Je ne sais pas trop en quoi il s'agit de parler à plus d'une personne au téléphone, mais les téléconférences peuvent être difficiles à obtenir rapidement. Les gens restent en arrière et attendent que les autres parlent (ou ils se parlent), et il est souvent difficile de savoir où la conversation devrait aller ensuite. Les silences douloureux abondent et tous les membres du groupe commencent à se demander s’ils ont un mauvais premier rendez-vous.
En tant qu'écrivain dans une équipe de marketing d'une compagnie de téléphone, je suis toujours sur ce type d'appels et j'ai appris quelques astuces pour les rendre plus fluides. Si la pensée d'avoir un appel avec plus de deux personnes vous fait trembler à votre place, poursuivez votre lecture, et répétez après moi: Les téléconférences ne doivent pas forcément être difficiles.
Suivez le guide
Bien sûr, le but de la téléconférence est d’organiser une conférence, mais les choses se dérouleront comme si un pétrolier était bien graissé si vous choisissez un chef avant le début de la réunion. Cela ne signifie pas que les autres ne peuvent pas intervenir, mais un chef de file peut diriger la conversation ou intervenir au besoin (par exemple, s'il y a un silence gênant après qu'un vendeur ait évoqué des points de prix).
Si vous êtes nommé chef, présentez une liste de questions auxquelles vous devez répondre. Le but de l'appel est-il de trouver plus d'informations avant de faire un achat? Est-ce pour régler les termes d'un partenariat? Vous devez également créer un ordre du jour succinct, indiquant les points sur lesquels les autres membres de l’équipe doivent mener la conversation et le distribuer avant l’appel afin que tout le monde sache à quoi s’attendre. Plus d'attentes signifie des silences moins gênants.
Obtenir le bon système (et savoir comment l'utiliser)
Une grande partie de l'inconfort de ces appels peut provenir de problèmes techniques ("Désolé, tout le monde essaye encore de mettre ce système en place!" est-ce qu'il a déposé? ”)
Il est donc important de disposer d’un système téléphonique opérationnel pouvant prendre en charge les téléconférences et, plus important encore, de le tester avant la réunion pour être sûr que cela fonctionne. Et vous n'avez pas besoin de travailler dans une entreprise du Fortune 500 pour disposer d'une solution technologique avancée et facile à utiliser pour votre équipe. Même les petites entreprises et les jeunes pousses peuvent trouver des systèmes VoIP et PBX virtuels peu coûteux prenant en charge la conférence.
Considérer la vidéo
Chaque fois que j'ai une conférence téléphonique, j'aimerais pouvoir voir le visage des autres personnes. Pas parce que je veux vérifier (OK, peut-être que je fais un peu), mais parce que cela ressemble plus à une réunion de personne à personne. Au lieu de deviner si quelqu'un sourit ou non, vous pouvez le voir. Au lieu de vous demander si quelqu'un est distrait ou si elle réfléchit, vous pouvez lire son visage. J'ai récemment eu une conférence téléphonique avec quelqu'un qui avait l'air de chez lui en sous-vêtement, entouré d'une montagne de Cheez Doodles. Était-il? Je ne sais pas - j'aurais aimé avoir une vidéo.
Il existe une multitude de solutions vidéo largement utilisées, notamment les hangouts Google, Skype et Join.me. En supposant que les participants à votre réunion ne soient pas à la maison en sous-vêtements, cela peut rendre les choses beaucoup moins difficiles.
Utilisez votre voix Big Kid
Je ne sais pas trop pourquoi, mais les gens s'effacent souvent pendant ce type d'appels, craignant de sortir et de faire entendre leur voix. Mais n'ayez pas peur de prendre la parole, vous êtes invité à une téléconférence car votre opinion est appréciée! En fait, utilisez votre voix de grand enfant et parlez fort et avec confiance pour que tout le monde puisse vous entendre.
Mieux encore, assurez-vous que tous les autres participants participent également. Si quelqu'un n'a rien dit depuis un moment, demandez-lui de faire le point. Cela garantira que tout le monde se fera entendre (et accordera effectivement une attention à la réunion).
Si vous dites que c'est gênant, c'est gênant
Je crois fermement que les situations ne sont gênantes que parce que nous les laissons faire. Bien sûr, parfois les silences sont inconfortables, mais ils ne doivent pas nous faire grimacer. Participez à chaque téléconférence avec un esprit ouvert et engagez-vous dans une expérience non inconfortable! Si vous ne souhaitez pas que l'appel vire en territoire délicat, il ne le fera pas, c'est garanti.
Les téléconférences existent: elles constituent un moyen productif de réunir un groupe, même si un membre vit dans le Wisconsin et un autre à Los Angeles. Ne considérez pas les téléconférences comme un mal nécessaire, mais considérez-les comme un moyen amusant de réunir des collègues lointains dans une salle virtuelle. Si vous éliminez l'inconfort, les téléconférences peuvent être amusantes!
