Levez la main si vous vous êtes trouvé dans l'une des situations suivantes au travail:
- Une réunion qui se termine et vous oblige à vous présenter en retard à votre prochaine réunion, à être incapable de terminer un projet à temps ou à manquer un événement d'après-travail.
- Une réunion tellement désorganisée que vous en sortez en pensant, que vient-il de se passer?
- Une réunion qui finit par être une perte de temps totale.
Est-ce que je vois toutes les mains en l'air? Je le pensais bien. Chacun de ces problèmes pourrait être résolu avec une chose simple: un agenda de réunion .
Quel est ce concept magique, demandez-vous? Un document qui couvre les éléments suivants:
- Ce que vous devez préparer à l'avance ou apporter à la réunion
- Qui est présent
- Pourquoi vous rencontrez et les objectifs que vous souhaitez atteindre
- Ce dont vous allez parler, qui va parler de quoi et combien de temps il faudra à chaque sujet pour discuter
- Quelles sont les prochaines étapes à suivre après la réunion?
Vous avez probablement déjà utilisé quelque chose comme ça auparavant, mais de manière moins formelle. Par exemple, vous avez peut-être rempli la section des notes de votre invitation à l'agenda pour indiquer aux utilisateurs les documents auxquels ils doivent faire référence. Ou bien, vous avez envoyé un courriel décrivant brièvement le but de la réunion de mardi à laquelle vous venez d’inviter l’ensemble de la société.
Toutefois, il peut être extrêmement utile d’avoir une mise en page plus concrète et plus précise de la manière dont votre réunion devrait et va se dérouler. Tout d’abord, c’est la documentation cruciale: en écrivant ce que vous avez dit et les décisions que vous avez prises, vous pouvez faire référence à quelque chose que tout le monde (y compris votre patron) peut mettre en doute vos décisions futures.
D'autre part, cela aide même le groupe le plus désordonné de personnes à rester organisé et concentré, tout en le tenant pour responsable. Les gens peuvent participer à la conversation avec soin, ce qui signifie que vous pouvez utiliser votre temps limité ensemble de manière efficace, que vous pouvez être sûr que la réunion a été productive et que vous pouvez plus facilement identifier les prochaines étapes concrètes.
Et heureusement pour vous, nous avons créé un modèle d’agenda que vous pouvez remplir dès maintenant et qui vous fera gagner du temps pour écrire le vôtre. Ouvrez simplement le document, faites-en une copie et demandez à votre chef d’équipe de le remplir.
Une fois rempli, envoyez-le à toutes les personnes concernées lorsque vous planifiez votre réunion. (Il peut être sage d'inclure une note disant: Veuillez consulter l'ordre du jour de la réunion avant la réunion. )
Un ordre du jour est utile pour à peu près tout type de réunion. Pour les enregistrements, il fournit la transparence et le temps nécessaire pour préparer les questions de suivi. Pour les réunions des clients, il fait preuve de leadership. Pour les groupes de discussion, cela garantit que vous ne soyez pas distrait et pour tout le monde, cela montre que vous leur accordez de la valeur.
Tout le monde gagne!
