Le terme groupware référence plusieurs types d’environnements de travail collaboratifs pris en charge par ordinateur. En mettant l'accent sur l'interopérabilité et le travail collectif dans un environnement multi-utilisateur, le logiciel de collaboration fonctionne comme un portail à partir duquel les utilisateurs créent et mettent à jour des documents sous contrôle de version, gèrent le contenu en ligne, partagent des éléments tels que des calendriers et des boîtes de réception, ainsi que des fonctions de discussion et de messagerie. .
Dans certains cas, le logiciel de groupe est un outil autonome, comme avec la plate-forme OnlyOffice pour la collaboration documentaire ou la plate-forme Intuit Quick Base pour la gestion de données. Dans d'autres cas, le collecticiel fonctionne comme un système de gestion de contenu (comme avec WordPress) ou comme un intranet complet (comme avec SharePoint).
Le terme groupware couvre à la fois des implémentations logicielles très larges et très spécifiques. Ce qui est commun à toute définition, cependant, est que plusieurs utilisateurs collaborent dans le même environnement en utilisant les mêmes outils et processus.
Avantages et fonctionnalités du groupware
Le groupware permet aux travailleurs sur site et aux membres d'équipe dispersés géographiquement de travailler ensemble via Internet ou un intranet. Ces applications logicielles offrent généralement de nombreux avantages:
- Authentification et journalisation- méthodes standard d'accès au collecticiel, journaux de qui fait quoi, enregistrements qui répondent aux exigences de découverte légale
- la communication- outils de discussion, groupes de discussion par fil, boîtes aux lettres privées
- Travail interactif-Polls, édition de fichiers en temps réel, gestion de tâches partagées
- Découvrabilité-Stockage centralisé de fichiers et d'actifs d'informations pris en charge par un puissant outil de recherche
- Flux de travail coordonnés- processus gérés par le groupware qui gèrent les approbations, les examens, la relecture, etc., ainsi que le support des processus de gestion de projet
- Gestion des connaissances d'entreprise- wikis internes, documents de référence protégés, signets de groupe, référentiels de mots de passe partagés, historiques de contrôle de version
- Engagement social et gestion de la réputation- groupes d'utilisateurs, badges de profil, personnalisation de profil par utilisateur, gamification à travers les niveaux d'utilisateur et concours d'engagement des utilisateurs
Ce ne sont pas seulement les employés de grandes entreprises qui bénéficient de l'utilisation d'un logiciel de groupe. Pour les entrepreneurs et les indépendants, ces outils facilitent le partage de fichiers, la collaboration et la communication lors de projets avec des clients distants, le tout dans le confort du bureau à domicile.
Différentes solutions de groupware prennent en charge différentes fonctionnalités. La plupart des environnements de groupware n'offrent pas toutes les fonctionnalités énumérées ci-dessus, mais beaucoup offrent un sous-ensemble de combinaisons différentes. Un des défis dans la sélection de la solution de groupware appropriée pour un besoin métier donné consiste à équilibrer les fonctionnalités offertes par chaque plate-forme potentielle par rapport aux besoins de l'organisation.
Exemples de logiciels de groupware
Lotus Notes d'IBM (ou logiciel Lotus sur le site Web Lotus d'IBM) était l'une des premières suites logicielles de collaboration et est toujours utilisé dans de nombreux bureaux aujourd'hui. Microsoft SharePoint est une autre solution majeure de groupware bien établie dans les grandes entreprises.
Les principales suites complètes de groupware, au-delà des offres d’IBM et de Microsoft, incluent:
- G-Suite, la plateforme de messagerie, de documents et de collaboration sociale de Google
- Zoho One - une suite orientée métier pour les petites et moyennes entreprises
- Salesforce, une plateforme de gestion de la relation client
En outre, un écosystème florissant de groupware avec des cas d’utilisation ciblés offre la possibilité de rechercher les meilleures solutions pour une utilisation avec, ou à la place, une suite de groupware complète plus coûteuse:
- Basecamp, un outil de gestion de projet payant populaire
- Huddle, qui propose un compte gratuit mais limité et des comptes payants
- Xero, qui offre un système complet de comptabilité en ligne dans le cloud
- WordPress, une plateforme gratuite pour le contenu Web
