Combien de fois avez-vous reçu une invitation à une réunion et avez-vous pensé: «Bon sang, devons-nous le faire maintenant?» Comme nous le savons tous, il est très fréquent que se réunir en personne soit carrément ridicule, surtout implique un grand groupe de personnes dont la contribution n'est tout simplement pas nécessaire. Mais aussi facile que soit de supposer que vous n’aurez jamais une bonne raison d’y assister une fois de plus, il ya des moments où c’est vraiment le meilleur moyen d’accomplir des tâches importantes.
Donc, avant de refuser cette invitation à la mise à jour trimestrielle de l'équipe, voici quelques occasions d'assister à votre meilleure option pour rester sur la bonne voie et atteindre vos objectifs.
1. Quand vous vous réunissez pour lancer un projet sensible au facteur temps
Certaines des réunions les plus frustrantes sont celles où un grand groupe de personnes se réunit pour discuter, eh bien, pas grand-chose du tout. Parfois, vous parlez de choses qu'il serait bien de faire, mais ne créez pas de plans d'action. D'autres fois, vous vous réunissez simplement pour vous réunir.
Cependant, il y a aussi des situations où vous ou vos coéquipiers avez quelque chose d'urgence qui doit être complété le plus tôt possible - et beaucoup de personnes doivent faire en sorte que tout se passe bien. Et bien sûr, vous pouvez envoyer un document Google et accepter de travailler «ensemble». Ou vous pouvez vous rencontrer en personne pendant 30 minutes, élaborer un plan, déléguer des tâches et commencer.
À la fin de la journée, il est préférable que certains produits livrables soient terminés en équipe. Par conséquent, si vous ou une autre personne avec qui vous travaillez demandez un coup de main, évitez de trop insister pour que vous ajoutiez une autre réunion à votre calendrier.
2. Quand votre équipe se bat contre le courrier électronique
Dans un monde idéal, vos coéquipiers et vous ne serez jamais en désaccord et travailleriez ensemble en parfaite harmonie chaque jour. La réalité de la plupart des équipes, cependant, est que la plupart des groupes se butent à un moment ou à un autre. Bien qu'il serait plus facile de l'ignorer quand les choses sont un peu glaciales chez vos collègues et que vous continuez, vous savez que cela ne fera que créer plus de problèmes par la suite.
Il est presque toujours beaucoup plus productif de simplement exprimer ouvertement tous vos griefs avec le projet (ou l'approche d'un collègue envers le projet) et de trouver le moyen de résoudre le conflit afin de respecter vos délais.
Et la meilleure façon de faire ça? Trouvez une salle de conférence et regardez-vous directement lorsque vous commentez. Vous pourriez être tenté de le faire par courrier électronique ou par chat, mais soyez honnête, vous savez que vous ne progresserez que si vous le faites en personne, lors d'une réunion réelle.
Parce que neuf fois sur dix, les critiques constructives sont beaucoup moins sévères quand on vous le dit, que lorsqu'il s'agit de votre boîte de réception. De plus, un commentaire désinvolte sur votre choix de police de présentation est beaucoup moins personnel lorsqu'il fait partie d'une conversation en cours à voix haute et n'est pas la seule ligne d'une réponse de chaîne de courrier électronique.
3. Lorsque vous avez besoin de commentaires sur quelque chose
Encore une fois, vous pourriez être tenté de dire: «Ne nous rencontrons pas. N'hésitez pas à m'envoyer vos réflexions à ce sujet dans un courrier électronique. »Mais soyons réalistes: il est parfois utile d'entendre les réflexions de vos collègues sur quelque chose en personne.
Ces réunions ne doivent pas nécessairement être longues et, dans de nombreux cas, vous n'avez probablement même pas besoin d'un agenda officiel. Mais certaines des idées qui viennent de parler en face à face peuvent souvent être incroyables. Et si vous évitez de les configurer vous-même lorsque vous avez vraiment besoin de commentaires ou que vous vous sentez bloqué dans un projet, vous ne faites que compromettre votre propre succès.
4. Quand il y a une décision importante à prendre
C’est la raison la plus évidente d’organiser une réunion, mais aussi la plus importante. Il est si facile de faire glisser vos pieds lorsque votre groupe doit prendre une décision. Si vous avez des doutes sur quelque chose ou si vous souhaitez obtenir une opinion honnête sur le choix que vous pensez être sur le point de faire, n'hésitez pas à demander à votre équipe de se réunir afin de décider avant que le groupe ne quitte la salle.
Et si un membre de votre équipe fait la même chose, évitez de vous glisser dans une salle de conférence. Faire des choix est difficile, et à moins de travailler avec une équipe de lecteurs de l'esprit, le meilleur moyen de savoir si tout le monde est sur la même page est de s'asseoir autour de la même table pour en parler.
J'ai compris. Les réunions ne sont pas toujours amusantes, surtout quand vous avez une liste de choses que vous voulez faire. Et quand ils sont frivoles, improductifs, ou une combinaison des deux, il est compréhensible que vous cherchiez des moyens de vous en sortir le plus rapidement possible.
D'un autre côté, il est injuste de supposer qu'ils sont tous une perte de temps. Évaluez chacun au cas par cas avant de dire «Non merci». Vous constaterez que dans de nombreux cas, se réunir est la meilleure façon d'accélérer les choses.
