Si vous êtes actuellement employé (et humain), vous connaissez le déluge de courrier électronique. Vous en recevez plus que ce à quoi vous pouvez répondre chaque jour, et cela vous empêche souvent de faire votre "travail réel". Mais dans ce monde moderne, être au sommet de votre boîte de réception est indispensable si vous voulez impressionner votre patron et aller de l'avant.
Désormais, de nombreuses personnes jugent à quel point elles gèrent le courrier électronique en fonction du nombre de courriels qu’elles traitent. "J'ai passé trois heures cet après-midi et répondu à 120 courriels" est un motif de célébration et de vantardise dans la plupart des bureaux. Mais dans la plupart des cas, c'est une grave erreur.
La vérité est qu'il existe trois types de courriels:
Lorsqu'ils sont confrontés à un bloc de temps pour attaquer leurs boîtes de réception, la plupart des gens commencent par les quickies. Il est satisfaisant de les éliminer. Le nombre total de courriels dans votre boîte de réception diminue beaucoup plus et ils ne nécessitent pas trop de réflexion.
Mais vous devriez réellement prendre l'approche inverse. C'est la vieille métaphore des roches, des cailloux et du sable: imaginez que vous receviez un pot en verre représentant votre temps, ainsi que des cailloux, des cailloux et du sable. La seule façon de tout comprendre est de commencer par les choses les plus importantes: vos roches. Si vous remplissez votre pot de sable en premier, vous ne pourrez jamais tout ranger.
En termes de courrier électronique, assurez-vous de ne pas remplir votre bocal de sable en répondant à des courriers rapides et faciles en premier - vous ne pourrez jamais accéder aux gros messages importants. Au lieu de cela, face à un bloc de temps de deux heures, vous devriez toujours commencer par les courriels qui nécessitent 30 minutes ou plus, et en avoir au moins un ou deux avant d’en faire plus rapidement. Par contre, si vous ne disposez que de 15 minutes avant votre prochaine réunion, c’est le moment idéal pour échanger rapidement des courriels.
Le moyen le plus simple de mettre en œuvre cette stratégie de manière transparente dans votre vie quotidienne consiste à ajouter deux balises (ou filtres dans Gmail): "réponse rapide" et "requiert du temps ciblé". Tous les courriels non étiquetés tomberaient donc dans la catégorie du milieu, nécessitant de 5 à 30 minutes.
Lorsque vous savez que vous avez un bloc de temps ininterrompu solide, commencez par ouvrir votre dossier de temps ciblé et choisissez ceux que vous devez absolument traiter. Reconnaître la rareté de ces longs blocs de temps est la clé du succès: lorsque vous en avez un, profitez-en pleinement! Et la prochaine fois que vous aurez quelques minutes à perdre en attendant le bus ou en file d'attente pour un café, ouvrez votre dossier "Réponse rapide" au lieu de consulter Instagram.
