Excel ne dispose pas des fonctionnalités de gestion de données des programmes de base de données relationnelle tels que SQL Server et Microsoft Access. Ce qu’elle peut faire, cependant, c’est servir de base de données simple qui répond aux besoins de gestion des données.
Dans Excel, les données sont organisées en tableaux à l'aide des lignes et des colonnes d'une feuille de calcul. Les versions les plus récentes du programme ont une fonction de tableau, ce qui facilite la saisie, la modification et la manipulation des données.
Termes de la base de données: table, enregistrements et champs
Une base de données est un ensemble d'informations liées stockées dans un ou plusieurs fichiers informatiques de manière organisée. Normalement, les informations ou les données sont organisées en tables. Les informations contenues dans une table sont organisées de manière à pouvoir facilement être mises à jour, triées, corrigées et filtrées.
Une base de données simple, telle qu'Excel, contient toutes les informations relatives à un sujet dans un seul tableau. Les bases de données relationnelles, quant à elles, consistent en un certain nombre de tables, chacune contenant des informations sur des sujets différents mais connexes.
Records
Dans la terminologie de la base de données, unrecord contient toutes les informations ou données relatives à un objet spécifique qui ont été entrées dans la base de données. Dans Excel, les enregistrements sont généralement organisés en lignes de feuille de calcul, chaque cellule de la ligne contenant une information ou une valeur.
Des champs
Chaque information individuelle dans un enregistrement de base de données, telle qu'un numéro de téléphone ou un numéro de rue, est appeléechamp. Dans Excel, les cellules individuelles d'une feuille de calcul servent de champs, car chaque cellule peut contenir une seule information sur un objet.
Noms de champs
Il est essentiel que les données soient entrées de manière organisée dans une base de données afin de pouvoir les trier ou les filtrer pour trouver des informations spécifiques. Pour que les données soient entrées dans le même ordre pour chaque enregistrement, des en-têtes sont ajoutés à chaque colonne d'un tableau. Les en-têtes de colonnes sont appelés noms de champs.
Exemple de base de données
Dans l'image ci-dessus, toutes les informations collectées pour un élève sont stockées dans une ligne individuelle ou un enregistrement de la table. Chaque élève, quelle que soit la quantité ou le peu d'informations recueillies, a une ligne distincte dans le tableau.
Chaque cellule d'une rangée est un champ contenant une partie de cette information. Les noms de champs dans la ligne d'en-tête permettent de garantir que les données restent organisées en conservant toutes les données sur un sujet spécifique, tel que le nom ou l'âge, dans la même colonne pour tous les étudiants.
Outils de gestion de données Excel
De plus, Microsoft a inclus un certain nombre d’outils de données pour faciliter le travail avec les grandes quantités de données stockées dans des tableaux Excel et pour les maintenir en bon état.
Utiliser un formulaire pour les enregistrements
Le formulaire de données est l’un des outils permettant de travailler facilement avec des enregistrements individuels. Un formulaire peut être utilisé pour rechercher, modifier, entrer ou supprimer des enregistrements dans des tables contenant jusqu'à 32 champs ou colonnes.
Le formulaire par défaut inclut une liste de noms de champs dans l'ordre dans lequel ils sont organisés dans la table, afin de garantir que les enregistrements sont entrés correctement. À côté de chaque nom de champ se trouve une zone de texte permettant de saisir ou de modifier les champs de données individuels.
Bien qu'il soit possible de créer des formulaires personnalisés, la création et l'utilisation du formulaire par défaut sont beaucoup plus faciles et souvent suffisantes.
Supprimer les enregistrements en double
Un problème commun à toutes les bases de données est les erreurs de données. En plus de simples fautes d'orthographe ou de champs de données manquants, la duplication d'enregistrements de données peut être une préoccupation majeure à mesure que la taille d'une table de données augmente.
Un autre outil de données Excel peut être utilisé pour supprimer ces enregistrements en double - les doublons exacts ou partiels.
Tri des données dans Excel
Le tri consiste à réorganiser les données en fonction d'une propriété spécifique, telle que le tri alphabétique d'un tableau par noms de famille ou chronologiquement du plus ancien au plus récent.
Les options de tri d'Excel incluent le tri par un ou plusieurs champs, le tri personnalisé, tel que la date ou l'heure, et le tri par lignes, ce qui permet de réorganiser les champs dans une table.
