Toutes nos félicitations! Vous avez traversé la partie la plus difficile: engager un nouveau rapport direct pour rejoindre vos rangs. J'espère qu'ils commenceront bientôt et que vous pourrez poursuivre tous les objectifs passionnants que vous vous êtes fixés dans leur nouveau rôle.
Mais avant que leur premier jour arrive, il y a quelques choses que vous devriez faire pour vous préparer à accueillir un nouvel employé à bras ouverts. Certains sont plus logistiques, par exemple pour savoir où ils vont s'asseoir et sur quoi ils vont travailler la première semaine, alors que d'autres ont pour objectif de s'assurer que la personne se sent appréciée, incluse et à l'aise dans un nouvel environnement de travail. En fait, bon nombre de ces conseils sont tirés de ce que nous faisons ici à The Muse lorsque de nouveaux employés se joignent à notre équipe.
Voici ce que vous devez faire la semaine avant leur arrivée.
1. Connectez-vous avec eux sur LinkedIn
Vous êtes sur le point de collaborer étroitement, alors pourquoi ne pas les intégrer dans votre réseau professionnel? Vous ne voulez certainement pas avoir à leur demander maladroitement après des mois passés assis à côté d'eux tous les jours.
De plus, c’est une excellente occasion de les accueillir avant même qu’ils ne soient entrés dans le bureau. Lorsque vous demandez une connexion, incluez une jolie note dans les termes suivants:
Ou
2. Créer un document d'intégration
C’est probablement la mesure la plus importante à prendre chaque fois que vous engagez une nouvelle personne. Ce document sera le radeau de sauvetage de la personne à mesure qu'elle se situe dans son rôle. Il devrait inclure:
- Vos objectifs pour les 30, 60 et 90 premiers jours de la personne
- Un aperçu des tâches que vous attendez d'eux ou qu'ils prennent en charge
- Tous les documents, liens, calendriers ou connexions appropriés dont ils auront besoin
- Toutes les réunions auxquelles ils sont censés assister au cours des premières semaines ou régulièrement
- Noms, coordonnées et parcours des membres de l’équipe et des collègues avec lesquels ils vont travailler
En fin de compte, plus vous documentez mieux, mieux vous répondez de manière proactive à toutes leurs questions.
Dans de nombreux cas, il peut même être judicieux de demander à ses coéquipiers directs de fournir des informations sur les projets sur lesquels ils vont travailler ensemble ou sur lesquels ils devraient être mis au courant. Cela donne à votre nouvelle recrue le minimum, tout en permettant également à vos autres subordonnés de se sentir plus impliqués dans la formation de leur nouveau coéquipier.
Heureusement pour vous, nous avons le modèle d’embarquement parfait pour vous permettre de travailler. Créé par notre fondateur et président, Alex Cavoulacos, c'est le modèle que nous utilisons souvent pour aider nos nouveaux membres de l'équipe à se situer.
3. Notez vos questions initiales
Votre tête nage probablement avec des idées, des questions et des opportunités pour ce nouvel employé.
Plutôt que de laisser ces pensées s’échapper, créez un document dans lequel vous noterez tout ce qui vous passe par la tête. Vous constaterez peut-être que vous n'avez pas besoin ou que vous ne voulez pas vous adresser à eux lorsque la personne commence, mais si vous les écrivez, vous aurez l'assurance de tout couvrir.
4. leur tirer un email
Les meilleurs patrons font ça! Pourquoi? Eh bien, comme le souligne Stav Ziv, rédacteur et éditeur de Muse, votre nouvel employé vient probablement de traverser une période épuisante de préavis et de sortie de son dernier rôle. Et, «en tant que gestionnaire qui souhaite que cette personne prenne les devants, vous détesteriez évidemment que votre nouvel employé brillant commence sur une note stressante».
Envoyer un e-mail avant de commencer à exprimer à quel point vous êtes heureux de rejoindre l'équipe les rendra encore plus enthousiastes pour leur prochaine aventure. Cela peut aussi couvrir des choses importantes. Évidemment, vous souhaitez les accueillir dans l'équipe, mais vous pouvez également utiliser cette note - si les ressources humaines ne le sont pas déjà - pour indiquer leur date et leur heure d'arrivée officielles, leur code vestimentaire ou leur culture, demander tout document pertinent comme leur passeport ou leur pièce d'identité., ou même donner un aperçu de leur horaire du premier jour.
Bien sûr, vous devriez toujours finir par leur faire savoir que vous êtes heureux de répondre à leurs questions avant de commencer. En tant que membre de l’autre côté, je suis sûr que vous savez à quel point il peut être intimidant de commencer un nouvel emploi sans contexte. Il est donc très facile pour eux de se sentir à l'aise de franchir la porte le premier jour.
sur ce à quoi cet email de bienvenue devrait ressembler (et utilisez le modèle pratique!).
5. mettre leur espace de travail en ordre
Cela peut nécessiter une aide informatique, mais assurez-vous que tous les problèmes techniques sont résolus. Faire cela maintenant vous évite de passer trois heures le premier jour à comprendre comment allumer leur ordinateur portable.
Ont-ils un ordinateur prêt pour eux, et est-il chargé et mis à jour? Ont-ils un compte de messagerie configuré? Qu'en est-il de la configuration de votre système de discussion interne ou d'autres programmes importants auxquels ils auront besoin d'accéder?
Est-ce que leur bureau est propre et vide? Êtes-vous sûr d'avoir déplacé tout ce qui appartient à la dernière personne qui était assise là? Existe-t-il d'autres équipements (clavier, souris, clé USB, moniteur supplémentaire, rallonge ou classeur), dont vous pourriez avoir besoin?
Il s’agit probablement du premier arrêt de votre nouveau collaborateur à son arrivée, alors faites-en un lieu accueillant. L'introduction d'un butin d'entreprise, de leur collation préférée ou même d'une carte signée par l'équipe ne fait jamais de mal, non plus!
6. Envoyer sur tous les documents pertinents
Ceux-ci peuvent être inclus dans l'e-mail que vous envoyez au nouvel employé, mais il peut également être judicieux de partager tous les documents que vous souhaitez qu'ils examinent au préalable dans un e-mail séparé. Il peut s'agir du manuel de l'employé de votre entreprise et de ses avantages sociaux ou du document d'intégration de votre équipe.
Quoi qu’il en soit, donnez à la personne le contexte nécessaire pour qu’elle sache pourquoi vous partagez ces documents, ce qu’elle signifie pour son rôle, quand vous vous attendez à ce qu’elle les examine et s’ils doivent préparer quoi que ce soit.
(Oh, et bien sûr, assurez-vous que toutes ces ressources sont à jour et précises avant que votre nouvelle recrue ne les fouille.)
7. Trouver un bureau “mentor”
Peut-être que votre entreprise a un programme de parrainage. Chez The Muse, chaque nouvelle recrue reçoit un «ami de la muse» d’une autre équipe qui prend un café dès la première semaine pour parler de la culture de notre entreprise et se mêler à l’extérieur du bureau.
S'il n'y a pas de système officiel en place, envisagez de jumeler votre nouvel employé à un "mentor" extérieur à votre équipe. Il pourrait s'agir d'une personne avec laquelle il ne travaillera pas directement ou de quelqu'un d'un département complètement différent.
Cela aide les nouveaux employés à connaître immédiatement les autres membres de la société et leur donne également un autre moyen de poser des questions qu’ils pourraient craindre d’évoquer avec un responsable qu’ils connaissent à peine. Avoir un contact avec une tierce partie peut atténuer certaines de leurs préoccupations et leur permettre d'être plus ouverts et curieux de la culture et du flux de travail de votre entreprise.
Assurez-vous que la personne que vous choisissez est disponible et désireuse d'être un mentor - rien n'est pire que de connecter votre nouvel employé à quelqu'un qui le fantôme immédiatement.
8. Bloquer l'heure sur votre propre calendrier et définir des réunions importantes
Tout comme vous devez préparer votre nouvelle recrue à l’embarquement, vous devez également vous préparer à l’embarquement.
Former un nouvel employé prend du temps, temps que vous passez habituellement à vos tâches quotidiennes. Il est donc judicieux de réserver de manière proactive des créneaux horaires lorsque vous travaillerez en étroite collaboration avec cette personne afin de pouvoir évaluer la façon dont vous effectuerez le reste de votre travail.
Vous devez non seulement planifier au moins une réunion individuelle chaque jour de leur première semaine pour vérifier leurs progrès, mais également prendre le temps nécessaire pour les sessions de formation auxquelles ils devront participer.
Cela vous permet de réserver des salles de conférence ou d'autres ressources dont vous pourriez avoir besoin. Si vous intégrez un employé distant, par exemple, vous voudrez vous assurer que votre discussion vidéo fonctionne et que vous disposez tous les deux d'un espace pour discuter en privé. Ou, si vous avez besoin d'un troisième membre de l'équipe (ou de plusieurs membres), vous devriez vérifier s'il est disponible pour ce jour-là.
9. Planifiez un déjeuner d'équipe / café / boissons
Frapper sur le terrain est une priorité, mais il est tout aussi important de connaître votre employé en tant que personne (avec une vie en dehors du travail!) - et de laisser le reste de votre équipe apprendre à le connaître également.
Planifiez une sortie (ou deux) pour que votre équipe dîne avec un déjeuner, un café ou un verre ensemble, afin que tout le monde soit au rendez-vous à l'avance. Vous pouvez garder le contact avec votre équipe directe uniquement, mais s'il s'agit d'une petite entreprise, vous pouvez également inviter d'autres départements avec lesquels vous travaillez à se joindre.
Il ne s’agit pas de montrer votre nouveau talent, mais de donner à votre nouvel employé l’occasion de nouer des liens avec ses collègues extérieurs au bureau. Et être le genre de patron qui valorise la camaraderie et le plaisir autant que le travail acharné. Gardez la conversation sur des sujets non liés au travail (mais gardez-la appropriée). Si vous avez besoin de quelques mots pour commencer la conversation, consultez ces excellentes questions pour vous connaître.
Lorsque j'ai commencé, l'équipe de rédaction au complet a pris un bon repas et nous avons fait de même pour les autres membres de l'équipe depuis. La carte d’entreprise a été un plaisir, mais c’est immédiatement ce qui a brisé toute gêne que nous ressentions les uns envers les autres.
Vérifiez toutes ces choses sur votre liste et votre nouvel employé commencera sur la meilleure note possible - et vous aussi!
