Vous avez probablement entendu l'avis selon lequel chaque courriel que vous envoyez devrait comporter un appel à l'action clair pour le destinataire. Cela a du sens: si vous n'avez rien besoin de faire avec ce courriel, devriez-vous vraiment l'envoyer?
Cependant, être explicite sur ce dont vous avez besoin peut aussi sembler un peu contre-intuitif. Nous ne voulons pas ressembler à des rouleaux compresseurs. Nous envoyons donc des messages si poliment vagues qu'ils finissent par devenir complètement flous. Le destinataire se rend jusqu'au bout et se dit: «Euh, d'accord… et maintenant?
Coupable selon les accusations? Vous n'êtes pas seul. C'est pourquoi j'ai réuni ces modèles simples d'appel à l'action que vous pouvez copier, coller et utiliser dans vos propres courriels.
Quelques incitations à faire et à ne pas faire
Avant de passer aux modèles, couvrons quelques meilleures pratiques à garder à l’esprit lorsque vous utilisez des appels à l’action dans vos courriels.
Ce premier que vous pourriez probablement voir venir: ne soyez pas trop général. Soyez précis sur exactement ce dont vous avez besoin de cette autre personne.
Envoyer un e-mail avec un rapport de 80 pages en pièce jointe et une requête générale du type «Hé, pouvez-vous regarder cela?» Ne fera que submerger votre destinataire, ce qui signifie que vous n'obtiendrez probablement pas de réponse.
Au lieu de cela, demandez quelque chose du genre: «Pourriez-vous jeter un coup d’œil aux pages 18-24 et me laisser savoir si vous avez des changements d’ici mercredi?» Fournit une orientation claire et utile.
Ensuite, incluez une date limite avec votre appel à l'action. Je comprends - ça vous fait sentir pressant. Mais vous savez probablement à quel point il est agaçant de voir quelqu'un vous envoyer quelque chose à faire sans indiquer quand il en a besoin. Éliminez toute confusion dès le départ en précisant votre chronologie.
Enfin, n'oubliez pas de dire «merci» juste après votre appel à l'action. Oui, vous pouvez être simple et courtois en même temps. Cela vous aidera également à apaiser vos nerfs à propos de ce dont vous avez besoin.
Je l'ai? Génial! Passons aux appels à l'action que vous pouvez copier et coller dans certains scénarios de messagerie courants.
Appel à l'action n ° 1 lorsque vous avez besoin d'une réponse à une question
Le modèle: pouvez-vous me le faire savoir? J'ai besoin d'une réponse pour pouvoir. Merci!
L'exemple: Pouvez-vous me faire savoir si le client a déjà répondu avec des commentaires? J'ai besoin d'une réponse d'ici vendredi afin de conclure cet accord. Merci!
Appel à l'action n ° 2 lorsque vous avez besoin de commentaires sur quelque chose
Le modèle: Merci de transmettre vos commentaires sur via au plus tard. Merci beaucoup!
Exemple: Veuillez transmettre vos commentaires sur les diapositives 10 à 20 de cette présentation en utilisant le document Google Doc auquel je suis lié dans cet e-mail au plus tard à la fermeture des bureaux le 30 novembre. Merci beaucoup!
Appel à l'action n ° 3 lorsque vous devez confirmer une réunion
Le modèle: Peut-on se rencontrer à pour discuter? S'il vous plaît laissez-moi savoir par si cela fonctionne pour vous. Je vous remercie!
L'exemple: Pouvons-nous nous réunir jeudi à 10 heures pour discuter de la refonte du site Web? S'il vous plaît laissez-moi savoir par demain si cela fonctionne pour vous. Je vous remercie!
Appel à l'action n ° 4 lors de l'envoi d'une mise à jour ou d'une ressource
Le modèle: S'il vous plaît examiner avant et n'hésitez pas à me contacter directement avec des questions. Merci beaucoup!
L'exemple: veuillez consulter le rapport ci-joint soulignant les chiffres de trafic de ce mois-ci avant la réunion de notre équipe et n'hésitez pas à me contacter directement pour toute question. Merci beaucoup!
Appel à l'action n ° 5 lorsque vous avez juste besoin d'une réponse
Le modèle: S'il vous plaît répondez à cet email avec par. Si je n'ai pas de vos nouvelles d'ici là, je le ferai. Merci!
L'exemple: S'il vous plaît répondez à cet email avec votre RSVP d'ici mardi. Si je n'ai pas de vos nouvelles d'ici là, je présumerai que vous n'assistez pas au déjeuner. Merci!
Je sais à quel point cela peut sembler étrange de dire si explicitement ce dont vous avez besoin dans votre courrier électronique. Mais sérieusement, ne paniquez pas.
Rappelez-vous que ce niveau de clarté aide réellement le destinataire. Vous leur enregistrez les étapes et vous avez ajouté le travail de devoir repérer ce que vous devez faire. Et même si cela semble trop assertif, je promets que la plupart des gens vont apprécier (et peut-être même apprendre de!) Du fait que vous soyez si direct et transparent.
