Les réunions ont une mauvaise réputation et, malheureusement, pour une bonne raison. Chaque mois, l'employé moyen passe 31 heures assis dans des réunions improductives (pas une blague), et avouons-le: il ya quelque chose à propos de s'asseoir autour d'une table dans une pièce aux murs beiges et à la lumière fluorescente qui n'inspire pas exactement la créativité.
La bonne nouvelle? En supposant que vous ayez au moins un peu de flexibilité dans le mode et le lieu de votre travail, il y a tellement d'options différentes. Ici à The Muse, nous avons l'habitude d'assister à des réunions dans des cafés, sur des bancs de parc, dans d'autres bureaux ou lors d'une promenade dans les immeubles. Et nous avons constaté qu’un simple changement de décor pouvait grandement stimuler notre créativité et notre productivité.
Tu veux essayer? Voici une liste de contrôle rapide pour vous assurer que vos réunions hors du bureau sont encore plus efficaces que celles de la salle de conférence.
Considérez votre environnement
Certes, une réunion hors campus peut fonctionner dans presque toutes les situations, mais tous les sites ne sont pas créés égaux. Par exemple, un café occupé n'est probablement pas le meilleur endroit pour converser sérieusement avec votre patron, alors qu'un grand groupe peut avoir des difficultés à communiquer lors d'une réunion de marche.
Alors, réfléchissez bien au ton, à la taille et aux exigences technologiques de la réunion que vous planifiez. Le groupe devra-t-il s'asseoir? Avoir une connexion Wi-Fi ou des prises est-il important, ou pouvez-vous utiliser des ordinateurs portables? Avez-vous besoin d'intimité ou est-ce acceptable si les gens se débrouillent? À quel point le lieu doit-il être professionnel (c.-à-d. Faut-il que ce soit un bon restaurant ou un café-restaurant décent)?
Si vous envisagez d'aller dans un restaurant ou un café et que vous n'êtes jamais venu à cette heure de la journée, envisagez de vous faire une idée de la scène quelques jours à l'avance. Vous ne voulez pas arriver le jour même et trouver qu'il n'y a pas de tables ou que c'est trop fort pour entendre les autres parler!
Préparez votre technologie
Cela peut sembler paradoxal, mais déterminez d’abord si vous avez même besoin d’appareils pour votre réunion. Selon le contexte, il serait peut-être plus judicieux que tout le monde apporte un bloc-notes et un stylo au lieu de son ordinateur portable. Les restaurants avec un espace de table limité conviennent mieux aux bons outils d'écriture à l'ancienne, alors que les outils mains libres tels que les téléphones portables sont parfaits pour les réunions à pied dans le parc.
Si vous choisissez d'apporter un appareil, assurez-vous de disposer de suffisamment de charge de la batterie pour qu'il dure toute votre vie. Rien de pire, c'est de manquer de jus au moment le plus inopportun. Configurez un rappel sur votre téléphone pour brancher vos appareils au moins une heure avant de partir ou, si vous oubliez constamment de le brancher, investissez dans un chargeur portable.
Enfin, considérons la situation du Wi-Fi. Si vous allez dans un café, vérifiez bien que Yelp fournit un accès gratuit à Internet (et analysez les commentaires pour voir si quelqu'un se plaint de ne pas fonctionner). Si vous vous rendez dans un autre bureau, appelez le responsable à l'avance pour connaître le mot de passe Wi-Fi. Vous pourrez ainsi éviter l'interaction délicate consistant à demander à quelqu'un qui a oublié le mot de passe il y a longtemps courir et attraper. Et si vous sortez et que vous avez absolument besoin de vous connecter à Internet, envisagez de vous procurer un Mi-Fi portable ou de connecter votre ordinateur à votre téléphone pour pouvoir y accéder.
Regardez votre agenda
Enfin, parcourez vos objectifs de réunion à l’avance et assurez-vous de disposer des documents ou des informations dont vous avez besoin pour réussir votre réunion. Si vous avez un ordinateur portable ou une tablette, enregistrez les documents importants dans un dossier facile à trouver et ne nécessitant pas de connexion Internet (au cas où!). Si vous rencontrez à l'extérieur dans un parc ou lors d'une promenade, envoyez des notes par e-mail pour un accès téléphonique facile (vous n'avez pas besoin de faire défiler un document entier sur votre petit écran tout en essayant d'organiser une réunion), ou de noter Quelques notes à l’avance pour secouer votre mémoire.
Vous devez également vous demander si vous devrez prendre des notes pendant la réunion et comment vous y prendrez. Évidemment, si vous avez votre ordinateur portable ou un ordinateur portable, vous pouvez noter des choses comme si vous étiez au bureau, mais si vous vous promenez, envisagez de prendre des notes décousues dans un petit ordinateur portable ou d'utiliser la conversation en texte pour annoter la réunion sur votre téléphone. Et si vous n'arrivez pas à écrire quoi que ce soit à cause de l'emplacement? Faites-vous une priorité pendant cinq minutes dès que vous revenez au bureau pour écrire quelque chose d'important.
Maintenant que vous avez élaboré un plan, prenez une minute pour visualiser votre réunion. Marchez vous-même et assurez-vous de n'avoir rien oublié de ce dont vous avez besoin pour une réunion réussie à l'extérieur du bureau. Ensuite? Sors d'ici! Vous apprécierez davantage les réunions avant de vous en rendre compte.
