Le courrier électronique a remplacé le courrier postal pour de nombreuses communications professionnelles et personnelles. Pour envoyer les meilleurs courriels, vous devez connaître quelques règles. La police ne vous suivra pas si vous ne les suivez pas, mais ce sont des directives qui vous aident à éviter les erreurs telles que offenser quelqu'un quand vous ne voulez pas dire et incompréhensionner comme être offensé quand vous n'êtes pas fait pour .
Ces règles fondamentales de l'étiquette de la messagerie électronique nous aident tous à mieux communiquer par courrier électronique et il est utile de les connaître.
01 sur 25Jetez un deuxième coup d'œil avant d'envoyer un message
Tapez une fois, regardez deux fois et évitez les courriels embarrassants contenant du texte erroné qui ne seraient pas adressés au destinataire. Alors:
- Pause un moment après avoir complété un email.
- Regardez les noms des destinataires.
- Lire le message électronique.
Alors seulement devriez-vous choisirEnvoyer. Mieux vaut prévenir que guérir.
Dans Gmail et quelques autres services de messagerie, vous pouvez activer une fonctionnalité d'annulation d'envoi qui vous laisse quelques secondes pour annuler les dommages éventuels, même après l'envoi d'un courrier électronique erroné. Si ce n'est pas disponible, essayez de laisser le champ À vide ou entrez votre propre adresse e-mail afin de vous rappeler de jeter un dernier coup d'œil avant de l'envoyer.
02 sur 25Ne pas par défaut pour répondre à tous
Si "Répondre" est bon, alors "Répondre à tous" doit être meilleur. Est-ce vrai?
Tenez compte des boîtes de réception des destinataires et n'envoyez pas votre réponse aux personnes qui n'en ont pas besoin.
03 sur 25Gardez les courriels courts
Ne pas intimider les destinataires avec trop de texte. Composez plutôt un message court et facile à comprendre.
04 sur 25Utilisez judicieusement la fonctionnalité de devis
Pensez-vous que citer du texte original dans vos réponses par courrier électronique représente beaucoup de travail? Ce n'est pas. Parfois, c'est important pour la continuité. Votre destinataire peut ne pas savoir à quoi vous répondez, mais si vous citez la partie du message de l'expéditeur dans votre réponse, votre intention est claire.
Dans la plupart des cas, vous pouvez copier la partie du courrier électronique de l'expéditeur, puis sélectionner "Coller en tant que citation" (ou un verbiage similaire) dans votre réponse. Si le message de l'expéditeur était long, vous n'avez généralement pas besoin de citer le texte en entier.
05 sur 25Écrire des lignes d'objet d'e-mail efficaces
Faites-vous des erreurs stupides dans vos sujets d'email? La clé pour obtenir la lecture de vos messages, s’avère-t-il, n’est pas intelligente. Concentrez-vous plutôt sur le résultat final du message ou résumez-le. Ne soyez pas verbeux et laissez de côté les mots inutiles. Si vous souhaitez que le destinataire agisse, indiquez-le dans la ligne d'objet.
06 sur 25Nettoyer les e-mails avant de les transmettre
La transmission de courriels est un excellent moyen de partager des idées, mais assurez-vous que l’idée originale n’est pas perdue dans les obscurités. Il est parfaitement correct d'utiliser une main lourde pour éditer des parties de chaînes de messagerie qui ne s'appliquent pas au destinataire du transfert - tant que les parties supprimées ne changent pas l'intention du message.
07 sur 25En cas de doute, envoyez un e-mail en texte brut sans HTML enrichi
Tout le monde ne peut pas recevoir vos emails formatés. Certains peuvent même être agacés. Pour être prudent plutôt que désolé, envoyez des e-mails en texte simple en cas de doute. Ceci est particulièrement important dans un contexte professionnel, où le temps peut être limité.
08 sur 25Ne pas transférer les canulars par courrier électronique
Vous êtes probablement méfiant lorsque vous voyez un canular de messagerie trop surprenant pour être vrai dans votre boîte de réception. Ne commettez pas l'erreur de transmettre par courrier électronique une histoire que vous n'avez pas enquêtée et que vous avez confirmée être vraie.
09 sur 25Ne pas répandre de virus
Assurez-vous de ne pas transmettre de vers et de virus par courrier électronique, ni de véhiculer du spam. Tout cela peut être causé par des emails malveillants. Heureusement, il existe une protection: utilisez un logiciel anti-virus, maintenez-le à jour et analysez gratuitement des fichiers individuels.
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Expliquez pourquoi vous transmettez
Une meilleure communication permet de meilleures relations. Pour transférer des courriels et des liens de manière à partager des informations pertinentes et à favoriser les liens, énoncez en haut de la page les raisons pour lesquelles vous pensez que le destinataire trouvera les informations que vous partagez intéressantes.
11 sur 25Faire savoir aux gens que leur courriel a été reçu
Les filtres de plage sont des ajouts bienvenus aux services de messagerie, mais ils ne sont pas parfaits. De temps en temps, ils vont attraper un email important. Épargnez aux autres cette préoccupation persistante et dites-leur que vous avez reçu leur courrier électronique.
12 sur 25Demandez avant d'envoyer des pièces jointes énormes
N'obstruez pas les systèmes de messagerie en envoyant d'énormes pièces jointes ou ne le faites qu'avec l'autorisation.
13 sur 25Parlez d'un sujet par email uniquement
Rendre le monde moins déroutant. Essayez de ne parler que d'un sujet par message. Pour un autre sujet, lancez un nouvel email.
14 sur 25Questions de ponctuation
Les virgules, les deux points, les traits d'union et les points-virgules existent pour une raison: ils facilitent la compréhension du sens voulu d'une phrase. Ne rendez pas la vie plus difficile et peut-être moins intéressante pour les destinataires de vos emails. Faites attention à la ponctuation.
15 sur 25Utilisez les acronymes avec parcimonie
DYK? Tout le monde ne connaît pas tous les acronymes et ces abréviations ne permettent pas de gagner beaucoup de temps. Donc, utilisez peu ou pas d’acronymes, et seulement si vous êtes sûr que le destinataire en connaît le sens. Il est impoli de faire rechercher quelqu'un dans votre courrier électronique.
16 sur 25Redimensionner les images en proportions pratiques pour les e-mails
Lorsque vos photos ont une belle apparence dans votre courrier électronique, vous avez bonne mine. Ne redimensionnez pas les images jointes des courriels attachés en les redimensionnant avec style, en ligne et gratuitement.
17 sur 25Ecrire en toutes lettres, c'est crier
Ne criez pas dans vos courriels à moins que vous ne le vouliez. Le texte en majuscules est interprété comme un cri et est également difficile à lire.
18 sur 25Soyez prudent avec l'ironie dans les e-mails
Pas vraiment! Je suis sérieux. Honnêtement!
Un média qui offre peu de contexte, tel que le courrier électronique, ne convient pas à l'ironie et au sarcasme, même si vous connaissez le destinataire.
19 sur 25Catch Typos en imprimant vos emails
Pour les courriels ou les lettres d'amour importants, officiels et relatifs à votre carrière, imprimez le brouillon avant de cliquer.Envoyer.
Sur une copie imprimée et avec un crayon à la main, vous pouvez souvent trouver des fautes de frappe ou des virgules égarées que ni vous, ni votre correcteur orthographique ne serez pris. Le travail / la relation que vous enregistrez peut être le vôtre.
20 sur 25Réglez votre horloge système
Assurez-vous de ne pas envoyer de messages de 1981 ou 3078.
21 sur 25En cas de doute, terminez les e-mails avec "Merci"
Si vous ne savez pas comment dire au revoir à la fin d'un e-mail, il y a une chose qui sera presque toujours appropriée. Merci.
22 sur 25Où mettre votre signature
Sans ligne indiquant «signez ici», comment décidez-vous où placer votre signature électronique? Placez-le juste en dessous de la fin de votre texte.
23 sur 25Vous vous demandez "Comment mettre cela par écrit?" Utiliser ça"
Avez-vous remarqué comment les personnes que vous comprenez parfaitement lorsque vous les écoutez deviennent cryptiques et verbeuses quand elles commencent à écrire?
Ne sois pas comme eux. Dites-le comme il est et dites-le de la même manière que lors d'une conversation en face à face. Ce n'est pas le moment de les impressionner avec votre maîtrise de la langue anglaise. Optez pour court et doux.
24 sur 25Compresser des fichiers
Small is beautiful, du moins pour les pièces jointes. Alors, réduisez les fichiers avant de les envoyer par courrier électronique.
25 sur 25Évitez les messages "Moi aussi"
"Moi aussi" n'est pas suffisant pour justifier l'envoi d'un courrier électronique. C'est ennuyant. Attendez d'avoir quelque chose à ajouter à la conversation pour répondre.
