Outre les aspects pratiques des bases de données, Microsoft Access offre des fonctionnalités utiles qui simplifient un peu le travail. Les thèmes de rapport, qui permettent de transformer un vidage de données en un rapport utile et présentable, constituent l’une des fonctionnalités supplémentaires. Cela vous permet de rendre cohérents tous les rapports de votre équipe, de votre service ou de votre entreprise. Vous pouvez définir un thème différent pour un rapport utilisé lors d'une réunion d'entreprise ou d'une convention, ou vous pouvez personnaliser un rapport pour les actionnaires. En utilisant les thèmes de rapport, il vous sera plus facile de donner à vos rapports l’apparence professionnelle que vous ne pouvez vraiment pas obtenir avec Microsoft Excel. C'est l'une des raisons pour lesquelles vous devez déplacer vos données dans une base de données plutôt que d'essayer de gérer des feuilles de calcul.
La fonctionnalité de thèmes de rapport est relativement facile à utiliser, en particulier si vous êtes habitué à travailler dans Microsoft Access. Ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas beaucoup d’expérience Microsoft Access. C'est un exercice rapide et facile de commencer à appliquer un look élégant à tout ce dont vous avez besoin pour paraître présentable. Vous pouvez même mettre à jour les thèmes des rapports plus anciens si vous devez les ressusciter pour les comparer à un nouveau rapport. C’est pratique lorsque vous faites une comparaison et que vous ne voulez pas que votre auditoire soit distrait par le look vieilli d’un reportage d’il ya cinq ans ou, dans certains cas, par l’aspect extrêmement fondamental des reportages d’il ya plus de dix ans. Quels que soient vos besoins, tant que vous avez les données dans la base de données, vous pouvez les rendre présentables.
Les paramètres par défaut des rapports
La valeur par défaut du rapport dépend si vous partez de zéro ou avec un modèle. Si vous utilisez une base de données existante, la valeur par défaut est celle définie par le créateur de la base de données utilisée lors de l'installation. Si vous créez votre propre paramètre par défaut, Access dispose d'un emplacement unique où vous pouvez consulter les thèmes fournis avec la version achetée. Il existe également des thèmes disponibles en ligne. Si vous n'aimez pas ce que vous avez acheté avec la version que vous avez achetée, vous pouvez trouver quelque chose de mieux adapté à vos besoins en ligne.
Selon que vous travaillez avec d'anciens rapports ou de nouveaux rapports, vous voudrez peut-être prendre un peu de temps pour parcourir les thèmes afin de déterminer ceux qui conviennent le mieux aux différents publics cibles. Si vous souhaitez retravailler vos anciens rapports, envisagez quelque chose de similaire à ce que vous avez fait dans le passé. sinon, vous devrez faire beaucoup de travail pour refaire tous les rapports.
Il existe un thème par défaut pour les nouveaux rapports que vous pouvez remplacer.
- Cliquez sur le menu déroulant Quick Access Toolbar et sélectionnezPlus de commandes.
- Cliquer sur Concepteurs d'objets.
- Faites défiler jusqu'à Vue de conception de formulaire / rapport et mettre à jour le Modèle de rapport pour correspondre à celui que vous souhaitez utiliser par défaut.
- Cliquez sur D'accord.
Vous pouvez également définir la valeur par défaut à partir de la vue Conception.
- Ouvrez le rapport en mode Création.
- Aller au Outils de conception de rapport > Conception > Des thèmes et allez dans le menu déroulant sous le Des thèmes bouton.
- Faites un clic droit sur le thème que vous voulez définir par défaut et sélectionnez Faire de ce thème la base de données par défaut.
Quelle que soit la méthode utilisée pour modifier la valeur par défaut, gardez à l'esprit que cela modifie l'apparence des rapports que vous créez après leur définition. Il ne modifie pas les rapports existants.
Application de thèmes à de nouveaux rapports
La manière dont vous appliquez des thèmes aux nouveaux rapports et aux rapports existants est essentiellement la même, mais ce que vous voyez varie. Si vous créez un nouveau rapport, il se peut que vous ne disposiez pas encore de données pour le remplir. Cela signifie que vous avez une idée moins précise de l'apparence du rapport final car il y aura des espaces vides lorsque vous appliquerez le thème. Il est préférable d’avoir au moins quelques données lorsque vous commencez à consulter des rapports afin de voir comment les données et le thème s’allient. Si vous ne regardez qu'un thème sans texte, vous serez peut-être choqué de voir à quoi il ressemble lorsqu'il y a des données.
- Ouvrez le rapport en mode Création.
- Aller au Outils de conception de rapport > Conception > Des thèmeset allez au menu déroulant sous le Des thèmes bouton.
- Sélectionnez l'un des thèmes dans le menu déroulant ou ouvrez Feuilleter pour regarder les autres thèmes que vous avez téléchargés.
Si vous aimez le design et souhaitez simplement changer la couleur, vous pouvez le faire dans le même endroit. Au lieu de cliquer sur le Des thèmes bouton, cliquez sur le bouton Couleurs ou Police de caractère boutons pour faire les changements.
Application de thèmes aux rapports hérités
Mettez à jour les rapports hérités de la même manière que vous mettez à jour de nouveaux rapports, mais en gardant une trace des rapports hérités que vous mettez à jour, ainsi que du moment où vous avez effectué les modifications. Vous devez conserver un enregistrement de tout ce que vous modifiez au fil du temps pour le contrôle de la configuration, en particulier si vous traitez avec des informations financières ou autres utilisées dans les audits. Si l'apparence est différente pour les rapports hérités, vous devez être en mesure de prouver ce qui a été modifié et à quel moment.
En règle générale, il est préférable de ne pas mettre à jour les rapports que vous avez déjà présentés. Vous pouvez mettre à jour l'apparence à l'avenir, en la traitant comme un tout nouveau rapport. Il est fort probable que vous n’aurez plus besoin de présenter d’anciens rapports pour quoi que ce soit d’officiel. Si vous le voulez bien, les gens ne voient aucun inconvénient à voir à quel point votre entreprise a évolué au fil du temps.
