Tout le monde sait que diriger une entreprise est l'un des concerts les plus difficiles qui soient. Que ce soit pour gérer une petite entreprise ou une multinationale, les PDG doivent gérer leur temps, leurs ressources et leurs demandes multiples tout en leur laissant le temps et l’espace nécessaires pour prendre des décisions et mettre au point des stratégies qui détermineront le cours des affaires.
Ce qui signifie qu'ils ont développé des systèmes maîtres et des astuces pour optimiser leur productivité.
Alors, pourquoi ne pouvons-nous pas voler quelques mouvements de leurs cahiers? Que vous aspiriez à gérer votre propre entreprise ou que vous souhaitiez être plus productif dans votre emploi actuel, consultez cette liste de conseils éprouvés par le PDG que vous pouvez appliquer à n’importe quel aspect de votre vie.
1. Prenez des pauses toutes les 90 minutes
Tony Schwartz, président du projet Énergie, suggère de prendre des pauses toutes les 90 minutes pour optimiser votre productivité. La raison? Les corps humains ont un cycle d'énergie qui fonctionne à intervalles de 90 minutes tout au long de la journée. Lorsque nous travaillons sur quelque chose depuis au moins une heure et demie, il est naturel que notre niveau de vigilance baisse et que notre attention retombe ou que nous nous sentions somnolents (ou que nous commencions à consulter Twitter ou Facebook).
Le secret contre-intuitif d'une performance durable consiste à vivre comme un sprinter. En pratique, cela signifie travailler à votre plus grande intensité le matin, pas plus de 90 minutes à la fois, puis faire une pause.
Ainsi, la prochaine fois que vos yeux seront vitreux, au lieu de chercher une autre tasse de café, éloignez-vous de votre travail pendant quelques minutes. Vous pourriez être surpris de voir à quel point vous vous ferez à long terme.
2. Faites-vous sans interruption parfois
Il n'y a rien de plus frustrant que de finalement entrer dans la zone pour travailler sur un gros projet - puis d'être interrompu par un collègue ou un patron qui passe près de votre bureau. Pire encore, des recherches ont montré qu'il peut prendre jusqu'à 25 minutes pour se remettre sur les rails après une interruption.
Et c’est précisément pourquoi Andrew Marsh, PDG de Fifth Column Games, a mis au point un système permettant de s’assurer que tout le monde dans son bureau peut travailler sans être interrompu. En plaçant un «cône de silence» sur leur bureau, les employés ont un symbole tangible qui indique qu'ils ne doivent pas être dérangés sauf en cas d'urgence.
J'utilise le cône de silence lorsque je travaille sur un projet complexe sur lequel je dois me concentrer. Être capable de se concentrer intensément sans interruption est un outil de productivité précieux pour tous les joueurs de la Cinquième Colonne.
Que vous ayez besoin de rester concentré sur des tâches intenses pendant quelques heures par jour ou que vous travailliez sur un gros projet, utilisez un système qui en informe les gens et les habituera à prendre l'habitude de vous envoyer un courrier électronique pour les tâches non urgentes. au lieu de passer par votre bureau.
3. Gérez votre énergie, pas seulement votre temps
Vous savez qu'il est important de gérer votre temps judicieusement, mais il peut être plus efficace de gérer également votre énergie. Notre propre PDG, Kathryn Minshew, cofondatrice de Muse, adore optimiser sa journée de travail en effectuant ses tâches les plus intensément concentrées pendant ses heures de pointe, les heures d'or où son niveau d'énergie est à son maximum. Les réunions, par contre, sont quelque chose qu’elle évite pendant ces heures et qui économise pour d’autres moments de la journée.
Je trouve extrêmement utile de faire attention au moment où je suis le plus productif de la journée (quelles heures, dans quelles conditions) et de le garder de manière agressive pour un travail ciblé.
Si vous êtes un matin, faites vos tâches les plus importantes en premier et conservez les tâches fastidieuses et stupides pour plus tard dans la journée, lorsque votre énergie faiblira. Vous ne savez pas quelles sont vos heures de pointe? Essayez la cartographie énergétique pour le savoir et tirer le meilleur parti de votre journée de travail.
4. Ne soyez pas un esclave de l'email
Gina Trapani, fondatrice de ThinkUp, est passionnée par la vérification des e-mails uniquement à des heures précises de la journée. Pourquoi? Au lieu de penser que vous devez répondre aux e-mails dès qu’ils apparaissent dans votre boîte de réception, vous pouvez gagner du temps et rester concentré en définissant un calendrier de vérification et de réponse aux e-mails (par exemple, une fois le matin et une fois à la fin de la journée). ).
Fermez Outlook, désactivez les nouvelles notifications par e-mail sur votre BlackBerry, faites ce que vous avez à faire pour atténuer l'interruption des e-mails.
Selon votre position, cela peut ne pas sembler une option, surtout si votre chef ou vos collègues comptent sur vous pour des réponses rapides. Cependant, vous serez peut-être surpris de voir à quel point les nouvelles stratégies de productivité vous aideront lorsque vous leur expliquez. Tim Ferriss, auteur de The Four Hour Work Week , suggère d'envoyer des courriers électroniques à leurs collègues pour les avertir de votre nouvel horaire de courrier électronique, en expliquant que l'objectif est d'augmenter votre productivité et de vous demander de vous appeler en cas d'urgence. Vous pouvez également configurer un répondeur automatique avec un message expliquant à quel moment vous allez consulter à nouveau votre courrier électronique et comment les gens peuvent vous contacter si cela est important dans l'intervalle.
5. Gardez vos e-mails courts et doux
Les PDG n'ont pas le temps de lire des courriers électroniques ou de les écrire. Andrew Torba, co-fondateur de Kuhcoon, va même parfois jusqu'à écrire des emails en un mot et suggère de traiter vos emails comme s'ils avaient la même limite de 140 caractères sur Twitter.
Mettez-vous au défi de penser de manière critique et efficace lorsque vous vous connectez par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication.
En conservant des courriers électroniques courts et précis, vous économiserez non seulement beaucoup de temps d'écriture, mais également beaucoup de temps de lecture pour vos collègues. Si votre problème est trop complexe pour un courrier électronique court, planifier un bref appel téléphonique (5 à 10 minutes) peut s'avérer beaucoup plus efficace qu'un long échange de courrier électronique.
6. Déléguer, déléguer, déléguer
Il est facile de se sentir dépassé en pensant que vous devez tout faire vous-même. Déléguer, cependant, est l’un des meilleurs moyens de gérer votre temps. Transmettre les projets aux autres membres de l'équipe allège votre charge de travail et vous permet de vous concentrer sur les projets que vous faites le mieux. L'entrepreneur Daniel Tan Kh va plus loin et conseille non seulement de déléguer les tâches, mais aussi de croire que le nouveau propriétaire en assumera l'entière responsabilité.
La délégation est le principal moteur de la productivité.
Déléguer ne veut pas dire cesser de faire votre travail, mais si vous avez trop à faire, déléguer l'une de vos tâches à un autre membre de votre équipe peut aider à consacrer plus d'attention à vos projets les plus urgents. Vous n'avez pas de collègue capable de prendre en charge votre tâche? Matt DeCelles, entrepreneur en série, suggère de confier vos tâches redoutées à un pigiste sur Fiverr.com.
Il peut parfois sembler impossible de s'attaquer à votre liste de choses à faire, mais si vous essayez d'apporter ces modifications mineures aux maîtres, vous serez étonné de tout ce que vous pouvez accomplir pendant votre journée de travail.
