Ce n’est pas toujours facile de donner le courage de déléguer des tâches.
Vous devrez peut-être lutter contre vos propres tendances perfectionnistes en matière de microgestion, résister à l'envie de donner à vos employés un aperçu en 17 étapes ou des instructions extrêmement détaillées. Vous devrez faire la paix avec le fait que ce n'est pas simplement parce que quelqu'un fait quelque chose de mal qu'il ne le fait pas correctement .
Mais que se passe-t-il lorsque la version finale arrive sur votre bureau et que c'est simplement mauvais?
Et si c'est plein de fautes de frappe? Que se passe-t-il si la mise en page est incorrecte ou si vos directives ont été ignorées? Et si votre employé suivait vos directives mais que le résultat est toujours décevant?
Il est vraiment tentant de reprendre ces responsabilités et de considérer cela comme une confirmation que vous aviez raison depuis le début - on ne peut faire confiance à personne, et si vous voulez que quelque chose soit bien fait, vous devez le faire vous-même!
Ralentis, ton ami. Avant de jeter l'éponge de délégation, parcourez ces sept étapes.
1. Parlez en personne (ou au moins au téléphone)
Dire à quelqu'un qu'elle a besoin de refaire son travail est toujours un peu difficile, et il peut être difficile d'exprimer de la patience, de l'empathie, de la chaleur ou de l'humour par courrier électronique.
Si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne, visez une conversation vidéo ou un appel téléphonique. De cette façon, vous pouvez tempérer la conversation embarrassante avec une voix chaleureuse et amicale.
2. Commencez avec quelque chose que vous appréciez
Si possible, complimentez quelque chose de vraiment spécifique, comme la police qu'il a choisie, sa grammaire parfaite ou le fait qu'il l'ait transformée à l'avance, afin qu'il puisse reproduire ce succès à l'avenir.
Lorsque vous démarrez la conversation sur une note positive, vous créez un espace sécurisé vous permettant de diffuser l'autre nouvelle moins positive sans déclencher la défensive. (Assurez-vous simplement que vous êtes sincère et que vous ne créez pas quelque chose de gentil dans le cadre d'un "sandwich compliment".)
3. Réitérer ce que vous cherchiez et pourquoi
Ensuite, décrivez en quoi le travail ne correspond pas à vos attentes, en étant aussi précis que possible. "J'aimerais voir des changements", ce n'est pas aussi constructif que "Je cherche un ton plus drôle, plus engageant, une introduction plus séduisante et des phrases plus succinctes."
Ainsi, au lieu de dire que la présentation marketing a «raté la cible» et de s'en tenir à cela, rappelez à votre employé à quel point il est important de se concentrer sur le public cible. Si le message ne leur parvient pas, alors tout le travail sera pour rien. Ensuite, partagez quelques changements que vous aimeriez voir, tels que des diapositives supplémentaires sur l'impact.
4. Demander des idées de changements
Votre employé voit-il également des domaines à améliorer? Ou ne sait-il pas comment et où il ferait les choses différemment?
Tandis que vous voulez donner des commentaires spécifiques, résistez à l'envie de signaler chaque endroit où vous souhaitez voir des changements. Au lieu de cela, partagez quelques suggestions spécifiques, puis demandez-lui de décrire les opportunités qu'il voit pour améliorer le projet. Cela vous aidera à vérifier si vous êtes sur la même page et à apprendre à repérer d'éventuels faux pas pour lui-même.
5. Demandez ce qui vous semble le plus difficile
Parmi les changements que vous lui avez demandés, lequel vous semble le plus décourageant ou le plus déroutant? Est-ce qu'elle a du mal avec l'édition de copie? Comprend-elle le logiciel dont elle a besoin?
Donnez-lui une autre occasion de demander des éclaircissements et de l'aide.
6. lui donner un autre coup
Les premières fois que vous déléguez, vous pouvez vous donner un coup de pied et penser: «C’est plus rapide si je le fais moi-même!». Et oui, la première fois que vous vous entraînez - et vous corrigez - cela peut prendre plus de temps que si vous aviez fait la travaillez seul.
Cependant, une fois que l'autre personne comprend ce que vous voulez et comment le faire, vous serez en mesure de transférer de plus en plus de projets, ce qui vous laissera du temps pour faire le travail que vous aimez vraiment.
7. Découvrez le deuxième brouillon et Louange, Guide ou Réaffecter
Que pensez-vous de la deuxième tentative de votre délégué? Si elle est à 80% du chemin (et que ce projet est un projet qu’elle devra reproduire), répétez les étapes 1 à 6. Sinon, rappelez-vous la règle des 80/20, félicitez-la pour ses améliorations, indiquez les changements supplémentaires que vous allez ajouter et terminez vous-même le travail.
Si le résultat est compris entre 50 et 80%, partagez votre opinion. Ensemble, vous et votre délégué pouvez décider si cela vaut la peine d'essayer de nouveau, puis recommencez les étapes 1 à 6.
Si le résultat est toujours inférieur à 50%? Caution. Il est préférable de consacrer plus de temps à trouver quelqu'un pour réaffecter ce projet ou à effectuer une nouvelle visite s'il s'agit vraiment d' une tâche qui mérite d'être déléguée.
Avec ce plan, vous devriez pouvoir obtenir les résultats souhaités la deuxième fois. Et j'espère que ces conversations vous aideront à obtenir de meilleurs résultats à partir de maintenant, pour la première fois.
