Considérant que le courrier électronique est la principale forme de communication dans la plupart des bureaux, nous ne choisissons pas toujours nos mots écrits avec la plus grande prudence. Surtout lorsque nous essayons de traiter rapidement une boîte de réception pleine à craquer ou de répondre à des messages entre deux réunions sur notre téléphone, il est facile d'être ennuyeux, abrasif ou tout simplement grossier sans s'en rendre compte. Avec juste quelques mots tapés (ou omis), un email rapide peut passer d’un message amical à un désastre total.
Eh bien, il est temps pour une intervention par courrier électronique. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes en milieu de travail que nous commettons inconsciemment - et quelques stratégies rapides pour les éviter à l'avenir.
1.
Avez-vous déjà reçu un message électronique avec un seul sujet? Vu que vous êtes au téléphone, appelez-moi quand vous en aurez l'occasion ou où est votre rapport de fin de mois? Oui, et vous avez probablement trouvé cela déconcertant, ennuyeux, ou les deux. N'oubliez pas que, que vous soyez associé ou responsable, les e-mails et les textos ne sont pas la même chose et ne le seront jamais. Et un email avec un sujet écrit comme un texte enverra toujours le même message: Tu ne vaux pas mon temps.
Solution rapide: nous avons tous des jours fous au bureau, où il vous suffit de contacter un collègue ou de faire un reportage direct sans écrire un roman. Alors ne le fais pas. Utilisez un sujet d'un ou deux mots comme Réunion ou Fin du mois avec une ou deux lignes dans votre message:
Cette approche vaudra toujours et à jamais les 15 secondes supplémentaires de votre temps.
2
Lorsque vous discutez par e-mail avec un projet ou un rapport important, épelez des mots entiers dans toutes les capitales ( J'AI BESOIN de votre signature avant la fin d'aujourd'hui ) et mettre en surbrillance, mettre en gras ou souligner des phrases entières peut sembler dérangeant. à vos collègues.
Une fois, j'ai travaillé avec quelqu'un qui m'envoyait des courriels avec la mention NEEDS APPROVAL en rouge et en majuscule dans ses messages ou avec des paragraphes complets surlignés en jaune. Elle essayait d'être informative et d'indiquer des détails importants, mais son approche s'est révélée excessivement abrasive.
Solution rapide: utilisez des titres en gras ou en italique ou des points pour rappeler les projets ou points importants que vous créez - et conservez la mise en forme avec quelques mots, pas des paragraphes entiers. Si vous craignez que votre lecteur ne parcourt un courrier électronique et manque des éléments urgents, assurez-vous que vous utilisez un objet informatif, tel que Projets en attente d'approbation en fin de journée. Enfin, assurez-vous de garder vos courriels rapides et concis, ce qui augmentera les chances que le destinataire reçoive toutes les informations nécessaires.
3
Lorsque vous renvoyez par courrier électronique un collègue avec un indice utile ou un détail qui avait été négligé dans un message précédent, cliquez sur "répondre à tous" peut faire des commentaires ou des conseils amicaux apparaissant comme condescendants ou compétitifs, en particulier lorsque le responsable de la personne en question est élu. (Copier le patron de quelqu'un dans un courrier électronique avec une correction revient en gros à lui adresser des critiques constructives alors que son patron se tient debout à côté, personne ne l'apprécie.)
Solution rapide: si vous avez une suggestion pour l'expéditeur, envoyez-lui un e-mail directement, idéalement sur un fil différent, afin d'éviter tout risque de réponse accidentelle à «répondre à tous». Mieux encore, décrochez le téléphone! Un simple appel téléphonique facilite la clarification des détails, sans risque d'offenser personne.
4
Je sais que lorsque vous êtes pressé par le temps et que vous parcourez votre boîte de réception, cela peut sembler une étape inutile de taper Merci, Votre nom , surtout lorsque votre signature électronique est là. Eh bien, fais-le quand même. Terminer un e-mail sans votre nom revient à s'éloigner d'une conversation sans se dire au revoir. Cela vous donne l'air précipité et négligé, et c'est impoli.
Solution rapide: Ajoutez Merci et votre nom à votre signature, et configurez-le pour qu'il remplisse automatiquement votre courrier électronique lorsque vous cliquez sur Envoyer. La signature, amicale et professionnelle, se fera à chaque fois, sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
5
L'envoi d'e-mails que vous ne voudriez pas que votre responsable voie peut vous mettre dans une impasse professionnelle si l'e-mail est transféré. Et oui, cela devrait aller de soi, mais cela se produit tout le temps. Un de mes amis a travaillé avec une femme qui se plaignait d'elle dans une chaîne de messagerie, et devinez quoi? Ce courriel a fini par se retrouver dans sa boîte de réception.
N'oubliez pas non plus que le courrier électronique de la société est la propriété de la société et est considéré comme un jeu équitable si les Ressources humaines décident qu'elles ont besoin d'accéder à votre compte. Les conseils candides à un collègue, les plaintes à propos de vos collègues ou les détails de vos projets pour le week-end ne doivent jamais quitter votre boîte d'envoi.
Solution rapide: soyez un professionnel accompli et faites comme si votre patron était inscrit sur chaque email que vous envoyez. Fin de l'histoire.
