La plupart des entreprises sont familiarisées avec ce qui peut être fait dans Microsoft Word et Excel, mais il est un peu plus difficile de comprendre ce que Microsoft Access peut faire. L'idée de créer des bases de données et d'essayer de les maintenir semble être une utilisation inutile des ressources; Cependant, pour les petites entreprises, ce programme peut offrir plusieurs avantages distincts, notamment en ce qui concerne la gestion de la croissance et de l'organisation. Il offre aux petites entreprises un moyen beaucoup plus robuste de suivre des données et des projets que Excel ou Word.
L'accès peut prendre plus de temps à apprendre que les applications Microsoft les plus couramment utilisées, mais il offre également la plus grande valeur ajoutée pour le suivi des projets, des budgets et de la croissance. Toutes les données nécessaires à la gestion d’une petite entreprise à des fins de comparaison et d’analyses sont conservées dans un seul programme, ce qui facilite l’exécution de rapports et de graphiques par rapport à la plupart des autres programmes. Microsoft propose un certain nombre de modèles pour simplifier le processus d’apprentissage, et les utilisateurs peuvent les personnaliser au fur et à mesure. Comprendre les principes fondamentaux de Microsoft Access peut aider les petites entreprises à tirer pleinement parti de ses activités quotidiennes.
Bonus: Si vous utilisez déjà une feuille de calcul, il est facile de convertir votre feuille de calcul Excel en base de données Access.
Gestion des informations client
Une base de données Microsoft Access permet à une entreprise de suivre toutes les informations nécessaires pour chaque client, y compris les adresses, les informations de commande, les factures et les paiements. Tant que la base de données est stockée sur un réseau auquel tous les employés peuvent accéder et la mettre à jour, les informations peuvent rester à jour. Les informations client étant essentielles pour toutes les petites entreprises, la base de données peut (et devrait) être sécurisée. L'ajout de formulaires à la base de données aide les petites entreprises à s'assurer que leurs employés saisissent leurs données de manière cohérente.
À mesure que les utilisateurs se familiarisent avec le programme, des composants plus élaborés peuvent être ajoutés, tels que le mappage aux adresses des clients. Cela permet aux employés de vérifier les adresses des nouveaux clients ou de planifier des itinéraires pour les livraisons. Il permet également aux entreprises de créer des factures, d'envoyer des courriers électroniques et du courrier ordinaire, et de savoir quand et comment les factures ont été payées. La mise à jour et le stockage des données client dans Access sont plus fiables qu'un tableur ou un document Word et simplifient la gestion de ces informations.
Suivi des données financières
De nombreuses entreprises achètent un logiciel spécifiquement pour le suivi des finances, mais pour une petite entreprise, il peut être excessif; de plus, il a tendance à créer du travail supplémentaire. Les factures peuvent non seulement être créées et suivies dans une base de données Access, mais toutes les dépenses et transactions de l'entreprise peuvent également être enregistrées. Pour les entreprises disposant de la suite complète Microsoft Office, notamment Outlook et Access, les rappels de paiement dans Outlook peuvent être liés à la base de données. Lorsque le rappel apparaît, les utilisateurs peuvent effectuer les paiements nécessaires, saisir les données dans Access, puis fermer le rappel.
Il peut être nécessaire d’acheter des logiciels plus sophistiqués à mesure que l’entreprise se développe, et ces entreprises ont un avantage si toutes leurs données financières sont stockées dans Access. De nombreux autres programmes peuvent prendre en charge les données exportées depuis Access, facilitant la migration des informations le moment venu.
Gestion du marketing et des ventes
L'un des moyens les moins utilisés mais les plus puissants d'utilisation d'Access est de surveiller les informations de marketing et de vente. Avec les informations client existantes déjà stockées dans la base de données, il est facile d’envoyer des courriels, des circulaires, des bons de réduction et des courriers ordinaires à ceux qui pourraient être intéressés par des offres commerciales ou spéciales. Les petites entreprises peuvent ensuite suivre le nombre de leurs clients existants qui répondent aux campagnes marketing suivantes.
Pour les nouveaux clients, des campagnes entières peuvent être créées et contrôlées à partir d’un seul emplacement. Cela permet aux employés de voir plus facilement ce qui a déjà été accompli, ce qui reste à faire et les suivis nécessaires.
Suivi de la production et des stocks
Semblable au suivi des clients, le suivi des données sur l'inventaire, les ressources et le stock est essentiel pour toute entreprise. Access facilite la saisie des données sur les expéditions vers les entrepôts et permet de savoir quand le moment est venu de commander davantage d'un produit particulier. Cela est particulièrement important pour les fabricants qui ont besoin d’un certain nombre de ressources différentes pour compléter un produit, tels que des pièces d’avion ou des ingrédients pharmaceutiques.
Même les industries de services doivent conserver leurs stocks et avoir toutes ces informations au même endroit permet de voir plus facilement quel ordinateur est affecté à quel employé ou de déterminer quand le matériel de bureau doit être mis à niveau. Qu'il s'agisse de suivre des véhicules, des appareils mobiles, des numéros de série, des informations d'enregistrement, des journaux d'utilisateurs ou des durées de vie matérielles, les petites entreprises peuvent suivre leur matériel plus facilement dans Access.
Au-delà du matériel, les entreprises doivent pouvoir suivre les logiciels. De l'enregistrement et du nombre d'ordinateurs autorisés à utiliser le logiciel aux informations de version et d'utilisateur, les entreprises doivent pouvoir extraire rapidement et avec précision des informations sur leurs configurations actuelles.
Rapports et analyses en cours d'exécution
L’aspect le plus puissant d’Access est peut-être la capacité de l’utilisateur à générer des rapports et des graphiques à partir de toutes les données. La capacité de compiler tout ce qui est stocké dans les différentes bases de données fait de Microsoft Access un centre puissant pour les petites entreprises. Un utilisateur peut rapidement générer un rapport comparant les coûts des ressources par rapport à la tarification actuelle, créer un graphique illustrant le stock disponible pour une campagne marketing à venir ou exécuter une analyse identifiant les clients en retard de paiement.Avec un peu plus de connaissances sur les requêtes, les petites entreprises peuvent prendre le contrôle de la manière dont elles affichent les données.
Plus important encore, Microsoft Access peut être associé à d'autres produits Microsoft. Les petites entreprises peuvent consulter un rapport, rechercher des données client et générer des factures dans Word. Un publipostage peut créer des lettres classiques tandis que l'utilisateur génère simultanément un courrier électronique dans Outlook. Les données peuvent être exportées vers Excel pour un examen plus approfondi des détails, puis envoyées à PowerPoint pour une présentation. L’intégration avec tous les autres produits Microsoft est peut-être la meilleure raison d’utiliser Access pour centraliser toutes les informations d’une entreprise.
