Décider quel paquet EDMS convient le mieux à votre travail est la clé du succès de la mise en œuvre des procédures de gestion de documents dans votre bureau. Jetons un coup d'œil aux cinq plus gros emballages et pesons leurs avantages et leurs inconvénients avant de les acheter.
Collaboration Vault
Autodesk Vault Collaboration existe en deux versions: Vault for AEC et Vault for Manufacturing. En fonction du type de travail que vous effectuez, l’un de ces outils vous fournira tous les outils EDMS dont vous aurez besoin. Vault étant un produit Autodesk, vous pouvez être assuré qu'ils sont entièrement développés et étroitement intégrés au logiciel de conception Autodesk approprié. Chaque programme possède des fonctionnalités étendues si vous utilisez AutoCAD verticals comme package de conception principal. Cela ne signifie pas que Vault est limité à travailler avec ces programmes, ce n’est pas le cas. Vault s'intègre également à MicroStation et à l'ensemble de la gamme de produits Microsoft Office, mais sa véritable force réside dans sa capacité à s'intégrer aux différents packages de conception Autodesk.
Mon équipe travaille dans le domaine des infrastructures et Civil 3D est notre logiciel de conception principal. Gardant cela à l’esprit, nous passons de l’ensemble de notre entreprise à Meridian pour passer à Vault AEC Collaboration en raison des avantages supplémentaires qu’il nous procure en partageant des données sur des fichiers qu'aucun autre logiciel EDMS ne peut fournir. Etant donné que Civil 3D crée toutes ses informations de conception (alignements, surfaces, etc.) dans un seul dessin, vous devez créer manuellement une référence de données pour permettre aux utilisateurs de partager ces données entre fichiers. Vault AEC intègre déjà cette fonctionnalité: lorsque vous fermez un fichier dans Civil 3D, Vault intervient et vous demande si vous souhaitez partager ces informations de conception avec tous les autres dessins du projet Vault. Un clic sur un bouton et ce qui était autrefois un processus manuel déroutant est effectué de manière cohérente et efficace.
Il existe des dizaines d'autres intégrations entre les produits Vault et AutoCAD, telles que la liaison automatique au gestionnaire du jeu de feuilles afin que vous puissiez générer des jeux de dessins complets en une seule étape et mettre à jour vos cartouches et couvertures lorsque vous modifiez les propriétés du projet et ajoutez ou supprimez des fichiers. Vault est un package EDMS très puissant et personnalisable. Il est recommandé à toute personne qui utilise régulièrement les produits Autodesk.
Intégration du méridien
Meridian Integration est un package EDMS très puissant doté des fonctions d’intégration les plus avancées du marché. Meridian fonctionne avec presque tous les principaux logiciels de votre système et offre une interface hautement développée avec tous les principaux systèmes de CAO. Bien qu’elle ne se concentre pas sur une industrie AEC particulière, Meridian dispose de très bons contrôles génériques pour l’intégration à vos progiciels AutoCAD, MicroStation et d’autres projets de dessin standard. Pour aller plus loin, Meridian a laissé ouverte une interface utilisateur programmable que vous pouvez utiliser pour personnaliser le programme afin qu'il puisse accéder à pratiquement toutes les fonctions de ces systèmes de CAO.
Cette évolutivité est l’un des atouts de Meridian; vous pouvez vraiment adapter le programme à votre propre processus de flux de travail avec juste un peu de programmation. Si vous n’avez pas de programmeur dans votre équipe, la plupart des revendeurs proposent une personnalisation à des prix raisonnables. Nous avons utilisé ce programme à notre poste actuel pendant une bonne partie de la décennie et nous avons réussi à créer de véritables fonctionnalités permettant de gagner du temps avec un investissement minimal. La délocalisation de projets, le traçage par lots, les signatures électroniques et une demi-douzaine d'autres personnalisations nous ont permis d'économiser des milliers d'heures facturables.
La capacité de Meridian à suivre les modifications apportées à un fichier, à créer des sauvegardes et des révisions en un seul clic, ainsi qu’à afficher les fichiers red-line sans avoir à ouvrir le dessin lui-même est un outil fantastique. Je vous préviendrai cependant, qu’il s’agit d’un système complexe et que les utilisateurs doivent être à l'aise avec ce processus d’apprentissage. Meridian est très concentré sur Autodesk Inventor, mais il est si configurable que son adaptation à différents secteurs n’est pas un problème. En travaillant avec Inventor, cependant, il fait un travail remarquable en créant des catalogues de pièces, en suivant les révisions des composants et en créant des fichiers de visualisation. Si Inventor est votre principal programme de conception, alors Meridian est le package qu'il vous faut.
Adepte
Adept de Synergis Software est un logiciel de gestion de documents d’ingénierie complet qui comprend toutes les procédures de base standard que vous êtes susceptible de trouver dans n’importe quel système EDMS avancé. Il permet la configuration complète de métadonnées de champs personnalisés, l'archivage / retrait de documents par les utilisateurs, le contrôle de version et les pistes d'audit pour garder la trace de qui a fait quoi et à quel moment tous vos fichiers.
Adept se concentre principalement sur le secteur de la fabrication et s'intègre à des programmes tels qu'Inventor et SolidWorks, ce qui signifie qu'il a la possibilité de se lier directement à des éléments de dessin tels que des attributs et des noms de blocs pour générer automatiquement des listes de pièces et de nomenclatures. Adept dispose également d'un client intégré qui s'exécute dans tous les logiciels AutoCAD pour donner aux utilisateurs un accès direct aux structures de fichiers du projet sans avoir à quitter AutoCAD. De même, Adept a une intégration identique dans la gamme de produits Bentley MicroStation.
L’intégration d’Adept avec les systèmes SolidWorks de Dassault est l’une des composantes les plus puissantes de Adept. Les utilisateurs peuvent accéder aux pièces et aux assemblages, lancer des requêtes sur leur statut, voire même effectuer des recherches dans plusieurs révisions et mettre à jour automatiquement les composants de leur conception via le volet des tâches Adept, entièrement exécuté dans SolidWorks.Dans ce volet, vous pouvez naviguer vers n'importe quelle pièce ou assemblage et survoler celle-ci avec votre souris pour obtenir des info-bulles affichant le statut actuel de chaque pièce. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur n’importe quel fichier de la base de données pour l’ouvrir / l’éditer sans avoir à quitter votre fichier ouvert. C’est un gain de temps considérable: vous pouvez modifier des éléments de votre conception à la volée et voir immédiatement ces modifications reflétées dans vos plans globaux sans avoir besoin de fermer un fichier.
Le seul point négatif d’Adept est aussi son principal point positif: il est vraiment destiné à l’industrie manufacturière. Si tel est votre monde, Adept sera peut-être le bon EDMS pour vous. Toutefois, si vous travaillez principalement dans une autre industrie AEC, vous voudrez peut-être éviter ce package et rechercher quelque chose de mieux adapté à votre activité.
AutoEDMS
AutoEDMS d'ACS Software est un logiciel de gestion de documents d'ingénierie susceptible d'intéresser les plus petites entreprises. AutoEDMS dispose des contrôles d’archivage / sortie, de flux de travail, de révision et de liaison de cartouche standard que vous vous attendez à voir dans n’importe quel package EDMS, mais au-delà, cela simplifie les choses. AutoEDMS ne dispose pas des données avancées et des liens entre plusieurs de ses concurrents, ni des outils de personnalisation et d’intégration haut de gamme des programmes les plus volumineux. Ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Parfois, une interface plus simple suffit, alors pourquoi acheter un programme qui vous en donnera plus que vous n’en utiliserez jamais?
AutoEDMS est plutôt un système de gestion de documents générique, permettant de contrôler de manière simple une base de données centrale pour stocker et manipuler vos fichiers au lieu de se concentrer sur les packages de conception spécifiques à l'industrie. Il s’intègre à AutoCAD, MicroStation, SolidWorks et à d’autres produits similaires, mais il n’offre pas la liaison de données entièrement étendue offerte par les autres packages EDMS.
Si vous envisagez de passer pour la première fois à un système EDMS, cela peut être un bon choix pour vous. Une interface plus simple permettra à votre personnel de se familiariser avec les concepts de base de la gestion de documents sans confondre le sujet avec des dizaines de fonctions avancées dont vous n’auriez peut-être jamais besoin. Commencez avec un logiciel plus petit, comme celui-ci, et donnez-vous, ainsi qu'à votre personnel, le temps de vous familiariser avec l'environnement EDMS avant de passer à un ensemble plus robuste, spécialisé dans votre secteur.
Centrale de contrôle
Content Central d'Ademero est plus un simple logiciel de gestion de documents qu'un système EDMS, mais comme il vous permet de stocker et d'accéder à tout type de fichier à l'aide de leur programme natif, j'ai décidé de l'inclure ici. Content Central est un système de gestion de fichiers étendu qui vous permet de conserver tous les fichiers dans une structure de dossiers de projet définie et d'attribuer des informations étendues à chaque fichier de cette structure. Il possède des fonctionnalités standard d'enregistrement et de sortie et des outils pour la dénomination et l'indexation automatiques des fichiers.
Contrairement à la plupart des autres packages EDMS, Control Central intègre également des fonctionnalités permettant de numériser des documents et d'utiliser des fonctionnalités de reconnaissance automatique pour déterminer leur nature et leur emplacement dans votre projet. Cela peut être une fonctionnalité très intéressante pour traiter les factures et les contrats des consultants et des clients. Ce programme possède également un très bon système pour surveiller les approbations et pour partager / collaborer sur des fichiers avec d'autres utilisateurs.
D'un point de vue technique, ce package est quelque peu limité. Il n’a pas l’intégration que vous souhaitiez peut-être avec votre package de conception et n’a pas un simple plug-in pour accéder à la base de données depuis un autre logiciel. La majeure partie de votre gestion de fichiers est censée être effectuée directement via le client Control Central, qui lance simplement vos fichiers dans le programme qui les a créés lorsque vous double-cliquez dessus. Ce logiciel semble plus axé sur un modèle de gestion de bureau générique que sur un modèle d’ingénierie, mais il dispose de fonctionnalités intéressantes qui peuvent être adoptées par une entreprise de petite à moyenne taille.
