Peu de choses sont plus frustrantes que de passer des heures à écrire (à supprimer et à réécrire) le courrier électronique parfait en cinq phrases, sans obtenir la réponse à laquelle vous vous attendiez. Vous pensiez que votre manager serait ravi, mais au lieu de cela, elle semble, eh bien, agacée.
Qu'est-il arrivé? Avez-vous envoyé votre message au mauvais moment? N'avez-vous pas clarifié votre demande? Votre accueil était-il trop amical? Avez-vous émis la mauvaise ambiance?
Curieusement, le problème peut se résumer en quelque chose de beaucoup plus simple: quelques mots. Des mots qui sont très probablement dans un email que vous avez déjà envoyé aujourd'hui.
Récemment, j'ai écrit un article sur les mots qui donnent une fausse impression dans les courriels, et j'ai été choqué de voir combien de professionnels (notamment les employeurs et les responsables du recrutement) m'ont tweeté avec davantage de suggestions à ajouter à cette liste.
Quels ont été les mots les plus communs qu’ils ont évoqués? Lisez-les et pleurez.
1. Aussi
Je l'admets: j'ai un penchant pour le mot «aussi». Je suis maintenant obligé de faire une relecture spéciale de mes courriels pour m'assurer de ne pas l'inclure plus d'une fois dans un message donné. Utiliser «aussi» trop souvent peut sembler être une demande excessive, et si vous êtes le destinataire de toutes ces actions, il peut être difficile de décider quoi aborder en premier.
Cependant, les mots de transition sont nécessaires pour les courriels. Que doit donc faire un expéditeur de courrier électronique? Quelques-unes de mes alternatives préférées incluent «en plus», «en outre», «s'appuyant sur cela» et «sur une autre note».
2. probablement
Tout comme «heureusement» (dont j'ai parlé dans l'autre article), ce mot ajoute un degré d'incertitude à ce que vous dites lorsqu'il n'y en a pas nécessairement.
Par exemple, au lieu d’envoyer un courrier électronique disant: «Je pourrais probablement le faire aujourd’hui à 17 heures», soyez plus concret avec votre échéance. Enlevez "probablement" tout à fait. Ou, si vous ne savez vraiment pas si vous avez terminé, donnez-vous un nouveau délai, ou au moins un peu plus de souplesse. Même le fait de dire que vous aurez terminé d'ici «à la fin de la journée» ou «demain à votre arrivée au bureau» sonne beaucoup plus simple qu'un «probablement». Dans le pire des cas: vous surestimez le temps nécessaire et livrez les marchandises plus tôt. Dans l'histoire du travail, personne ne s'est jamais plaint de cela.
3. Essayez ou essayez
Yoda a dit un jour: «Fais ou ne fais pas, il n’ya pas d’essai», et il avait raison.
"Essayer" ou "essayer" relève du même territoire que "probablement" en ce sens que cela ne donne aucune indication que vous vous sentiez confiant dans ce que vous faites. En fait, plusieurs employeurs qui m'ont tweeté ont fait remarquer que lorsqu'un employé utilise l'une ou l'autre phrase, il suppose simplement qu'il ne peut pas faire ce qui lui a été demandé, point à la ligne.
Voulez-vous vraiment que votre patron vous doute à cause d'un seul mot? Laissez-moi répondre à cette question pour vous: Non. La prochaine fois que vous utiliserez «essayer» dans un courrier électronique, sortez-le. Si vous ne savez vraiment pas si vous pouvez le faire, demandez-vous pourquoi. Si c'est parce que vous manquez d'informations vitales ou de compétences spécifiques, contactez les parties concernées et déterminez ce que vous devez gagner ou accomplir pour transformer votre système. "Essayez" dans un "faire". Si cela n'est pas possible, votre responsable voudra le savoir immédiatement. Tant que vous expliquez pourquoi (exemple: «je n'ai pas l'autorisation d'accéder à ce lecteur partagé»), il comprendra et vous aidera soit à supprimer l'obstacle, soit à réaffecter la tâche.
4. Honnêtement
S'il y avait un mot en compétition avec «littéralement» pour le terme le plus couramment mal utilisé, «honnêtement» serait là-haut. Les gens le saupoudrent tout le temps dans les courriels, et après un certain temps, la quête de l'honnêteté commence à sembler inauthentique - comme si vous laissiez quelqu'un connaître un grand secret, ce n'est pas du tout un secret.
Honnêtement, découpe-le.
5. Pensez
Les gens parlent tout le temps de phrases qualificatives («Je ne suis pas sûr que ce soit une bonne idée, mais…»), mais celle qui semble apparaître fréquemment est «Je pense…». Je n'y avais pas vraiment pensé. Jusqu'à ce qu'un responsable du recrutement m'envoie un tweet, j'ai donc examiné les courriels de mes employés pour voir si c'était vrai.
Effectivement, ça y était. "Je pense que nous devrions aller de l'avant." "Je pense que nous devrions nous asseoir et en parler." "Je pense que nous nous rapprochons." Il y a eu plusieurs courriels dans lesquels les gens ont utilisé cette phrase trois fois et plus dans un paragraphe. Et même si j'ai remarqué que les deux sexes l'utilisaient, les femmes avaient tendance à écrire «je pense» beaucoup plus fréquemment.
La prochaine fois que vous envoyez un message, supprimez simplement «Je pense…» et partagez votre point de vue. Après tout, si l'e-mail vient de vous, celui à qui vous l'envoyez vous attribue immédiatement les pensées qui y sont exprimées !
Ils disent que moins, c'est plus, et honnêtement, je pense que la meilleure solution est probablement d'essayer de raccourcir vos courriels. Regarde ce que j'ai fait là?
