En tant que personne qui craint d'offenser des personnes accidentellement, j'ai tendance à aller trop loin dans les courriels, en particulier lorsque je donne des commentaires.
J'utilise des points d'exclamation excessifs, pose mes critiques constructives sous forme de questions («Je pense que ce rapport pourrait utiliser des éléments visuels?») Et demande toujours s'ils préfèrent se rencontrer en personne pour discuter davantage.
Parfois, je relisais des messages que je transmettais et grincais des dents - les points d'exclamation qui me semblaient si amicaux lorsque j'ai écrit ma réponse donnent l'impression que je suis obsédé pour des raisons de santé par des effets visuels dans les présentations.
Bien que je sache que je dois parfois modifier ces habitudes, j’ai récemment lu quelque chose qui me faisait sourire. Il se trouve que toute ma chaleur et mon flou me donne une longueur d'avance.
Selon un article récent sur «7 manières d'utiliser la communication sans pouvoir», voici quelques-unes des techniques utilisées par des personnes qui ont plus d'influence et qui réussissent mieux par courrier électronique. En gros, dit-elle, les personnes qui se présentent comme plus humbles, communément appelées «communicatrices impuissantes», ont tendance à inspirer la confiance et à établir des relations plus solides.
Et le contraire est également vrai: lorsque vous formulez des questions sous forme d'ordres, que vous utilisez uniquement des points et que vous parlez avec trop d'autorité dans vos e-mails, vous avez moins de chances d'obtenir une bonne réponse (ou une réponse du tout). Susan Cain, fondatrice et auteur de l'article, a déclaré:
Cela se résume à ceci: lorsque les gens pensent que vous essayez de les influencer, ils se mettent en garde. Mais quand ils sentent que vous essayez de les aider, de chercher votre réponse juste ou d’être honnête à propos de vos propres imperfections, ils s’ouvrent à vous. Ils entendent ce que vous avez à dire.
Qu'est-ce que ça veut dire? Le fait d'être moins formel, moins confiant et plus émotif dans vos courriels n'est pas une si mauvaise chose. En fait, selon Cain, citant les recherches de l'auteur Adam Grant, «les communicateurs impuissants rapportent 68% de plus de revenus».
Évidemment, le fait de poivrer tous les courriels que vous envoyez avec des émoticônes, des majuscules et des points d'interrogation pour exprimer correctement vos sentiments vous rendra probablement peu professionnel, peu sûr et même inapproprié dans certaines situations. Mais d'autres fois, cela pourrait faire toute la différence.
Peut-être cela signifie-t-il de demander l'approbation de quelqu'un avant de lancer une autre tâche à sa manière: cela vous convient-il? Heureux de discuter de la répartition du travail entre nous! plutôt que j'ai besoin de vos notes d'ici vendredi.
Ou encore, prenez un moment pour que vos demandes paraissent saines - par exemple en disant: Pouvez-vous me revenir avec des pensées? plutôt que s'il vous plaît aviser.
Ou même simplement signer vos courriels avec «Merci!» Ou «Passez un bon week-end!» Plutôt que le «plus formel», plus formel.
Tout comme vous ne voudriez pas parler à vos collègues en personne de manière formelle, vous ne voulez pas avoir froid aux yeux. Parce que si vous voulez que les gens réagissent, vous devez leur donner une bonne raison - et quelqu'un qui est amical et parfois vulnérable a bien plus de chances de gagner le respect que quelqu'un qui ne se dévoile pas du tout.
Vous voulez savoir quoi d’autre qui met vraiment en peine vos collègues? Nous avons rassemblé tous les conseils relatifs à l'étiquette des courriers électroniques dont vous avez besoin pour vous assurer que tout le monde lit (et répond) à vos messages.
