Pour la plupart d'entre nous, nos boîtes de réception sont l'ennemi - un trou noir sans fond de douleur, de désespoir et de coupons de vente que nous ne pourrons jamais nous échapper.
Et même si vous pouvez essayer de vous enregistrer automatiquement et de vous désabonner, certains courriels ne peuvent être évités. Vous ne pourrez pas empêcher votre entreprise de vous envoyer tous ces rapports d'équipe, ni d'empêcher ce publiciste ennuyeux de rédiger un communiqué de presse après communiqué de presse.
Mais il existe un type de courrier électronique que vous pouvez arrêter: les courriers électroniques de suivi.
Pensez-y: plus vous accumulez d'e-mails, plus il vous faudra du temps pour répondre à tous. Plus vous prenez de temps pour répondre, plus nombreux sont les courriers électroniques de suivi que les gens décident d’envoyer pour s’assurer que vous avez bien reçu leurs messages. D'ici peu, vous êtes coincé dans un cycle vicieux et perpétuel. Si une multitude de gens vous envoient des courriels «Hé, avez-vous reçu le message que j'ai envoyé hier?», Pouvez-vous imaginer combien d'espace et de temps supplémentaires sont perdus?
Heureusement, il existe un moyen très facile de réduire le nombre de messages de suivi (et potentiellement uniquement de messages en général) que vous recevez: Mettez en place un répondeur automatique par courrier électronique - pas seulement lorsque vous êtes en vacances, temps.
Votre réponse automatique ne doit pas nécessairement être longue ni détaillée, mais un message rapide «Bonjour, j'ai reçu votre courrier électronique et vous répondra dans les plus brefs délais» permettra peut-être de garder les castors impatients.
Besoin d'un peu d'aide pour savoir comment formater votre réponse automatique? Essayez ce modèle pour commencer:
N'oubliez pas non plus qu'il est préférable d'être plus spécifique avec votre répondeur automatique. Donnez aux personnes un délai général pour vous contacter («j'essaierai de répondre aux demandes des entreprises dans un délai de trois jours»), afin qu'elles sachent qu'il y a une différence entre être occupé et utiliser un répondeur automatique. pour éviter complètement votre boîte de réception (nous déconseillons évidemment de le faire).
En outre, les répondeurs automatiques sont un excellent moyen de diriger le travail vers d'autres personnes mieux adaptées ("Si vous me contactez à propos d'une opportunité marketing, n'hésitez pas à envoyer un courrier électronique à notre associé marketing à l'adresse").
Votre répondeur automatique peut également être une opportunité moins conventionnelle de faire participer les gens. Vous vous sentez un peu auto-promotionnel? Ajoutez un lien vers l'une de vos pages de médias sociaux. Voulez-vous répondre à quelques questions? Incluez une FAQ amusante sur la gestion de certaines choses pour lesquelles les gens vous consultent le plus souvent. Intéressé par la créativité? Lien vers un article récent que vous avez trouvé intéressant.
Surtout, assurez-vous que vous utilisez votre répondeur automatique comme un moyen de gagner du temps et non comme une alternative à la réponse aux courriels (car, surprise: les répondeurs automatiques ne répondent pas aux messages pour vous, peu importe combien de temps vous attendez).
Mais en utilisant cette approche, vous garderez les courriels inutiles à distance. Vos contacts resteront heureux. Et, mieux encore, vous éviterez que votre boîte de réception ne s'introduise dans votre journée.
