Soyons vrais. Le fait que Gmail vous permette de diviser votre boîte de réception en cinq sous-dossiers ne peut signifier qu'une chose: la plupart des courriels que nous recevons sont de la merde totale. Et lorsque vous envoyez une note à un collègue, à votre supérieur hiérarchique ou à un responsable du recrutement, elle risque de se situer quelque part entre un élément critique et les fichiers GIF spam de Viagra ou BuzzFeed.
Alors, comment vous assurez-vous que votre message est remarqué et, plus important encore, lu? Mettez-vous à la place de votre destinataire et assurez-vous que tous les courriels que vous écrivez répondent à ces cinq questions.
1. Pourquoi devrais-je l'ouvrir?
Votre ligne d'objet correspond à l'identifiant de l'appelant de votre courrier électronique. Il déterminera s'il est répondu ou non. Faites-le spécifique et direct afin que votre destinataire sache exactement à quoi s'attendre du message. Si vous avez besoin que votre collègue vous fasse part de vos commentaires d'ici mardi, n'enterrez pas de note à la dernière ligne. Intitulez votre e-mail "Réponse d'ici mardi: notes de la réunion d'aujourd'hui" au lieu de "Hé" (l'équivalent de l'e-mail consistant à entendre "nous devons parler").
Si vous postulez à un emploi, utilisez des mots clés tels que le nom du poste ou votre expérience pour vous démarquer. Écrire «un gestionnaire de communauté avec 4 ans d'expérience» est un moyen court et agréable d'offrir vos informations d'identification à l'avance.
2. Qui es-tu?
Si vous écrivez à une personne pour la première fois (par exemple, un responsable du recrutement ou une personne que vous avez entendue parler lors d'un événement mais que vous n'avez pas rencontrée), vous souhaiterez établir une relation le plus rapidement possible. Par exemple, avant d'écrire un e-mail froid à une entreprise à propos de postes de freelance ouverts, j'ai appris que le fondateur et moi avions fréquenté le même collège. Je mets «Yale alum» dans mon sujet et dans la première phrase de mon courrier électronique; J'ai eu une réponse et j'ai programmé une entrevue dans les 48 heures.
Utilisez n'importe quel terrain d'entente que vous pouvez trouver - écoles, amis ou intérêts communs, associations professionnelles - pour que les destinataires sachent que vous valez la peine d'être connectés. Ou si vous travaillez dans une grande entreprise et que vous contactez un dirigeant que vous avez déjà rencontré, un bref rappel de l'heure et du lieu de votre dernière connexion vous aidera à vous rafraîchir la mémoire.
3. De quoi avez-vous besoin?
C'est pourquoi vous écrivez en premier lieu! Le moment est venu pour la grande explication, non? Pas encore. Essayez d’être clair et convaincant en une ou deux phrases. Au travail, considérez votre courrier électronique comme un simple contact initial pouvant organiser une conversation en direct par téléphone ou en personne si des explications supplémentaires sont nécessaires.
Cela est particulièrement vrai pour les emails froids lorsque le destinataire n'anticipe pas votre message. Si vous écrivez pour demander un café, soyez précis, mais laissez de la place à l'intrigue. Par exemple, écrivez «J'aimerais partager ce que j'ai appris sur le marketing de contenu et apprendre comment je peux contribuer à vos projets actuels.» N'oubliez pas: les personnes occupées ne veulent pas que leur cerveau soit «choisi», elles le souhaitent. être plus intelligent en échangeant des idées.
4. Quels sont les avantages pour moi?
Pensez à votre courrier électronique comme à une transaction: ce que vous attendez de votre destinataire devrait lui être bénéfique autant que bénéfique pour vous. Au travail, nous recherchons tous l'approbation de nos collègues, de nos gestionnaires et de nos clients. Comment ce que vous demandez peut-il aider votre destinataire à atteindre cet objectif? Soyez explicite avec des phrases telles que «Je peux être un atout pour votre équipe», «Cela peut aider à présenter vos idées plus clairement» ou même «les commentaires des clients montrent qu'ils recherchent des solutions comme celles-ci».
5. Allez-vous l'apprécier?
Avec autant de courriels impersonnels arrivant chaque jour dans notre boîte de réception, faites en sorte que le vôtre se démarque en montrant un peu d'humanité. Que vous vous adressiez à un collègue ou à un contact froid, vous demandez à son temps de donner un suivi attentif à votre courrier électronique. Montrez que vous appréciez l'effort en signant «merci» ou «sincèrement» (sérieusement, «le meilleur» est bien trop déroutant). Un peu d’étiquette vous aidera à obtenir la réponse souhaitée.
Conservez ces questions sur un post-it et vérifiez vos messages avant de les envoyer. Non seulement maîtriserez-vous le courrier électronique, vous serez un sacré bon communicateur dans tous les contextes professionnels.
