En tant que membre de la génération Y, vous connaissez (espérons-le) déjà les règles les plus importantes en matière d'étiquette de courrier électronique: soyez bref et gentil, et ne mettez rien dans un courrier électronique que vous ne voudriez pas transmettre à votre grand-mère, votre patron, ou votre autre significatif.
Mais parfois, la partie la plus délicate à propos de la rédaction d'un courrier électronique n'est pas du tout son contenu, mais bien la façon de commencer et de le terminer. Surtout sur le lieu de travail, ce n'est pas toujours aussi simple que de commencer par «Dear Joe» et de signer avec «Thanks, Kelly».
Ainsi, lorsque vous transmettez un message à un responsable du recrutement, à un dirigeant ou même à votre supérieur hiérarchique, voici comment vous assurer de mettre en avant votre meilleur cyberpied - du début à la fin.
1. Un email de qui?
Tout d'abord, il est temps de mettre votre compte de messagerie «[email protected]» à la retraite. Vraiment. Ce n'est pas mignon ou créatif, c'est non professionnel. Si vous utilisez un compte de messagerie pour une raison autre que celle de bavarder avec vos amis du collège, utilisez une adresse contenant votre première et votre dernière initiales ou votre nom, et conservez-la. Faites également attention lorsque vous utilisez les chiffres 0 ou 1 de votre adresse électronique. il peut être difficile de les distinguer d'une lettre majuscule O ou d'une lettre L.
2. Évitez de saluer les gaffes
Choisir le premier mot d'un e-mail est facile - «cher» ou «bonjour» fonctionnent dans presque toutes les situations. Mais cela peut devenir délicat par la suite. Dans les communications régulières sur le lieu de travail, il est généralement bon de parler à la personne par son prénom, et l’utilisation de titres peut vous donner un air trop formel, étouffant ou juvénile.
Il existe toutefois des exceptions: certains cadres supérieurs préfèrent «Monsieur» ou «Madame», il est donc utile de garder une oreille attentive pour savoir comment les autres personnes s'adressent normalement à lui. Et il est fort à parier que, lorsque vous rencontrez un médecin ou un professeur pour la première fois, ils préfèrent être traités comme «Dr.».
Lorsque vous envoyez des courriels pour votre recherche d’emploi, il est préférable d’utiliser des titres. Mais si vous ne connaissez pas le sexe de la personne avec laquelle vous communiquez, ne vous y attendez pas: utilisez uniquement le prénom. Oui, Christina "Chris" Brown pourrait vous pardonner de l'avoir appelée M., mais la dernière chose que vous voulez faire est de vous embarrasser avant d'entrer dans le cœur du courrier électronique.
Enfin, si vous n'avez pas de nom spécifique pour le destinataire (par exemple, vous envoyez une demande d'emploi à une adresse HR centrale), un simple «bonjour» suffit parfaitement.
3. Fermer avec courtoisie
Vous avez peut-être votre ligne de fermeture de courrier électronique préférée, mais vous devez toujours tenir compte de votre relation avec le correspondant et de la raison du courrier électronique lors de la signature. Voici un aperçu des slogans couramment utilisés et du message qu'ils véhiculent:
Sincèrement, c’est un sentiment de fermeture universel qui convient à 100% dans la plupart des situations, mais il peut être perçu comme un peu étouffant ou rebutant pour la correspondance avec quelqu'un que vous connaissez bien.
Cordialement: Cette phrase est professionnelle, mais avec un peu de chaleur. Il est courant que les courriels professionnels soient moins formels, par exemple entre collègues qui travaillent ensemble assez fréquemment. Cela peut être abrégé plus loin en "Regards" lors de l'envoi d'un courrier électronique à un proche.
Meilleur: cette signature est largement débattue et est considérée comme allant de sincère à banale, en fonction du filtre du destinataire. C'est simplement une version abrégée de "Best regards" et peut connoter des sentiments positifs. Mais, cela peut aussi être mal interprété comme étant inauthentique si vous n’avez jamais eu de relation individuelle avec la personne à qui vous envoyez un courrier électronique.
Respectueusement: il s’agit d’un envoi officiel qui convient aux courriers électroniques adressés au directeur général, au président du conseil d’administration ou à un dirigeant de société de haut niveau.
Fondamentalement: C’est définitivement une fermeture sociale, pas une fermeture professionnelle. Il envoie un message de convivialité et d’intérêt sincère, mais avec un niveau de familiarité qu’il est préférable de garder hors de la correspondance professionnelle.
Cordialement: Ceci est une version plus formelle de "affectueux", mais il convient toujours mieux pour les emails sociaux.
Cordialement: Souvent considéré comme un peu étouffant pour le courrier électronique, cette clôture peut être mieux utilisée pour une correspondance plus formelle telle qu'une lettre imprimée.
4. Rendez votre signature utile
Assurez-vous que votre ligne de signature répertorie les éléments de base: votre nom complet, le titre, le nom de la société et vos coordonnées, y compris vos numéros de téléphone et votre adresse électronique. Un logo d'entreprise peut également être un ajout esthétique.
Lorsque vous envoyez des courriels liés à la recherche d'emploi, utilisez votre nom et vos coordonnées. Soyez attentif aux informations de contact que vous donnez, si vous ne voulez pas que des employeurs potentiels appellent la ligne que votre réceptionniste prend parfois, ne donnez pas ce numéro. Et si vous utilisez Facebook, Twitter et LinkedIn de manière professionnelle, vous pouvez également inclure ces informations.
Vous verrez parfois des e-mails contenant des guillemets ou des astuces spirituelles dans la signature, mais procédez avec prudence avant de partir, pensant que le vôtre a besoin de ce type de mise à niveau. Les courriels professionnels doivent contenir exactement cela: des affaires. Votre signature n’est pas l’endroit idéal pour vanter vos convictions ou vos intérêts personnels.
Lorsque vous créez un courrier électronique, veillez à accorder autant d’attention à votre ouverture et à votre clôture que le reste de votre contenu. Ne laissez pas un emballage évitable blunder gêner ou distraire le destinataire avant qu'il n'atteigne la partie la plus importante de votre courrier électronique: le message.
