Malheureusement, vos listes de tâches ne seront pas réduites à zéro jusqu'au jour de votre décès. Donc, si vous pensez que vous n'atteindrez le nirvana de la productivité que lorsque vos listes seront vides et que votre calendrier sera un canevas ouvert, eh bien, cela ne se produira probablement pas - du moins tant que vous avez un travail, une famille, des amis et une vie à gérer.
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez une liste assez volumineuse de choses à faire, ainsi qu'un flot quasi constant de nouvelles choses à faire et un sentiment accablant qu'il faut tout faire maintenant .
Beaucoup de gens essaient de s’attaquer à leur montagne de tâches personnelles en les triant par priorité et en commençant par le haut. Cela semble logique, mais ils l'ont en fait à l'envers. En réalité, avant de penser aux priorités, vous devez tenir compte de trois facteurs, car chacun limite vos choix quant à ce que vous devriez (et même pouvez) faire ensuite.
Donc, si vous vous sentez dépassé et que vous ne savez pas par où commencer, mettez de côté vos listes de «priorités absolues», tenez compte de ces trois facteurs et utilisez-les pour vous aider à classer vos options excédentaires en un ensemble plus gérable de solutions. les choix.
Limitation n ° 1: contexte
Si vous n'êtes pas au bon endroit, n'avez pas le bon outil, ou si vous n'êtes pas devant la bonne personne requise pour entreprendre une action, vous ne pouvez pas prendre cette action. Pensez-y: vous avez déjà été au travail, dans une réunion et souvenez-vous que vous devez acheter du shampooing? À moins que vous ne quittiez cette réunion, «achetez du shampooing» ne se produit pas à ce moment-là. Il appartient à une liste appelée «Courses» pour vos déplacements. (À moins que vous ne soyez comme mon mari qui pense que la vie d'un shampooing peut être prolongée éternellement en y injectant de l'eau et en la diluant lorsqu'elle est presque vide.)
Le contexte sera toujours votre première limitation. Vous pouvez certainement changer de contexte pour vous rendre au bon endroit, au bon outil ou à la bonne personne pour prendre les mesures qui vous viennent à l’esprit. Mais à moins que vous ne le fassiez, vos choix sont d'abord limités par ce facteur.
La méthode Getting Things Done de David Allen suggère de trier principalement votre liste de tâches à faire, telle que @Computer, @Home, @Errands. Cela vous fait gagner du temps en vous évitant de faire des choix que vous ne pouvez même pas faire, car vous n'êtes pas dans le bon contexte.
Limite 2: Temps disponible
Le deuxième facteur qui entre en jeu est combien de temps vous avez. Si vous avez un gros projet sur lequel travailler mais que vous avez besoin de passer à votre prochaine réunion ou de récupérer vos enfants dans 10 minutes, ce n'est probablement pas une bonne utilisation de vos efforts pour le démarrer. Cela vous prendra peut-être aussi longtemps avant d’avoir à décrocher.
Ainsi, lorsque le temps est un facteur important, recherchez des choix qui correspondent à votre temps disponible. Peut-être que dans ces 10 minutes, la meilleure chose à faire n'est pas de vérifier votre boîte de réception et de lire à moitié un ensemble d'e-mails qu'il vous faudra relire de toute façon. Peut-être préférerez-vous plutôt aller à l'extérieur et respirer de l'air frais, ou passer un appel rapide où vous saurez que vous obtiendrez la messagerie vocale de quelqu'un.
Limite 3: Ressources
Le troisième facteur à prendre en compte est votre énergie. Je ne sais pas pour vous, mais le vendredi après-midi, après une longue semaine de travail bien remplie, n’est pas le temps de plonger dans une activité qui nécessitera une grande largeur de bande mentale. Au lieu de cela, je fais des choix qui correspondent à ce que mon énergie mentale et physique est. Je ne veux pas dire que je n’ai pas besoin de «bouger» et d’y entrer de toute façon, mais j’aime être conscient de ce que je choisis et faire en sorte que je sois au meilleur de ma capacité, quand Je peux.
Tirer sur les priorités
Nous avons dit au début de mettre de côté la «priorité» -mais maintenant, voici où cela revient. Bien que le contexte, la disponibilité de temps et les ressources limitent vos choix quant aux tâches à entreprendre, ils ne sont généralement pas suffisants pour vous aider à choisir celle qui vous apportera le plus de valeur. C’est là que la priorité apparaît - cela devient votre stratégie.
Si vous pensez que décider en fonction de la priorité signifie que vous devez avoir votre vie et votre travail «tout compris», je vais vous faciliter la tâche. Vous devez juste savoir ce à quoi vous vous êtes engagé - complètement. Premièrement, capturer dans les listes tout ce que vous avez conclu, pourrait, ou devrait, à propos, personnellement et professionnellement, de sorte que vous ayez l’impression que vous preniez une décision par rapport à tout ce que vous avez promis.
Ensuite, posez ces deux questions prioritaires simples:
Vous réaliserez souvent que la moitié des projets et des tâches que vous avez entrepris ne peuvent pas être réalisés de manière réaliste dans le temps dont vous disposiez, ni qu'il soit utile de les entreprendre maintenant, ou que vous courez un risque minime de les abandonner à l'avenir. Ce genre de choses figure sur ma liste «Un jour, peut-être». Je n'ai pas abandonné l'idée - je dis simplement “pas maintenant”.
Essayez de poser ces deux questions sur le prochain courrier électronique que vous recevez et qui vous demande de faire quelque chose. Ou le prochain livre que vous vous dites que vous devriez lire. Ou la prochaine réunion, vous êtes invité à y assister. Cela pourrait simplement vous aider à naviguer dans vos choix avec plus de facilité d'esprit, sachant que vous ne pouvez que faire beaucoup, et que vous faites les meilleurs choix possibles.
