L'afflux de téléphones intelligents a été incroyable pour le lieu de travail: avec la possibilité d'envoyer des e-mails, de surfer sur Internet et d'envoyer des SMS 24h / 24, 7j / 7, nous pouvons faire notre travail à tout moment, n'importe où. Mais être attaché à un écran tactile peut également être préjudiciable: d’une part, nous sommes infiniment joignables et, d’autre part, il est facile d’ignorer ceux qui se trouvent dans notre présence réelle.
Alors, comment rester connecté et professionnel en même temps? Voici les manières modernes pour les situations de smartphone les plus courantes.
1. Puis-je laisser mon smartphone à distance pendant une réunion?
Ça dépend. Si vous l'utilisez pour extraire des informations pertinentes pour la discussion, ne les écrivez pas - expliquez simplement ce que vous faites. S'il s'agit d'une réunion interne et que vous attendez un appel important d'un client, laissez votre téléphone vibrer et assurez-vous de vous éloigner de la réunion lorsque vous répondez à l'appel. Toutefois, si vous assistez à une réunion avec un client - ou à une réunion interne où vous ne vous attendez pas à un appel -, rangez votre téléphone et vérifiez-le uniquement à la fin de la réunion.
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Votre langage corporel parle aussi fort que votre voix à ceux qui vous entourent. Si vous vous concentrez sur autre chose que la personne qui parle, vous projetez une image non professionnelle et distraite. Même si votre téléphone ne sonne pas, regarder bas et taper doucement sur un message est toujours très révélateur de la façon dont la réunion en cours se classe sur votre liste de priorités.
3. Puis-je utiliser mon téléphone pour prendre des notes sans être offensant?
Oui, mais précisez le but de vos actions avant de commencer. Vous pouvez dire: "Je vais prendre quelques notes pendant que nous parlons pour nous assurer de bien saisir vos points principaux." Restez engagé dans la réunion (ne jetez pas un coup d'œil au texte que vous venez d'entrer, aussi discret que vous pensiez être) et veillez à lever les yeux et à établir un contact visuel de temps en temps pour que tout le monde sache que vous êtes vraiment à leurs côtés.
4. Comment puis-je dire à mon responsable de ranger le téléphone et de le régler?
Il n'y a pas de moyen facile de réprimander votre patron pour les mauvaises manières, mais vous pouvez faire valoir votre point de vue de manière subtile si vous êtes dans une conversation en tête-à-tête. Suggérez un nouveau planning si votre responsable est enterrée dans un smartphone en demandant: «Vous semblez assez occupé, devons-nous reporter notre réunion?». Vous pouvez également contourner ce problème en gardant des réunions aussi rapides et concises que possible. Toutefois, si votre patron envoie des SMS pendant une réunion avec un client, vous devrez peut-être (soigneusement) préciser que votre client ne semble pas satisfait de la distraction.
5. Comment puis-je prendre discrètement un appel lorsque je dîne avec un client?
Désolé, ça ne peut pas être fait. Même si le téléphone est réglé pour vibrer. Pensez-y: un appel entrant est-il si important qu'il vaut la peine de transmettre le message que votre client n'est pas votre priorité? Si vous attendez un appel urgent (par exemple de l'hôpital, parce qu'un membre de votre famille est malade) ou des informations utiles pour votre réunion, il s'agit bien sûr d'exceptions à la règle. Vous devez toutefois préparer votre société de repas du soir. possibilité de ces interruptions au préalable. Et toute autre raison ne peut tout simplement pas être justifiée.
6. Comment gérer un appel téléphonique depuis un lieu inopportun (aéroport, déjeuner, conduite)?
La messagerie vocale est là pour une raison. Il n'y a rien de mal à rappeler quelqu'un dans cinq ou dix minutes, lorsque vous êtes libre de toute distraction et que vous pouvez mieux entendre et être entendu. Si vous savez que l'appel est très important, répondez au téléphone et demandez de rappeler dans quelques minutes lorsque vous arriverez à un endroit plus idéal pour parler. Quoi que vous fassiez, évitez de crier des affaires privées dans un lieu public.
7. Mon chef vient de me laisser un message vocal. Combien de temps dois-je la contacter?
En fonction du contenu et du sujet, vous disposez d'un jour ouvrable, mais faites-le plus tôt si l'appel est urgent.
8. Comment dois-je gérer les textes et les courriels après les heures de travail
Il est possible de répondre à un courrier électronique envoyé en dehors des heures normales le prochain jour ouvrable, sauf s’il en est discuté autrement (ou prévu) avec votre supérieur hiérarchique. Un texte est différent - la nature même de la communication implique une immédiateté - vous devez donc répondre le plus rapidement possible. Et si vous êtes le destinataire du message, vous devez toujours indiquer clairement vos attentes en matière de temps de réponse.
9. Quand les textos liés au travail sont-ils acceptables?
Si un client initie une conversation en mode texte avec vous, vous pouvez répondre. Mais même dans le monde d'aujourd'hui, féru de technologie, ne supposez pas que tout le monde est trop familiarisé avec l'envoi de SMS. Si vous textez au travail, gardez-le professionnel. Évitez les émoticônes ou les abréviations slangy telles que OMG, LOL et BTW.
dix.
En cas de doute, suivez cette règle simple: les personnes que vous rencontrez en face à face ont la priorité. Concentrez-vous dessus sur quiconque par SMS, email ou numéro.
