J'aime l'été. Bien sûr, il fait parfois très chaud et il est difficile de trouver des vêtements qui conviennent au travail, mais si vous êtes chanceux, c'est le temps des vacances.
Au cours des dernières années, cependant, j’ai remarqué que les vacances ne sont plus seulement une occasion de se détendre: elles commencent également à devenir synonymes de stress. Le stress lié au courrier électronique, pour être exact: les gens semblent se sentir dépassés par l’idée de rester attachés à leur courrier électronique, de ne pas y avoir suffisamment accès ou de revenir à une boîte de réception pleine à craquer.
Eh bien, croyez-le bien: avec un peu de préparation et des limites claires, vous pourrez vous détendre au bord de la piscine avec votre mojito - sans ordinateur portable - en un rien de temps.
Avant que tu partes
Tout comme vous faites votre lit, videz le réfrigérateur et sortez la corbeille avant de partir en vacances; vider votre boîte de réception avant de partir facilite le retour. Alors, quelques semaines avant de partir en voyage, prévoyez quelques heures pour vous préparer au nettoyage de printemps (pensez à cela comme un bronzage de base, sauf ce qui est meilleur pour vous et infiniment plus facile à faire depuis votre canapé).
Vous voudrez également préparer votre équipe et vos clients 10 à 15 jours avant votre départ. Envoyez-leur un courrier électronique leur rappelant vos dates de départ, leur indiquant les points de contact secondaires pour les différents domaines dont vous êtes responsable (par exemple, en leur faisant savoir de ne pas vous envoyer de courrier électronique!), Et leur demandant de retenir tout ce qui n’est pas urgent. tu es ailleurs. Assurez-vous de leur demander de vous envoyer tout travail ou réponse avant la date de votre départ, 4 à 5 jours avant votre départ, afin de vous donner le temps de les contacter.
Je recommande également de dire que vous ne consulterez pas souvent vos courriels, mais que vous devez mettre "URGENT" dans la ligne d'objet si quelque chose ne peut vraiment pas attendre jusqu'à votre retour. En incitant votre équipe à demander ce dont elle a besoin avant votre départ et en leur demandant de ne pas vous contacter jusqu'à votre retour, vous réduirez considérablement la charge globale de vos e-mails.
Enfin, assurez-vous de mettre en place un répondeur automatique par courrier électronique avant de décoller. Certaines personnes vont à l'extrême et ferment complètement leur courrier électronique en leur absence, mais je ne recommanderais pas cette voie à moins que vous et votre lieu de travail ne puissiez le supporter. Un message indiquant «Je ne suis pas au bureau et je ne vérifie pas les courriels avant le 15 août - veuillez contacter untel si vous avez besoin d'aide» suffit.
Conseil pro: ajoutez 1 à 2 jours à votre date de retour dans le répondeur automatique pour gagner du temps de rattrapage avant que les gens ne recommencent à vous bombarder de courriels.
Pendant votre absence
Maintenant, voici où votre personnalité est un facteur important, alors j'ai divisé mon conseil pour les deux extrêmes:
Pour la pause totale de vos écrans
Si l'idée de ne pas consulter votre courrier électronique pendant deux semaines suscite un sentiment d'appréhension plutôt que de joie, vous ressemblez peut-être davantage à moi, alors passez à la section suivante. Si cela ne vous ressemble pas du tout, voici ce que je recommande: Échangez un jour de moins de vacances pour une pause complète du courrier électronique.
Je sais que beaucoup d’entre vous vont détester cette idée, mais supportez-moi. Soit vous avez un travail où vous pouvez rattraper une fois que vous revenez, ou vous ne le faites pas. Si vous savez que vous faites partie de ce dernier groupe, rentrer à la maison le samedi et rattraper lentement le dimanche avant de retourner au travail a été une stratégie très efficace pour beaucoup de mes amis non-accros au courrier électronique.
Pour les honnêtes adeptes du courrier électronique
Pour les accros au courrier électronique (comme moi), je vous recommande de vérifier votre boîte de réception tous les 1-2 jours à partir d'un smartphone et de vous concentrer sur le nettoyage . Ces deux choses sont la clé:
1. Utiliser un smartphone: pourquoi? Il est beaucoup plus difficile de se faire prendre dans votre boîte de réception par téléphone. Vous ne pouvez pas vraiment écrire de longs courriels ni consulter des informations. Mais si quelque chose d'important se présente, vous le verrez.
2. Concentrez-vous sur le nettoyage: il est essentiel de résister à l'envie de répondre aux courriels non urgents, aussi rapides et faciles soient-ils, car ils indiqueront au destinataire que vous êtes disponible et répondez aux courriels. Dès que les gens reçoivent un courrier électronique de votre part, ils pensent que vous êtes disponible et vous êtes grillé.
Vous avez toutefois la permission de faire ce qui suit: Répondez aux courriels marqués "URGENT" (espérons que vous n'en aurez pas), supprimez les courriels dont vous n'avez pas besoin ou pas envie de lire, et lisez et archivez les courriels d'information. (Les courriels envoyés à des groupes sur lesquels vous n'êtes pas spécifiquement appelé tombent dans le compartiment de lecture et d'archivage.) Ce qui restera à votre retour sont les courriels qui nécessitent votre attention et votre réponse, mais ne sont pas si urgents que vous le souhaitez. besoin d'y répondre avant de revenir.
Lors de mes dernières vacances, cette stratégie m'a permis de traiter 90 courriels à mon retour (au lieu des 380 qui ont été envoyés au cours de mon voyage). Cela m'a pris 15-30 minutes par jour. Pour moi, cela en vaut vraiment la peine et cela m'a procuré la tranquillité d'esprit dont j'avais besoin pour vraiment me détendre pendant mes vacances.
Lorsque vous revenez
Quelle que soit la méthode choisie pendant votre absence, vos premiers jours en arrière nécessiteront probablement encore un peu de rattrapage. Donnez-vous deux jours ouvrables complets pour vous préparer et évitez les délais ou les grandes réunions pendant cette période. Les deux premiers jours, je bloque généralement 2-3 heures par jour pour traiter à la fois ma boîte de réception et le rattrapage général avec mon équipe. Assurez-vous de prendre un café avec votre responsable pour lui demander des informations sur les changements de priorités ou de calendrier ou sur les nouveaux projets démarrés. Si vous gérez les autres, prévoyez du temps avec eux pour voir comment les choses se sont passées pendant votre absence.
Avec un peu de préparation, un peu de conscience de soi et un peu de temps à votre retour, vous pouvez vous assurer de vous reposer et de vous détendre pendant vos prochaines vacances.
