Si vous êtes comme beaucoup de personnes de 9 à 5 ans, vous passez probablement la majeure partie de votre journée à envoyer des courriels, et le reste à les suivre.
Si vous pouviez obtenir une réponse rapide à votre question ou obtenir des commentaires sur votre rapport, vous pourriez parcourir votre liste de tâches à la volée et l'appeler un jour avant la tombée de la nuit. Mais au lieu de cela, votre courrier électronique sans réponse est enfoui dans la boîte de réception encombrée de votre responsable, et vous restez désespéré dans votre box, qui envisage sérieusement un signal SOS. Que faire?
Avant de cliquer sur «envoyer» dans un autre e-mail d’enregistrement, de changer la ligne d’objet en majuscule et de virer de bord à ce point d’exclamation rouge bien-aimé, utilisez ces astuces pour réussir du premier coup.
1. Rendez-le vif
Vous entendez ce conseil pour toutes les formes de communication, mais transmettre rapidement votre message est particulièrement important pour les courriers électroniques. Les longs blocs de texte semblent difficiles à lire, en particulier pour les gestionnaires constamment inondés de messages. Si un message est trop long, il risque d'être écarté et revisité quand il reste plus de temps (ce qui, dans de nombreux cas, n'est jamais).
Pensez court, percutant et au point. Utilisez des puces ou des listes dans la mesure du possible. Limitez vos paragraphes à quatre ou cinq lignes afin qu'ils soient faciles à parcourir - vous devriez voir beaucoup d'espace blanc dans le champ du message. Et si c'est trop difficile, cela peut indiquer que vous essayez de couvrir trop de sujets dans un seul courrier électronique. S'en tenir à un sujet par email et envoyer les autres sous pli séparé.
2. Répondre à toutes les questions et demandes potentielles
Dans le même temps, vous souhaitez que votre courrier électronique soit suffisamment détaillé pour éviter toute interprétation erronée ou tout besoin pour le destinataire de demander plus d'informations. (La dernière chose que vous voulez, c'est d'obtenir enfin cette réponse - et au lieu de recevoir une décision, vous obtenez une question!)
Alors, anticipez les questions que vous pourriez recevoir à l’avance et répondez-y. Par exemple, si vous souhaitez que votre supérieur choisisse un lieu pour un événement à venir, fournissez des liens vers les sites Web des restaurants ou des hôtels, joignez des photos des espaces que vous voudrez voir, et incluez une comparaison des coûts pour les options. .
Rappelez-vous: plus vous travaillez pour le courrier électronique d'origine, moins vous aurez de travail à faire pour le suivre.
3. Soyez précis dans la ligne d'objet
Rédigez des lignes d'objet détaillées de sorte que le destinataire comprenne bien le problème et appelle à l'action dans le corps du courrier électronique. Évitez les expressions vagues telles que «Questions pour vous» et «Excellente idée pour la réunion» et utilisez plutôt quelque chose comme: «Commentaires nécessaires: points à l'ordre du jour de la réunion budgétaire du premier trimestre».
Cette stratégie vous aidera également à rechercher facilement le message dans votre boîte de réception si votre destinataire appelle pour discuter plutôt que pour écrire par courrier électronique.
4. Mettre en évidence les éléments d'action
Si vous entendez plus d'un point ou que vous posez plus d'une question dans votre courrier électronique, assurez-vous que ces éléments se démarquent du reste de la narration en les mettant en gras, en les soulignant ou en les organisant dans une liste à puces. Le contraste attire naturellement l'œil du destinataire sur le fond du message (la pièce que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer!) Et constitue le guide idéal pour les skimmers qui expédient leurs courriels rapidement.
5. Diriger avec le nombre de besoins
Comment frustrant est-il lorsque vous avez présenté un certain nombre d'options dans le courrier électronique pour le choix du destinataire, seulement pour recevoir une réponse qui dit, "Ça sonne bien!"? Pour éviter cela, assurez-vous que vos objectifs sont clairs dès le départ. Pour les courriels comportant plus d'une question, notez le nombre de demandes de renseignements dans la première ligne du message afin que le destinataire sache exactement combien il faut chercher et quelle est son adresse. Si vous saupoudrez de questions tout au long du message, vous risquez que le destinataire omette des informations pertinentes.
6. Savoir quand prendre le téléphone
Si vous pensez que le sujet nécessitera (ou requiert) plusieurs courriels sans fin visible, ignorez ou arrêtez la discussion par e-mail. Certaines affaires sont mieux gérées au téléphone ou en personne, en particulier lorsque la logistique ou les relations sont complexes. En fait, votre volonté de sortir de derrière le voile du courrier électronique est non seulement la plus efficace dans ces cas, mais montre également votre assurance et votre esprit d'initiative.
En souhaitant et en espérant, vos messages ne seront pas ouverts, mais vous appliquerez ces conseils. Et si vous pouvez faire en sorte que vos courriels se démarquent et cesser de tourner en rond lors des suivis, il suffit de penser: vous aurez peut-être encore plus de temps.
