Lorsque vous travaillez dans un bureau physique, vous avez de nombreux endroits pour noter vos pensées et vos tâches: le carnet de croquis sur votre bureau pour votre liste de tâches à faire, les grands tableaux blancs pour le brainstorming, le bloc-notes sur lequel vous suivez les progrès réalisés pour des projets majeurs .
Mais en tant que travailleur à distance, même si vous disposez de ces outils, il est souvent plus pratique de tout garder accessible sur le Web. Après tout, vous travaillez rarement dans le même «bureau» tous les jours. Il est donc utile de disposer d'outils qui peuvent facilement voyager avec vous.
Vous avez de la chance: que vous soyez en train de réfléchir, de collaborer ou de planifier votre journée, ces cinq outils vous aideront à exprimer vos pensées et vos idées sur du papier (virtuel) - en les rendant accessibles où que vous soyez.
Pour collaborer
Une des choses les plus difficiles à ne pas être physiquement avec votre équipe est de ne pas pouvoir s'asseoir ensemble devant un tableau blanc et de partager des idées ou des plans pour un nouveau projet. Et même si vous pouvez toujours parler d’idées au téléphone ou sur Skype, le visuel est parfois essentiel.
Entrez dans Mindjet. Mindjet s’appelle «un tableau blanc virtuel, une suite de gestion de projet et de collaboration» - et elle ne déçoit pas.
Par exemple, l’autre jour, j’expliquais les nombreux départements de notre société à un nouveau membre de l’équipe. Avec l’aide de Mindjet, j’ai pu dessiner un schéma de notre organisation et mettre la nouvelle recrue au courant en moins d’une heure - sans parler du fait que je pouvais la partager à l’avenir avec d’autres. Je l'utilise aussi souvent pour des objectifs de brainstorming, la planification de grands projets et la cartographie des fonctionnalités du produit.
Pour un brainstorming rapide
Bien que j'aime Mindjet, il arrive parfois que vous ayez simplement besoin d'un outil que vous pouvez explorer et utiliser pour un brainstorming en solo. Cet outil est Bubbl.us. Dès que vous accédez au site Web, vous pouvez cliquer sur «Démarrer le brainstorming» et commencer: vous avez maintenant un tableau blanc virtuel à portée de main. Ce n'est pas beaucoup plus compliqué qu'un tableau blanc, et il ne faut que quelques minutes pour s'habituer à l'outil.
Pour les tâches simples
J'entends souvent mes amis travailleurs à distance dire que, même s'ils préfèrent les listes de tâches à écrire, ils finissent toujours par les laisser chez eux lorsqu'ils passent à un café ou à un espace de travail en commun l'après-midi.
Je recommande donc souvent TeuxDeux, une liste de tâches virtuelle qui se targue d’être assez simple pour concurrencer un bout de papier. C'est l'outil idéal pour effectuer un suivi numérique des tâches sans avoir à configurer un système encombrant. L'interface, une liste d'éléments de campagne pour chaque jour de la semaine avec des listes personnalisables au bas de la page, est incroyablement facile à utiliser et agréable à regarder. La meilleure partie? Il n'y a aucune menace de le laisser sur la table de la cuisine quand vous sortez par la porte.
Pour des tâches plus détaillées
Pour des listes plus détaillées, WorkFlowy est mon outil incontournable. Il vous permet de créer des listes hiérarchiques afin que vous puissiez «imbriquer» les tâches les unes dans les autres. Commencez par détailler des sujets généraux tels que le travail, la maison et le personnel, puis décomposez par projet - «Client A», «Rapport annuel», «Nettoyage», peu importe, le nombre de listes que vous créez sous chaque point est illimité. WorkFlowy comporte des onglets pratiques qui vous permettent de connaître à tout moment la profondeur de votre projet ou de votre liste. Il existe également une fonction de recherche géniale. Ainsi, même si vous avez 35 listes, vos tâches ne sont jamais perdues.
Pour un travail ciblé
Au cas où vous ne l'auriez pas remarqué, j'adore les listes. Je travaille même dans des «seaux», ce qui signifie que je concentre toute mon énergie sur un seau spécifique pendant au moins une heure, généralement 90 minutes. Trello est le moyen idéal de se concentrer sur un «seau» à la fois et de travailler à travers les actions d'un projet spécifique. Il vous permet de créer des listes personnalisées pour chaque projet individuel et même d’analyser les progrès que vous avez accomplis vers un objectif spécifique. Lorsque l'objectif est atteint ou que le projet est terminé, vous pouvez archiver cette liste. Bonus: si votre supérieur hiérarchique ou vos collègues vous le demandent, vous serez en mesure de montrer exactement où vous avez passé votre temps.
Garder votre travail sur le Web est utile pour tout travailleur distant. Avec l'aide de ces outils (et d'une connexion Wi-Fi solide), vous serez prêt à affronter la journée du jour au lendemain.
