Vous avez rassemblé toutes les informations nécessaires, les avez intégrées dans un courrier électronique soigné et facile à lire, ajouté une salutation sympathique, un sujet séduisant et des pièces jointes à l'appui, puis envoyé le tout à un groupe de personnes.
Aucune réponse n'est nécessaire, bien sûr, mais votre esprit curieux veut toujours savoir - ont-ils tous reçu le courrier électronique que vous avez composé avec tant de diligence?
Envoi de demandes de confirmation de lecture avec votre courrier électronique
Si vous utilisez l'une des applications de messagerie, telle que Microsoft Office Outlook ou Mozilla Thunderbird, qui prend en charge les accusés de lecture, vous pouvez joindre une demande d'accusé de lecture à votre courrier électronique. Vous sélectionnez l'option avant d'envoyer le message. Chaque destinataire qui reçoit le message se voit offrir la possibilité d’accuser réception de l’e-mail.
La demande de confirmation de lecture ne garantit pas que vous obtiendrez une réponse. Tous les services de courrier électronique ne prennent pas en charge l'utilisation des accusés de lecture, et l'option peut être désactivée en tant que destination du destinataire. Certains destinataires peuvent ne pas vouloir reconnaître qu'ils ont reçu votre courriel, car ils ne sont pas prêts à traiter ce qu'il contient.
En règle générale, les accusés de lecture fonctionnent mieux dans une entreprise où tout le monde utilise le même service de messagerie.
Demander un accusé de réception
Si vous avez déjà essayé des accusés de lecture avec des résultats décevants ou si vous utilisez un service de messagerie électronique qui ne les prend pas en charge, demander un accusé de réception ne vous fait pas de mal. Ajoutez une ligne à votre courrier électronique, telle que "Notre délai est serré. Veuillez accuser réception de cet e-mail" ou "Veuillez envoyer une brève réponse afin que je sache que tout le monde a reçu cette information". Vous êtes tout aussi susceptible de recevoir un accusé de réception que d'utiliser des accusés de lecture.
À l'autre extrémité: faites savoir aux expéditeurs que vous avez reçu leur courrier électronique
Supposons que vous soyez le destinataire d'un courrier électronique. S'il inclut une demande d'accusé de lecture et si votre service est compatible ou si l'expéditeur vous a demandé de répondre par courrier électronique, continuez et accusez réception du courrier électronique.
En ce qui concerne le reste du courrier électronique que vous recevez, il n’est pas nécessaire d’accuser réception de chaque courrier électronique, mais s’il est important ou lié à une entreprise, une simple réponse est prévenante. Parfois, les courriels sont perdus ou sont la proie de filtres anti-spam trop sophistiqués. Envoyez une brève note, éventuellement sous forme de remerciement informel, pour accuser réception du courrier électronique, même si aucune réponse n'est nécessaire dans le cas contraire.
Même si vous prévoyez de répondre plus tard, un courrier électronique accusant réception et permettant à l'expéditeur de savoir quand vous y reviendrez sera le bienvenu de la plupart des expéditeurs.
