La fonctionnalité Sous-total d'Excel fonctionne en insérant le TOTAL fonction dans une base de données ou une liste de données connexes. L'utilisation de la fonctionnalité Sous-total permet de rechercher et d'extraire des informations spécifiques à partir d'une grande table de données rapidement et facilement.
Même s'il est appelé "fonctionnalité de sous-total", vous n'êtes pas limité à rechercher la somme ou le total des lignes de données sélectionnées. Outre le total, vous pouvez également rechercher des valeurs moyennes pour chaque colonne ou champ de données de votre base de données.
Saisie de données dans Excel
La première étape pour utiliser le TOTAL La fonction dans Excel consiste à saisir vos données dans une feuille de calcul. Ce faisant, gardez à l’esprit les points suivants:
- Il est important de saisir les données correctement. Les erreurs causées par une saisie de données incorrecte sont à l’origine de nombreux problèmes liés à la gestion des données.
- Ne laissez aucune ligne ou colonne vierge lors de la saisie des données. Cela implique de ne pas laisser de ligne vide entre les en-têtes de colonne et la première ligne de données.
Pour suivre ce tutoriel, entrez les données affichées dans l'image ci-dessus dans cellules A1 à D12. Veillez à entrer chaque valeur de données correctement pour suivre avec précision.
Tri des données Excel
Avant que les sous-totaux puissent être appliqués, vos données doivent être regroupées en fonction de la colonne de données que vous souhaitez extraire des informations. ce regroupement est effectué à l'aide de la fonctionnalité de tri d'Excel.
Dans ce didacticiel, nous voulons trouver le nombre moyen de commandes par région de vente de sorte que les données doivent être triées par ordre chronologique. Région en-tête de colonne.
Tri des données par région de vente
- Glisser sélectionner cellules A2 à D12 pour les mettre en valeur.
- Clique sur le Onglet Données du ruban.
- Clique sur le Trier bouton situé au centre du ruban de données pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
- Choisir Trier par région de la liste déroulante sous le Colonne rubrique dans la boîte de dialogue.
- Sois sûr que Ma liste a des en-têtes est cochée dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.
- Cliquez sur D'accord.
- Les données en cellules A3 à D12 devrait maintenant être trié alphabétiquement par la deuxième colonne Région. Les données pour les trois représentants de la région Est doivent être répertoriées en premier, suivies de Nord, puis de Sud, puis d’Ouest.
Trouver des moyennes régionales
Une fois que vos données ont été correctement triées, vous pouvez rechercher les ventes moyennes de chaque région à l'aide du bouton TOTAL une fonction. La syntaxe et les arguments de la fonction sont indiqués ci-dessous:
= SOUS-TOTAL (nombre de fonctions, Ref1)
- Num_fonction: Le TOTAL function peut exécuter un certain nombre de fonctions différentes avec des données numériques; ce champ indique quelle fonction nous souhaitons exécuter. Pour l'utilisation du MOYENNE fonction, nous allons utiliser le nombre 1.
- Ref1: Cet argument indique la plage de nombres qui sera utilisée dans le TOTAL calculs de la fonction.
Utilisation de la fonction MOYENNE de SOUS-TOTAL
- Commencer par créer un groupe de cellules dans lequel les données de ventes régionales seront affichées. Vous pouvez voir comment nous en sommes venus à cette tâche dans cellules B14 - B17 dans l'exemple d'image ci-dessus.
- Commençons par faire la moyenne des données de ventes East. Cliquer sur cellule C14 pour le mettre en évidence en tant que cellule dans laquelle nous souhaitons intégrer nos résultats.
- Dans le Onglet Formules, sélectionnez le Math & Trig option.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez le TOTAL fonction - cela ouvrira le Générateur de formules.
- Clique sur le Num_fonction ligne et entrez le numéro 1.
- Clique sur le Ref1 ligne, puis mettez en surbrillance cellules D3 à D5 - Ce sont les cellules que nous combinerons pour calculer la moyenne car elles contiennent les totaux des ventes de la région Est.
- Cliquez sur Terminé et les données de ventes moyennes vont maintenant montrer dans cellule C14.
- Répéter les étapes ci-dessus pour North Sales, South Sales et West Sales, en sélectionnant les options appropriées Ref1 plage pour chaque scénario.
