Au fur et à mesure que de plus en plus d’entreprises ont commencé à passer au numérique, votre signature était prête à être perturbée. En 2000, les États-Unis ont adopté la loi ESIGN, une loi fédérale qui reconnaît légalement les signatures et les enregistrements électroniques à condition que toutes les parties conviennent d’utiliser des signatures et des documents électroniques.
Une signature électronique est une image de votre John Hancock que vous pouvez insérer dans des PDF et autres documents plutôt que de la signer à l'aide d'un stylo. Elle ne nécessite pas de scanner. Les signatures électroniques ou les signatures électroniques ont révolutionné le processus de paperasserie, en facilitant la signature de documents à distance et en demandant plusieurs signatures.
Aujourd'hui, il existe de nombreuses façons de créer une signature électronique et plusieurs services simplifiant le processus de demande de signature et de signature de documents, tels que les contrats et les accords de prêt. Vous n'avez plus besoin de rechercher un télécopieur, de numériser et d'enregistrer des documents ou de placer tout le monde dans la même pièce.
Au lieu de cela, vous pouvez créer ou générer une signature en ligne et l'utiliser chaque fois que vous en avez besoin. Mieux encore, de nombreux outils gratuits vous permettent de créer et d’enregistrer des signatures afin que vous ayez toujours votre signature électronique à portée de main.
Qui utilise les signatures électroniques?
De nombreux lieux de travail utilisent des signatures électroniques pour les employés à bord, en raison de la nature des formalités administratives (preuve de citoyenneté, formulaires fiscaux, etc.) ainsi que pour les pigistes, qui doivent signer un contrat et soumettre des informations fiscales et de paiement.
Les signatures électroniques sont également acceptables lors du dépôt des taxes personnelles et des sociétés. Les secteurs bancaire et financier utilisent les signatures électroniques pour les nouveaux comptes, les prêts, les hypothèques, les refinancements, etc. Les propriétaires de petites entreprises peuvent également tirer parti des signatures électroniques pour passer des accords avec des fournisseurs et embaucher des employés.
Partout où il y a une trace papier, les documents peuvent probablement être numérisés, ce qui réduit le gaspillage de papier et permet de gagner du temps.
Comment signer électroniquement un PDF
Il existe plusieurs façons de créer une signature électronique. Vous pouvez également utiliser un logiciel de signature électronique gratuit pour créer une signature PDF, telle que DocuSign, qui peut générer automatiquement une signature. Vous pouvez également dessiner la vôtre à l'aide d'un écran tactile ou d'un pavé tactile, ou bien prendre une photo de votre signature écrite et la télécharger.
- Adobe Reader (gratuit) possède une fonctionnalité appelée Remplir et signer, qui permet aux utilisateurs de créer une signature électronique et de remplir des formulaires avec du texte, des coches et des dates. Comme DocuSign, Adobe peut générer une signature pour vous après avoir tapé votre nom, vous pouvez aussi dessiner votre signature ou en télécharger une image. Quelle que soit la méthode utilisée, vous pouvez ensuite enregistrer cette signature sur votre compte et l'utiliser chaque fois que vous signez un PDF. Adobe propose également des applications mobiles pour iOS et Android.
- DocuSign vous permet de signer des documents gratuitement, mais pour demander des signatures à d'autres personnes ou pour envoyer des signatures via le logiciel, vous devez vous inscrire à un abonnement payant. Il a également des applications mobiles et l'intégration de Gmail et Google Drive.
- HelloSign vous permet de signer gratuitement trois documents par mois et dispose également d'une application Chrome qui s'intègre à Google Drive. Le service propose également un choix de polices différentes.
- Les utilisateurs de Mac peuvent utiliser Adobe Acrobat Reader DC pour signer électroniquement des PDF ou utiliser l'application de prévisualisation, qui affiche les PDF, pour dessiner une signature à l'aide du trackpad. Le trackpad Force Touch, sur MacBooks à partir de 2016, est sensible à la pression afin qu'une signature électronique ressemble davantage à une signature écrite. Si vous enregistrez votre signature dans l'application Preview, celle-ci sera synchronisée avec vos autres appareils iOS afin que vous puissiez la disposer sur votre iPhone et votre iPad.
Alors, la prochaine fois que vous devrez signer un document électronique essentiel, essayez l’un des outils gratuits présentés ici et oubliez ce scanner.
