S'il est bon de répondre, il devrait être encore mieux de répondre à tous. Droite? Pas toujours. Si la réponse est vraiment importante pour tous les destinataires, vous devez utiliser un "Répondre à tous".
Certaines réponses à tous les scénarios sont dues à des incidents où un destinataire ne réalise pas qu’il a cliqué ou exploité cette option. Cependant, la plupart sont probablement dues au fait que la personne ne sait pas quand envoyer des messages Répondre à tous.
Dans les deux cas, c'est généralement gênant pour les autres personnes impliquées dans le message du groupe. Il est extrêmement important d’utiliser l’étiquette de courrier électronique appropriée, que ce soit sur le lieu de travail ou en société. C’est pourquoi il est préférable d’utiliser prudemment Répondre à tous.
Quand répondre à tous
Utilisez la fonction Tout répondre de votre programme de messagerie uniquement lorsque votre réponse sera nécessaire pour connaître l'expéditeur d'origine et toutes les personnes figurant dans les champs À: et Cc: de l'e-mail d'origine.
Ne répondez pas à tous quand:
- Seul l'expéditeur d'origine doit connaître votre réponse,
- Vos commentaires seront cruciaux à connaître pour l'expéditeur d'origine et quelques autres destinataires.
- Dans ce cas, faites une réponse normale, puis ajoutez manuellement les autres destinataires sélectionnés. Vous pouvez copier leurs adresses à partir de l'e-mail d'origine si cela vous aide.
- Votre message est simple, comme "Merci!" ou "moi aussi."
- Les avis de remerciement pourraient bien être envoyés, mais ne les envoyez pas à tous les autres destinataires. Seul l'expéditeur doit vraiment savoir ce que vous pensez du message, pas toutes les autres personnes du groupe.
Les réponses doivent toutes être réservées à des cas particuliers. Il ne doit être utilisé que si vous devez envoyer le même message à tous les destinataires du groupe. Sinon, si vous n'avez pas besoin de le faire, vous ne devriez répondre qu'aux personnes concernées. Cela peut consister simplement à répondre à l'expéditeur ou à utiliser les champs Cc: ou Cci: pour plusieurs destinataires spécifiques.
Par exemple, pensez à recevoir un email vous demandant si vous souhaitez assister à une fête de la retraite ce week-end. Imaginez que cela ait été envoyé à 30 autres personnes et on vous demande non seulement si vous y allez, mais également si vous pouvez apporter de la nourriture ou de l'aide d'une autre manière.
Dans cette situation, il n'est généralement pas approprié d'envoyer une réponse à tout le monde et d'expliquer que vous ne pouvez pas y aller car vous devez travailler ce week-end et que votre enfant est malade de toute façon. Ce n'est donc pas un bon week-end. Ces détails sont pertinents pour l'expéditeur, mais probablement pas pour tous les autres invités.
Cependant, il y a des moments où vous devez répondre à tous et où vous êtes censé répondre à tous. Peut-être que cela implique une discussion de groupe sur un projet de travail ou autre chose impliquant directement les autres destinataires.
Peu importe le cas, vous devriez toujours réfléchir avant d'envoyer un courrier électronique en masse à d'autres personnes. C'est encore pire lorsque quelques personnes envoient une réponse à tous les messages les uns à la suite des autres et que vous recevez une douzaine de courriers électroniques en l'espace d'une minute ou deux. Celles-ci sont non seulement difficiles à suivre, mais ennuyeuses si vous n’avez pas besoin de les lire.
