Microsoft Access 2007 et versions ultérieures prennent en charge les pièces jointes, notamment les photos, les graphiques et les documents, en tant que téléchargements distincts dans la base de données. Bien que vous puissiez référencer des documents stockés sur le Web ou situés sur un système de fichiers, leur insertion dans votre base de données Access signifie que lorsque vous déplacez ou archivez la base de données, ces fichiers sont également déplacés.
Procédure
Ajoutez un champ pour stocker les pièces jointes:
- Ouvrez la table dans laquelle vous allez ajouter des pièces jointes, en mode Création.
- Tapez un nom pour le champ de pièce jointe dans la colonne Nom du champ d'une nouvelle ligne.
- Sélectionnez "Pièce jointe" dans la liste déroulante Type de données.
- Enregistrez la table en cliquant sur l'icône du disque dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Insérer des pièces jointes dans un enregistrement de base de données:
- Passez en mode feuille de données pour voir le contenu de votre table.
- Double-cliquez sur l'icône du trombone qui apparaît dans le champ attribué. Le nombre entre parenthèses à côté de cette icône indique le nombre de fichiers joints à cet enregistrement particulier.
- Cliquez sur le bouton Ajouter dans la fenêtre Pièces jointes pour ajouter une nouvelle pièce jointe.
- Sélectionnez le fichier, cliquez sur le bouton Ouvrir.
- Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Pièces jointes. Le nombre de documents de votre dossier a maintenant changé pour refléter les nouvelles pièces jointes.
Conseils:
- La fonctionnalité de pièce jointe est devenue disponible dans Microsoft Access 2007. Elle n'est pas disponible dans les versions antérieures d'Access.
- Chaque fichier doit avoir une taille inférieure à 256 Mo. Toutes les bases de données Access doivent avoir une taille totale inférieure à 2 Go. Pour éviter les contraintes d'espace, envisagez de lier des fichiers à un dossier spécifique de votre système de fichiers au lieu de les insérer dans la base de données.
- Access compresse plusieurs types de fichiers d'image pour économiser de l'espace.
- Access, par défaut, bloque plusieurs dizaines de types de fichiers spécifiques. Les utilisateurs ne peuvent pas débloquer ces types. Access se comporte de cette manière pour protéger la base de données et ses utilisateurs de l'exécution non autorisée de logiciels potentiellement dangereux.
