Je sais qu'il existe un million et un moyen de gérer vos tâches quotidiennes à l'aide de la technologie. Et bien que je connaisse généralement bien les solutions numériques, j’ai toujours été quelqu'un qui gère ma liste de tâches avec du bon vieux stylo et du papier. Non seulement cela m'aide-t-il à être vraiment efficace pendant mes journées bien remplies d'école de commerce, à hiérarchiser mes tâches et à travailler même lorsque je n'ai pas de données de cellules, mais il n'y a littéralement rien de plus satisfaisant que de passer d'une tâche terminée à une autre. faire une liste.
Si vous avez eu du mal à trouver un système d'organisation qui fonctionne pour vous, ou si vous voulez juste essayer de vous débarrasser de l'encombrement numérique et revenir à l'essentiel, je vous recommande de tenter le coup à cette méthode! Voici comment le faire.
1. Obtenez un véritable planificateur de copie papier
Évidemment, la première étape consiste à se procurer les outils qui vous conviennent. Il est important d'utiliser un planificateur de copie papier qui correspond à votre style d'organisation et de travail. Par exemple, j'utilise les agendas Poppin car ils affichent un horaire hebdomadaire à gauche et du papier ligné à droite, ils tiennent dans mon sac à main et sont assez bon marché.
J'aime voir toute la semaine sur une seule page, mais si vous aimez un autre type de vue, jetez un œil à Moleskine, qui propose une multitude de formats différents, ou, si vous souhaitez également faire de l'analogique avec vos achats, rendez-vous chez votre revendeur. Barnes & Noble et parcourez son immense sélection jusqu'à ce que vous trouviez la bonne solution.
2. Répertoriez tous vos principaux engagements pour la semaine
Je commence toujours par énumérer toutes les principales obligations de mon emploi du temps hebdomadaire, afin que je puisse avoir une idée de ce que je vais devoir planifier. J'aime inclure des tâches et des événements personnels et professionnels pour vraiment avoir une image complète de la semaine.
Par exemple, si je dois préparer une grande réunion mercredi, mais que je dois arrêter de travailler mardi à 18 heures pour assister à un dîner d'anniversaire, je saurai que je devrai probablement travailler tard le lundi.
3. Rédigez et hiérarchisez vos tâches
Une fois que j'ai commencé à remplir le calendrier avec mes principaux engagements, je divise le côté papier de mon agenda en quatre zones, la zone supérieure droite représentant les tâches importantes / non urgentes, la partie supérieure gauche correspondant aux tâches importantes / urgentes, et les deux cases du bas représentent des tâches sans importance / non urgentes et sans importance / urgentes.
Ensuite, j'écris toutes les tâches que je dois accomplir pour la semaine, en veillant à les lister dans la case correspondante. Par exemple, «payer une facture de carte de crédit» va toujours dans la case importante / urgente, tandis que «acheter un manteau d'hiver» est important / non urgent.
Cela fonctionne comme un système de priorisation intégré, car il me force à identifier ce sur quoi je dois travailler et à quel moment.
Il est également essentiel de signaler les tâches sans importance / urgentes, que je privilégierai souvent par rapport aux éléments importants à long terme si je ne fais pas attention. Par exemple, je travaille sur trois documents de recherche à long terme ce semestre, qui ne semblent jamais aussi pressants que demain et qui pourraient facilement se perdre dans le brouhaha d'une liste complète de tâches à faire. Ce système de hiérarchisation des priorités m'oblige à reconnaître que le travail sur les documents est important et à commencer à l'écrire à l'avance.
4. Faites un horaire quotidien (et incluez le temps d'arrêt)
Toute cette planification hebdomadaire est agréable, mais en quoi cela m'aide-t-elle à déterminer ce qu'il faut réellement faire un jour donné? Chaque matin, je sors un morceau de papier vierge (j'utilise du papier d'imprimante blanc, mais vous pouvez aussi vous procurer un cahier si vous souhaitez classer le processus un peu) et faire trois choses.
Tout d'abord, j'écris les heures de la journée de 8 heures à 23 heures par incréments de 30 minutes et j'inscris toutes les réunions, les cours et les engagements personnels que j'ai. Ensuite, je regarde mon agenda hebdomadaire et extrait les tâches que je veux terminer ce jour-là, en veillant à extraire au moins un élément de chacune de mes quatre cases. Enfin, j'insère toutes les tâches dans mon calendrier, en indiquant le temps dont disposent les réunions.
Étant donné que les tâches prennent généralement plus de temps dans la pratique, ma règle générale est de prévoir 1, 5 fois le temps dont je pense avoir besoin, juste pour être sûr de pouvoir tout intégrer. Je m'assure également de toujours gagner du temps. le début de soirée et une heure pour aller à la gym, les deux dont j'ai besoin pour maintenir ma santé mentale!
5. Traverser les choses
C'est ma partie préférée du processus: rayer des tâches lorsque je les termine. J'aime utiliser des stylos de couleur, juste pour rendre les choses un peu plus amusantes. En général, je garde un suivi de mon emploi du temps quotidien, puis je raye tous les éléments de ma liste de tâches hebdomadaires à la fin de chaque journée.
6. Reporter les articles non terminés
À la fin de la semaine, il est important de veiller à ce que tous les articles non finis soient reportés aux semaines à venir, afin qu'ils ne restent pas entre les mailles du filet. Dimanche soir, je m'assieds habituellement avec un stylo rouge et raye les éléments non complétés un par un, au moment de décider de les «annuler» ou de les reporter aux semaines suivantes. L’un des avantages d’un planificateur de papier est qu’il est possible d’exécuter des tâches pour lesquelles vous n’avez pas le temps, car vous pouvez les écrire où vous le souhaitez - j’ai en fait déplacé ma ligne de magasinage des fêtes vers la première semaine de décembre, car Je sais que je n'aurai pas le temps pour ça avant.
Je sais que ce processus peut paraître compliqué, mais consacrer seulement 20 minutes par jour à la planification peut vous aider à gagner du temps. Je sais que je suis particulièrement enclin à perdre de petits blocs (par exemple 30 minutes entre les cours) si je n'ai pas réfléchi à ce que je veux faire, mais si j'ai déjà défini mon emploi du temps, je n'ai pas à réfléchir à deux fois. à propos de ce que je suis censé faire avec mon temps.
J'espère que cela vous aidera à vous débarrasser de la fatigue liée aux décisions et à accomplir davantage de tâches.
