Si vous avez plus d'une journée de messages dans votre boîte de réception, le message "traite chaque message dès son arrivée - l'approche ne fonctionne pas pour vous.
Ce n'est pas de ta faute. Cette approche ne peut fonctionner que pour ceux dont le seul travail est de répondre aux courriels le plus rapidement possible.
Heureusement, une avenue légèrement différente vous permet de travailler sans interruption par courrier électronique, de toujours répondre dans un délai raisonnable, de ne pas avoir de courrier électronique en retard de plusieurs mois et de vous débarrasser de son arriéré également.
Restez au top de vos emails en les traitant demain
Pour avoir une emprise sur votre email:
- Oubliez la boîte de réception des yeux.
- Assurez-vous que la vérification automatique du courrier et les annonces de nouveau courrier sont désactivées.
- Traite tout le courrier arrivé hier, en autant de lots que vous le souhaitez.
- Moins il y a de lots, mieux c'est. Si vous traitez tout le courrier d'hier en une fois, il est probable que vous y avez consacré le moins de temps et d'efforts.
- Planifiez l'heure de traitement de votre courrier électronique.
- Traitez les messages dans l'ordre.
- Si un message nécessite une recherche, planifiez-la pour demain et indiquez à l'expéditeur que vous y reviendrez. Si davantage de travail est requis, planifiez sur une période plus longue.
- Assurez-vous que vous pouvez trouver le message d'origine lorsque le travail est terminé. L'expéditeur et, surtout, la date indiquée avec la tâche devraient suffire. Dans Mac OS X Mail, vous pouvez également utiliser LinkABoo.
- Vous pouvez utiliser un dossier intelligent affichant uniquement les messages arrivés hier, appliquer des indicateurs (jours d'étiquetage en couleurs alternées, par exemple) ou vous fier au tri par date d'arrivée.
- Vous pouvez vérifier périodiquement votre boîte de réception pour tous les courriels nécessitant Action urgente.
Si votre travail l'exige, traitez le courrier plus souvent que quotidiennement, trois fois par jour, par exemple. Quelle que soit la période choisie, l’élément crucial est que la liste des e-mails soit fermée aux nouvelles entrées pendant que vous y travaillez.
Pourquoi un traitement quotidien de la boîte de réception par courrier électronique?
Sauf si vous devez traiter le courrier plus fréquemment, je vous invite cependant à essayer le traitement quotidien. Il présente des avantages supplémentaires:
- Vous ne créez pas au hasard le précédent de la réponse immédiate, engagement qui ne peut être tenu.
- Un horaire quotidien est facile à garder et à retenir.
- Vous pouvez choisir le moment de la journée idéal pour chaque type de message.
Traitez les emails les plus faciles en premier!
Même si ce n’est pas ton style,
- essayez d’abord d’exprimer les messages les plus faciles.
Une fois que vous avez reçu les emails les plus difficiles, les progrès réguliers les ont déjà apprivoisés. Si vous avez rapidement balayé le complexe avant de vous lancer dans la facilité, vous avez également passé du temps à trouver des solutions.
Que faire si je manque une journée à vider ma boîte de réception?
Si vous manquez quelques jours à cause de voyages ou de vacances, ce n'est pas grave.
- Traitez les courriels comme s'ils étaient arrivés hier.
Souvent, le fait de passer deux jours ou même une semaine par courrier électronique ne demande pas plus de temps et d’efforts que le traitement d’une journée.
Si la pile de courriels est si élevée que vous ne pouvez pas la gérer en une journée, laissez une autre stratégie vous aider:
Comment effacer un carnet de courrier électronique en retard
Pour vous débarrasser d'un arriéré de courriels:
- Créez un nouveau dossier.
- Déplacez tous les courriels en attente de votre boîte de réception vers ce dossier.
- Chaque jour et avant toute chose, faites quelque chose avec au moins un des messages du dossier de backlog.
- Vous n'êtes pas obligé d'y répondre. Vous n'êtes pas obligé de le déposer. Faites quelque chose, cependant. Recherchez un site qui pourrait vous aider à répondre, par exemple. Ou recherchez l'adresse électronique (ou le numéro) de quelqu'un qui pourrait vous aider.
- Certains jours, vous ferez ce minimum. Génial! Sur beaucoup d'autres, vous allez traiter un tas de messages en une fois. Génial!
- Traitez tous les nouveaux messages comme ci-dessus.
