L'autre jour, j'ai envoyé un courriel à un collègue avec quelques questions et j'ai reçu la réponse: «Je suis plutôt un téléphone, pouvez-vous m'appeler à ce sujet?
Je dois dire que j'ai été un peu choqué.
Ce n'est pas souvent que vous rencontrez quelqu'un qui préfère prendre le téléphone pour mener des affaires. Étant donné le choix, je suppose qu'une majorité d'employés dans un lieu de travail typique choisiraient le courrier électronique par téléphone chaque jour. Et cela a du sens: le courrier électronique est rapide, efficace et ne présente pas de risque de silence gênant ou de bruit de fond gênant.
Mais malgré la préférence écrasante pour le courrier électronique, il existe quelques situations qui fonctionnent mieux lorsque vous décrochez le téléphone.
1. C'est urgent
Environ 60% des personnes attendent deux jours complets pour répondre à un courrier électronique lié au travail. Donc, si vous envoyez un e-mail qui a besoin d'une réponse DÈS QUE POSSIBLE - même avec une ligne d'objet incluant "Urgent!" - il y a de fortes chances que vous ayez à rafraîchir votre boîte de réception encore et encore pendant les 48 heures à venir, une réponse.
D'un autre côté, passer un appel téléphonique sur une question critique peut vous aider à exprimer un sentiment d'urgence, à vous assurer que votre interlocuteur sait exactement ce qu'il doit faire et à répondre aux questions sans avoir recours à une chaîne de messagerie sans fin. . Au moment de raccrocher, vous pouvez être sûr que tout le monde est sur la même page et comprend ce qu'il faut faire pour résoudre le problème.
2. Vous n'obtenez pas de réponse
Vous avez peut-être envoyé une demande par courrier électronique qui n’est pas vraiment urgente, mais à un moment donné, vous avez besoin d’une réponse - et après quelques jours de silence, vous vous énervez.
Vous ne pouvez que trop souvent faire pression sur la demande, avec un autre courrier électronique indiquant: «Hé, je voulais juste faire un suivi: avez-vous eu l'occasion de l'examiner?
Si vous ne recevez pas de réponse après l'e-mail d'origine et un message de suivi, utilisez par défaut un appel téléphonique. Vous aurez une bien meilleure chance d'obtenir une réponse immédiate, ou du moins de l'inscrire sur le radar de votre collègue de travail, en tant que question qui nécessite son attention.
3. Il faut plus que quelques phrases
À un moment donné, vous avez probablement reçu un roman d'un courrier électronique qui vous a pris 20 minutes à lire - et vous laissait toujours des questions à la fin du processus. Ne soumettez pas les autres à cette torture.
Si tout ce que vous devez transmettre prend plus que quelques paragraphes - par exemple, vous expliquez les nuances d'une tâche ou clarifiez le processus d'un département à une autre équipe - il est souvent plus efficace de prendre le téléphone. Cela permettra à l’autre personne de poser des questions et, du ton de sa voix, au moment de raccrocher, vous pouvez être sûr qu’elle comprend tout à fait.
4. Vous voulez une rétroaction franche
Vous avez peut-être une idée brillante pour un article ou un argumentaire de vente et vous voulez savoir ce que votre collègue pense avant de commencer.
Avec un courrier électronique, vous pouvez obtenir une réponse du type «OK. Cela semble bien. »Bien que cette réponse soit positive, elle ne soulève aucune inquiétude et ne suscite aucune suggestion supplémentaire. En bref, ce n’est pas très utile.
Cependant, un appel téléphonique - qui, par nature, réclame plus qu'une réponse rapide et sans engagement - vous permettra d'entendre le ton de votre collègue, de plonger plus profondément dans les nuances de votre idée, de répondre aux questions de votre collègue et, dans l’ensemble, obtenez des commentaires plus francs et plus réfléchis
5. Vous voulez construire une relation
Le courrier électronique est idéal pour une communication rapide et efficace. Mais parfois, vous avez besoin d'une touche plus personnelle, comme lorsque vous contactez un nouveau collègue distant ou un client de l'entreprise.
Bien sûr, vous pouvez écrire un email d’introduction parfaitement sympathique. Mais un appel téléphonique peut vous aider à transmettre une chaleur et une authenticité que le courrier électronique ne peut pas - et cela ne peut pas vous aider à établir une relation réelle avec la personne de l'autre côté, plutôt que de devenir un autre contact de messagerie dans son carnet d'adresses. .
6. Vous ne voulez pas un compte rendu de la conversation
Pour le meilleur ou pour le pire, les courriels sont conservés pour toujours quelque part, prêts à être cités ou transmis à tout moment.
Donc, si vous avez besoin de discuter d'informations confidentielles ou sensibles qui ne sont pas encore écrites (par exemple, des rumeurs de fusion d'entreprise ou de recrutement d'un collègue par une entreprise concurrente), un appel téléphonique est préférable.
Cela vaut également pour les conversations informelles que vous préférez garder privées, par exemple lorsque vous avez besoin de l'aide d'un collègue pour répondre à une demande de dernière minute et que vous souhaitez expliquer les circonstances de la situation, telles que «Je déteste vous demander. pour une faveur à 16h45, mais mon manager a laissé tomber la proposition Smith et nous devons la rassembler ce soir. ”
Cela est peut-être vrai et aide certainement à expliquer le contexte de la demande, mais ce n’est pas vraiment quelque chose qui devrait revenir à votre responsable par le biais d’une chaîne de messagerie transférée. Au téléphone, vous pouvez rester franc sans changer vos mots et les amener au mauvais endroit (enfin, tant que vous fermez la porte du bureau).
Aaron Kwittken, PDG et associé directeur de Kwittken, résume bien: «Si vous devez y réfléchir à deux fois, tout ce qui vous semble sensible, tout ce qui, selon vous, nécessite vos compétences relationnelles… vous devez absolument prendre le téléphone."
