Si vous êtes propriétaire ou gérant d'un magasin, vous savez déjà à quel point il est important de disposer de la bonne base de données. En ce qui concerne les stocks et les envois aux employés et aux clients, vous savez que même une journée ralentie implique beaucoup de maintenance des données. La vraie question est de quel type de base de données avez-vous besoin? Espérons que vous n’avez pas essayé de conserver ces informations dans Microsoft Excel. Si tel est le cas, vous pouvez envisager de commencer avec une base de données de base, telle que Microsoft Access, afin de pouvoir facilement transférer les données vers la base de données.
Le type et la taille de la boutique que vous exploitez ont une grande incidence sur le type de base de données le plus logique. Si votre magasin est installé périodiquement sur les marchés de producteurs, vos besoins sont très différents de ceux d’un magasin de brique et de mortier. Si vous vendez de la nourriture, vous devrez suivre les dates d'expiration dans l'inventaire. Si votre magasin de vente au détail est en ligne, vous devrez suivre les frais, l'expédition et les informations de révision. Cependant, tous les magasins ont en commun un certain nombre d'éléments, tels que les stocks et les flux de trésorerie. Pour vous aider à déterminer la meilleure base de données pour vos besoins spécifiques, voici quelques points à considérer.
Informations à suivre dans la base de données
Gérer un magasin de détail implique de suivre de nombreux aspects. Vous devez non seulement surveiller les stocks, mais également disposer de suffisamment de moyens pour afficher les produits (tels que des bacs, des cintres, des supports et des étuis), des fournitures pour afficher le prix des produits, des factures, informations sur les ventes et informations sur les clients. Il y a beaucoup à suivre, et les bases de données facilitent grandement la gestion de votre boutique.
Les boutiques en ligne peuvent être difficiles à gérer car vous devez suivre beaucoup plus d'activités, telles que les expéditions. Une base de données facilite considérablement la gestion de tous ces aspects sans avoir à consulter constamment l'historique de vos clients ou de vos ventes. Vous pouvez même exporter des informations, telles que des rapports, et les télécharger dans votre base de données pour ne pas avoir à vous soucier des problèmes de saisie manuelle.
Décider d'acheter ou de construire
La grande question est de savoir si vous devez acheter ou créer une base de données, et cela dépend entièrement de la taille de votre entreprise et de l'endroit où vous souhaitez l'emporter. Si vous démarrez à peine et que vous avez du temps (mais un montant très limité), créer votre propre base de données est un excellent moyen de l'adapter spécifiquement à vos besoins. Cela est particulièrement vrai si vous démarrez une boutique en ligne. Si vous démarrez la base de données juste avant d'ouvrir votre magasin en ligne, vous aurez une bien meilleure compréhension de votre inventaire et de votre point de départ. Ce sont des données fantastiques à avoir facilement accessibles lors de la saison des impôts et qui vous permettent de rester au courant de votre inventaire, ainsi que des données des clients.
Si vous avez une plus grande entreprise, en particulier une franchise, l'achat d'une base de données fonctionnera mieux pour vous. Cela vous aidera à traverser toutes les choses que vous pourriez autrement oublier. Les chances sont, vous n'avez pas le temps de créer et de gérer la base de données, il est donc préférable d'avoir toutes les bases couvertes. Vous pouvez toujours apporter vos propres modifications au fur et à mesure.
Trouver le bon programme de base de données
Si vous décidez d'acheter un programme de base de données, vous devrez passer beaucoup de temps à rechercher les différentes options. Il existe un large éventail de types de magasins de détail et le marché de la base de données s'adapte aux besoins uniques de ces différents types. Si vous travaillez avec des produits alimentaires et des denrées alimentaires, vous avez clairement besoin de quelque chose qui vous aide à suivre les denrées périssables. Si vous avez une bijouterie, vous devrez être en mesure de suivre l’assurance des pièces de valeur. Pour les magasins qui ont une présence en ligne et une installation physique, vous avez certainement besoin de quelque chose qui couvre de nombreux angles différents pour votre inventaire, vos frais, vos taxes et les aspects administratifs de votre entreprise. Si vous vendez un article en particulier, vous devez le savoir rapidement afin de pouvoir le marquer immédiatement comme vendu pour la partie en ligne de la boutique.
Avant de commencer, pensez à tout ce que vous devez suivre, puis assurez-vous que les bases de données que vous considérez contiennent au minimum ces éléments. Il existe de nombreuses bases de données sur le marché, vous devriez donc pouvoir obtenir tout ce dont vous avez besoin à un tarif très raisonnable.
Créer votre propre base de données
Si vous envisagez de créer votre propre base de données, vous devrez déterminer le programme que vous souhaitez utiliser. Microsoft Access a tendance à être le programme à privilégier car il est puissant et relativement peu coûteux. Vous pouvez importer et exporter des données à partir de votre autre logiciel Microsoft (ce qui est extrêmement utile si vous avez suivi des informations dans Excel). Vous pouvez également charger vos courriels, lettres de vente et autres documents (à partir de Word et Outlook) dans la base de données et en faire des modèles. Access présente l’avantage supplémentaire de disposer d’un nombre considérable de modèles et de fichiers gratuits, de sorte que vous n’êtes pas obligé de tout recommencer à zéro. Vous pouvez choisir un modèle gratuit, puis apporter les modifications nécessaires pour que votre base de données inclue tout ce dont vous avez besoin.
L'importance de la maintenance
Quelle que soit la manière dont vous avez acquis votre base de données, vous devrez la conserver pour que la base de données continue de vous être utile. Si vous ne suivez pas l'évolution des stocks, des adresses, des modifications de la facturation ou des totaux des ventes, la base de données finit par devenir un autre élément inutile. Pensez à vos données de la même manière qu’à votre comptabilité. Si vous ne suivez pas toutes les transactions et tous les changements, cela vous causera des problèmes.Vous n'avez pas besoin d'un informaticien pour le gérer au début, bien que cela puisse être extrêmement utile. Cependant, plus votre boutique s'agrandit, plus vous aurez besoin de temps pour la maintenance et la gestion de vos données.
