Avez-vous déjà réfléchi à l’importance de l’écriture pour votre travail quotidien? À l'exception de quelques champs, la plupart d'entre nous sont responsables de la communication par courrier électronique. De plus, nous pouvons être amenés à rédiger des propositions, à ajouter des pages à un manuel ou à créer un document lourd en termes de texte pour présenter une nouvelle idée. De plus, vous devrez peut-être même soumettre un échantillon écrit pour un travail futur.
Ainsi, bien que vous ne soyez peut-être pas un «écrivain» de métier, le nombre de choses que vous devez communiquer chaque jour par écrit n’est pas sans importance.
Cela signifie que vous voulez non seulement vous assurer que vous utilisez correctement "its" et "it", mais vous souhaitez également cocher quelques autres cases "scripturaires".
Parce que si vous ne le faites pas, vous finissez par envoyer des emails comme ceci:
OK, cela pourrait être une exagération. Mais ce n'est pas si loin.
Alors, comment y remédierais-tu? Et comment arrêtez-vous votre écriture (sans avoir à travailler des heures?). Comment devenir un orateur et un écrivain plus fort? Ce n'est pas si difficile - commencez à travailler sur cette liste de contrôle et vous deviendrez un meilleur rédacteur en un rien de temps.
Y a-t-il des phrases à courir?
Si vous n'êtes pas sûr, lisez à haute voix et assurez-vous que vous-même et un collègue pouvez suivre ce que vous essayez de dire. À moins que vous ne soyez un écrivain expérimenté doué pour les lignes longues et complexes, optez pour des phrases courtes et simples.
Dans l'exemple ci-dessus, la première phrase est un run-on (c'est pourquoi vous vous êtes probablement senti perdu depuis le début).
Voici comment cela devrait se lire:
Ce que vous dites est-il clair?
Il est bon d’utiliser des mots de vocabulaire fort, mais seulement si vous êtes certain de les utiliser correctement. Il est préférable de maîtriser votre écriture avec des mots que vous connaissez plutôt que d'en ajouter un gros en espérant que cela vous rendra plus intelligent. Et s'il s'agit d'une mauvaise utilisation flagrante, comme dans le cas de la componction ci-dessus, c'est vraiment grave.
L'écriture est-elle conversationnelle?
Bien sûr, selon les articles, vous ne voudrez pas aller trop décontracté, mais vous ne voudrez pas non plus que vos mots soient lus avec une rigidité extrême ou sonnent extrêmement formels, en particulier si vous ne souhaitez pas conserver cette façade pendant ce que vous faites. pourrait être un échange en cours.
Utiliser des expressions telles que «je souhaite discuter», «si vous en avez envie» et ne jamais utiliser de contractions crée une écriture stagnante, et à moins que votre travail ne l'exige absolument, vous semblerez plus accessible (lisez: un être humain) si vous: travailler sur l'écriture conversationnelle.
Avez-vous des transitions en place au besoin?
Lisez-le à voix haute et vérifiez que le passage d'un paragraphe à l'autre est logique et qu'il se déroule bien.
Même si c'est bien beau d'ouvrir un e-mail du lundi matin avec une note sur le week-end, ça fait bizarre quand on le laisse tomber au milieu d'un e-mail , comme ci-dessus.
Utilisez-vous la ponctuation correcte?
Connaissez-vous la différence entre un point-virgule et un point-virgule? Utilisez-vous régulièrement des virgules (tout au long de votre calcul, si c'est votre préférence)?
Cela soulève un certain nombre de problèmes: «J'espère que vous avez passé un bon week-end: je me demande si nous pouvons fixer un temps pour parler au téléphone», mais au sommet se trouve l'utilisation incorrecte du côlon.
Vérifiez vos homophones
Vous savez, ces mots qui sonnent de la même manière mais sont épelés différemment et ont une signification différente. (Quelques exemples: ils sont là, leurs.)
Ou, dans l'exemple ci-dessus, vous avez peut-être compris l'erreur que vous êtes.
Votre capitalisation est-elle correcte?
C'est une question délicate, et beaucoup de gens capitalisent à tort des noms communs, alors que seul le nom propre devrait être capitalisé.
Ni l'équipe ni le service n'ont besoin d'être capitalisés dans ce courrier électronique. Ce sont des noms communs, et non des noms propres.
Cela semble assez facile, non? Eh bien, voici à quoi cet email ressemblerait si Fictional Ben suivait ce conseil:
Vous n'avez pas besoin d'être le meilleur écrivain de tous les temps - ce n'est pas le but ici. Mais pratiquement toutes les industries apprécient les personnes qui savent enchaîner des phrases correctes grammaticalement et partager clairement leurs idées. Cela fait de vous un meilleur emailer, un meilleur présentateur, un meilleur chercheur d'emploi et, dans l'ensemble, un meilleur communicateur.
