sécurité.
Même si vous êtes victime d'une intoxication alimentaire.
Quels conseils avez-vous pour demander une prolongation de délai?
