Au fur et à mesure que le volume des e-mails que nous envoyons et recevons augmente, un nouveau problème se pose: trouver un message spécifique - ou un élément d'information spécifique - dans votre vaste archive.
Heureusement, avec quelques touches préméditées et un savoir-faire en matière de recherche avancée, vous pouvez récupérer les informations dont vous avez besoin plus facilement que jamais dans votre courrier électronique.
Astuce 1: écrivez maintenant pour trouver plus tard
L’une des choses que je fais avant d’envoyer un courriel est de le lire pour faciliter les recherches. Je pense à ce que je chercherais pour trouver cet email plus tard et ensuite m'assurer que ces mots sont bien dans l'email.
Dans la plupart des cas, je ne change rien, mais de temps en temps je constate que j'ai tapé "le partenariat dont nous avons discuté ce matin" au lieu de "le partenariat Mashable dont nous avons discuté ce matin" ou "Notes de réunion avec Jack ”au lieu de“ Notes de rencontre avec Jack Smith d'Amazon. ”Lorsque je chercherai ce fil dans le futur, je sais que je chercherai“ Mashable ”ou“ Jack Smith Amazon ”, et sans ces solutions rapides, je ne le ferais pas. ont trouvé une chose.
Astuce 2: Utiliser des étiquettes et des dossiers
Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous pouvez utiliser des étiquettes ou choisir de tout archiver dans un grand océan de courriels. Je trouve que la recherche est la meilleure raison d'utiliser des étiquettes.
Par exemple: Ma co-fondatrice, Kathryn, et moi-même, nous envoyons des courriels sur la ville de Chicago relativement fréquemment. Certains des e-mails sont liés à l'expansion de nos ventes dans la ville, tandis que d'autres sont totalement indépendants (comme une conférence ou un candidat basé dans cette ville). Le fait de pouvoir rechercher «Kathryn Chicago» dans l’étiquette «Ventes» m’aidera à trouver ce que je cherche beaucoup plus rapidement que la recherche de tous mes courriels pour la même requête.
La même chose vaut pour les dossiers d'autres clients de messagerie, comme Outlook. Etre capable de rechercher dans un ensemble d'e-mails plus contraint facilite la recherche de ce que vous recherchez.
Astuce 3: Connaissez vos commandes de recherche de courrier électronique
Enfin, connaissez vos options de recherche. La différence entre la recherche d'e-mails contenant «Kathryn» dans le corps de l'utilisateur et les e-mails envoyés par Kathryn, envoyés à Kathryn, ou avec «Kathryn» dans l'objet est assez importante. Pour Gmail, ce sont les principales commandes de recherche à connaître:
-
Pour rechercher des courriels en provenance ou à destination d'une personne spécifique: à: XYZ et à partir de: XYZ
Conseil pro: pour ces deux commandes, vous pouvez choisir entre une adresse électronique, un prénom ou un nom de famille, par exemple, à partir de: [email protected], de: jane, de: smith. Si une personne a plusieurs adresses électroniques, l'indication de son prénom ou de son nom de famille affichera les résultats de chacune d'elles. -
Pour rechercher un email avec des mots spécifiques dans le sujet: subject: XYZ
Conseil pro: Si vous souhaitez rechercher une phrase, veillez à la mettre entre guillemets. Objet: NYC travel recherchera les e-mails avec «NYC» dans la ligne d'objet et «voyager» quelque part dans le corps - vous aurez besoin de l'objet: «NYC travel». -
Pour rechercher un email avec une pièce jointe: a: pièce jointe.
Astuce de pro: Vous pouvez également rechercher des types de fichiers spécifiques en utilisant filename: doc, filename: ppt, etc. -
Pour rechercher un email avec une étiquette spécifique: étiquette: XYZ
Astuce de pro: si vous cliquez sur une étiquette dans Gmail, elle sera déjà ajoutée à la barre de recherche afin que vous puissiez l'utiliser comme point de départ de votre recherche. -
Pour restreindre la recherche aux courriels lus ou non lus: est: non lu ou est: lu
Pour plus d'informations, consultez les excellents exemples de ces commandes de recherche en action de Digital Inspiration.
Utilisez-vous d'autres astuces pour garder votre courrier électronique consultable?
